Nature’s Pride is een jonge, sterk groeiende organisatie gespecialiseerd in import, export, rijpen, verpakken en distribueren van exotische groenten en fruit. Om de groei te kunnen bijbenen heeft de organisatie behoefte aan steeds strakker gedefinieerde processen. Analytics geeft hen inzicht in hoe processen lopen en waar verbeterpunten liggen.
De organisatie bestaat uit drie BV’s: Nature’s Pride, een handelsorganisatie in exotische groente en fruit; Nature’s Berries, gespecialiseerd in zacht fruit zoals aardbeien en bessen; en Nature’s Pack, het bedrijfsonderdeel dat inkomende goederen klantspecifiek verpakt en dat door rijping ervoor zorgt dat al het fruit rijp en eetklaar in de schappen van de winkels terechtkomt.
In dat laatste – het zogenaamde ‘Ready To Eat’-concept – ligt een van de grootste succesfactoren van het bedrijf, weet Roland Loykens, die samen met een collega verantwoordelijk is voor BI-development, wat sinds kort valt onder de afdeling Continuous Improvement: “Klanten kiezen voor ons vanwege de hoge kwaliteit die we leveren. Dat is de core business van onze organisatie. Als we dat op lange termijn willen volhouden, ook als de volumes zo blijven stijgen, dan moeten we data over alle factoren die de kwaliteit beïnvloeden tot onze beschikking hebben; over het rijpproces, over levertijden, over inkomende en uitgaande goederenstromen. Eigenlijk over alle onderdelen van onze processen. Want meten is weten en dat is de basis om te verbeteren.”
Weerbarstige IT
Tot twee jaar geleden bestond BI bij Nature’s Pride uit kubussen die werden gemaakt op basis van data uit het ERP-systeem. Die kubussen waren complex, hadden veel onderhoud nodig en de gebruiksvriendelijkheid liet te wensen over. Zo was de data niet altijd op tijd beschikbaar. Loykens ging in op het aanbod van een aanbieder, die beloofden dat ze in drie dagen met behulp van QlikView konden laten zien dat de bestaande kubussen konden worden uitgefaseerd en daar bovendien nieuwe rapportages aan konden worden toegevoegd. “En dat klopte”, aldus Loykens. “We zijn met een klein team aan de slag gegaan en we hadden in drie dagen tijd een app ontwikkeld voor Nature’s Pack waarin we voorheen op zichzelf staande kubussen bundelden tot integrale rapportages. Die eerste apps waren de basis voor de vier belangrijkste dashboards waar we nu mee werken: eentje op het gebied van productiviteit van machines en mensen, een aantal commerciële dashboards, een HR dashboard en een aantal financiële dashboards.”
In 2015 zijn er diverse kubussen vrij soepel uitgefaseerd. Lastiger werd het toen Loykens op zoek ging naar manieren om ook analyses te maken van andere data dan de gegevens die in het ERP-systeem staan, zoals van de onderliggende logfiles. Hij geeft een voorbeeld: “Onze orderpickers werken met scanners. Iedere scan wordt vastgelegd in een CSV-bestand. Dat bestand bevat ongelofelijk veel data over ons interne logistieke proces, maar we kunnen die niet maar zo ontsluiten. We geloven heilig in een datagedreven manier om processen te verbeteren, dus samen met onze ERP-leverancier onderzoeken we nu voor welke data het loont om ze om te zetten naar een voor ons werkbaar formaat en voor welke data de investering niet opweegt tegen de voorspelde baten.”
Datamanagement
De organisatie loopt niet alleen tegen it-uitdagingen aan. Ook op het gebied van datamanagement moeten Loykens en zijn collega’s het nodige lobbywerk verrichten. “Verschillende afdelingen kijken door een andere bril naar dezelfde data en dat leidt soms tot verschillende interpretaties. We moeten het eens worden over de te gebruiken definities, zodat iedereen de data op dezelfde manier leest en om te voorkomen dat je mango’s met avocado’s vergelijkt”, lacht hij verwijzend naar de twee grootste productgroepen van Nature’s Pride.
Hij is daarnaast bezig zijn collega’s bewust te maken van de inzichten die zij kunnen opdoen als ze een beroep doen op BI Development. Loykens: “Bij een jonge, groeiende organisatie hoort dat de processen nog moeten groeien. We gaan nu structureler werken met KPI’s. Je ziet dat er een groot verschil is hoe managers omgaan met data. De ene is nieuwsgierig en wil al een stap verder gaan dan wij nu kunnen leveren met onze apps. Die zijn al rijp voor self service BI. De ander consumeert alleen en beseft niet dat wij ook andere rapportages kunnen maken dan nu in de apps staan. Die moeten we uitdagen. En er zijn ook managers die simpelweg vragen om een bepaald type rapportage zonder helder te hebben wat ze met die data willen. Als je met hen in gesprek gaat over de vraag achter de vraag blijkt vaak dat je ze met een ander type rapportage veel beter kunt helpen.”
Toekomst
Twee jaar na de voorzichtige start is ‘meten is weten’ een veel gebezigde uitdrukking bij Nature’s Pride. Loykens kijkt vooruit naar twee ontwikkelrichtingen. De eerste ligt in een separaat datawarehouse dat wordt gebruikt als bron voor alle rapportages. “Nu werken we grotendeels nog met de ERP-data. We willen heel graag meer bronsystemen ontsluiten en ook externe databronnen koppelen. Denk bijvoorbeeld aan teeltdata van producten of social media data. Ik verdiep me daarom nu in datamodellering en in technologieën waarmee we dit doel kunnen realiseren.”
Een tweede aandachtspunt is self service BI. “Op termijn stappen we misschien wel over op Qlik Sense. Nu al staan enkele mensen in onze organisatie daarom te springen, maar we willen eerst de basis op orde hebben voordat we verder ontwikkelen op dit vlak. Samen met die enthousiastelingen verkondigen we natuurlijk wel onze visie intern om zo het draagvlak groter te maken. Al ontbreekt het daar zeker niet aan, hoor. Mensen zien wat ze kunnen met de rapporten die wij maken en dat daagt ze uit om steeds weer nieuwe vragen te stellen. Onze eerste zorg is om alle data te ontsluiten die we nodig hebben bij het beantwoorden van die vragen.”
Datagedreven procesverbetering
De datagedreven aanpak levert duidelijke meerwaarde aan de afdeling Continuous Improvement. “Je kunt naar procesmodellen kijken om verbeterkansen te ontdekken, je kunt ook data gebruiken om bottlenecks te ontdekken. Door BI en CI aan elkaar te koppelen, bundelen we de krachten en dit helpt bij alle verbetertrajecten. Puur door te data te analyseren hebben we nu bijvoorbeeld een gedetailleerd inzicht in de snelheid van machines en van mensen, waardoor we veel sneller weten wat de impact is als bijvoorbeeld een machine door een storing een halfuur stilstaat. We kunnen pro-actiever handelen. Datzelfde geldt bijvoorbeeld voor overuren. In een organisatie die sterk groeit, sluipt overwerken erin als iets dat normaal wordt. We willen graag dat mensen gezond blijven en hebben nu per medewerker inzicht in het gewerkte aantal uren, zodat we ook daar veel actiever op sturen en structureel overwerken kunnen aanpakken.”
Het zijn twee voorbeelden uit een lange lijst die, als het aan Loykens ligt, alleen maar groeit. “We zijn pas net begonnen.”
