VUmc blij met digitalisering van papieren patiëntendossiers

PDMS

Het VUmc werkte tot de livegang van Epic in maart van dit jaar nog met papieren patiëntendossiers. Delen van de netwerkinfrastructuur zijn daarbij ook verouderd – zoals een onvoldoende dekkend wifi-netwerk. “Onze wensenlijst is lang”, zegt Ineke Molenaars, CIO van VUmc. “En het is ook duidelijk dat we niet klakkeloos op alle wensen kunnen ingaan. We moeten onderzoek, onderwijs en zorg op een passende manier met ict-diensten faciliteren. Passend wil zeggen: ICT moet de kwaliteit van de patiëntenzorg en medisch onderzoek verbeteren en bijdragen aan operational excellence. Als academisch ziekenhuis moet je je niet willen onderscheiden met uitmuntende ICT, je onderscheidend vermogen ligt op andere gebieden.”

De voorgenomen alliantie met het AMC en de gezamenlijke implementatie van het EPD, de daarmee samenhangende ingebruikname van het externe gezamenlijke datacenter en een grootschalige vernieuwing van de ict-infrastructuur in eigen huis. Er zijn momenten in haar carrière geweest dat Ineke Molenaars minder hooi op haar vork had. “Maar”, zo zegt ze, “wat is het heerlijk om deze enorme verbeterslag te mogen doorvoeren. Het was hard nodig, en met het fundament dat we nu neerleggen zijn we straks écht in staat om zorg, onderzoek en onderwijs optimaal te faciliteren.”

 

EPD Live

Twee jaar geleden hebben de ict-diensten van VUmc en AMC samen een ict-roadmap opgesteld, waarin uiteraard een belangrijke rol was weggelegd voor het gezamenlijk te implementeren EPD. In de nacht van 12 op 13 maart ging het EPD live. Molenaars krijgt een grote glimlach op haar gezicht als ze daaraan terugdenkt. “Op technisch vlak is het echt goed gegaan.” Dat de techniek vanaf dag één goed werkte, wil niet zeggen dat de implementatie dan ook direct al geslaagd is. “We hadden een papieren EPD. Er verandert zo ontzettend veel in de manier waarop we nu informatie vastleggen. Natuurlijk vraagt dat gewenningstijd.”

VUmc heeft de eerste dagen minder patiënten gepland dan op gewone dagen. Artsen en verpleegkundigen hadden daardoor iets meer tijd om aan het nieuwe systeem te wennen. “Stap voor stap zijn we de productie gaan opvoeren. We wilden absoluut voorkomen dat de werkdruk te hoog zou worden en dat medewerkers in de verleiding zouden komen om bepaalde data dan maar niet in te voeren.” Dat laatste is trouwens best moeilijk, zegt Molenaars, want Epic dwingt af dat datavelden worden gevuld voordat je naar een volgende stap kunt gaan. “Er zit heel veel datamanagement-tooling in de software die controleert of dingen goed zijn ingevoerd. Dat is prettig, want dat betekent een continue check op onze datakwaliteit.”

Nieuwe virtuele werkplek

Bijna tussen de bedrijven door zijn bovendien 5000 nieuwe (zorg)werkplekken uitgerold, die voor de onderzoekers volgen nog. Er zijn tien standaardtypes gedefinieerd, zoals OK, IC, COW en poli. Op iedere plek zijn immers andere functionaliteiten nodig. ICT stelt ruim 320 applicaties via de virtuele werkplek (VIEW) beschikbaar en 600 applicaties zijn vervallen. Dat is een mooi resultaat. “Eigenlijk hadden wij helemaal geen plannen voor een nieuwe werkplek, deze was namelijk al voor een deel gevirtualiseerd. Maar echt optimaal werkte die niet. In afstemming met het AMC, die ook een nieuwe virtuele werkplek voorbereidde, hebben wij besloten de vernieuwing van de bestaande werkplek naar voren te trekken. Immers, een werkplek is bepalend voor de manier waarop gebruikers ICT ervaren. Het EPD kan nog zo goed zijn, als de werkplek beperkingen oplegt, hebben de gebruikers daar last van.”

Lees het hele verhaal online of in ICT/Zorg van juni.

Gerelateerde berichten...