Follow the money!

Doorbelasten IT

Doorbelasten van IT kan, nee moét anders

Als ik met negen vrienden uit eten ga en we spreken af dat we aan het einde de rekening door tien delen, dan gaat iedereen hetzelfde gedrag vertonen: Duur voorgerecht, duur hoofdgerecht, en drie dure cognacjes voor het toetje. En als we de rekening krijgen, zegt iedereen: “Wat is dit een duur restaurant!” Als we van te voren afspreken dat iedereen zijn eigen bestellingen betaalt, is de totaalrekening tussen de 10 en 20 procent goedkoper. IT-doorbelasting is bijna altijd gebaseerd op het eerste principe.

 

Als we de rekening op de hierboven geschetste manier verdelen, willen de meeste mensen niet voor anderen betalen. Iedereen wil boven het gemiddelde zitten en dat is niet goed voor het gemiddelde. Alles lijkt gratis, wat uiteindelijk niet het geval blijkt: IT is gewoon veel te duur.

 

Alles heeft zijn prijs

En dus krijgt IT de opdracht om te bezuinigen. En dat niet alleen, IT accepteert die opdracht ook nog eens. Dat moet je eens bij Albert Heijn proberen. Met je volle boodschappenkarretje naar de kassa gaan en zeggen: “Ik wil er € 100 voor betalen.” Reken maar dat de kassière dan zegt: “Nou, dan moet je maar een paar dingen terugleggen.” Dat zou IT ook eens moeten doen. Laten we eerlijk wezen, IT kan de kosten van IT helemaal niet bepalen, dat doet de klant. Die heeft allerlei informatievoorziening en IT nodig en al die wensen en al die vragen hebben allemaal hun prijs. Toch?

 

Heldere prijsstelling

In de jaren negentig werkte ik bij een verzekeringsmaatschappij. IT had een budget voor 50 laptops, die toen populair begonnen te worden. In juli werd de 51ste laptop besteld. Dat kan niet, zei IT, het budget is op. IT kreeg een klap in het gezicht. Pats! Zijn jullie nou klantvriendelijk!? O, sorry hoor, hier is je laptop. Pats! Jullie zijn over je budget heen gegaan. IT kon kiezen tussen ‘niet goed’ of ‘fout’, meer mogelijkheden waren er niet. En in essentie is het probleem nog steeds hetzelfde. IT kan nou eenmaal niet bepalen welke IT we allemaal nodig hebben, IT kan alleen maar zorgen voor een heldere prijsstelling.

Uiteindelijk levert IT drie soorten diensten, ieder met hun eigen kenmerken, die ieder ook hun eigen manier van besturing nodig hebben.

 

Categorie Beschrijving Verrekening
Maatwerk Projectplan Time / material
Standaarddiensten Servicecatalogus Tarief
Basis SLA Budget

 

 

Basis

IT levert een aantal dure basisdiensten. Denk bijvoorbeeld aan een mainframe, het netwerk en generieke beveiliging. Dat doen ze in opdracht van de Raad van Bestuur en de kosten worden niet beïnvloed door het individueel gedrag van medewerkers of managers. Daardoor kun je IT hier prima een budget voor geven. De dienstverlening ligt vast in een Service Level Agreement, precies zoals we het nu ook al vaak doen. De rekening gaat naar de Raad van Bestuur en die kan het dan op de een of manier in de boeken verwerken. De categorie wordt wel steeds kleiner, waarom zou je nog een mailframe hebben, als je het ook in de cloud kunt zetten?

 

Standaarddiensten

Een heleboel diensten die IT levert zijn goed te standaardiseren. Laten we dat dan doen. We definiëren een heldere dienst met heldere spelregels en we stellen een helder tarief vast voor de dienst. Diensten, spelregels en tarieven leggen we vast in de servicecatalogus. Iedereen die daartoe is geautoriseerd, kan een dienst bestellen en krijgt die dienst ook volgens de afspraken geleverd. Om eerlijke tarieven te kunnen vaststellen moeten we wel, samen met de business, een prognose maken van de afname.

Maar het belangrijkste is: Het budget voor de standaarddiensten ligt bij de verschillende afnemers, en niet bij IT. IT levert de gevraagde diensten tegen de afgesproken tarieven, maar IT hoeft zich niet druk te maken over de tarieven. Als een businessunit het geld over heeft voor een dienst, dan levert IT. En de business unit levert het budget.

 

Maatwerk

Natuurlijk levert IT ook diensten die niet standaard zijn, heel vaak in projecten. In al die gevallen is er een bedrijfsonderdeel dat daar behoefte aan heeft, en dat bereid is daar het gevraagde geld voor te betalen. IT levert mensen en spullen, maar weer: de opdrachtgever betaalt en regelt budget. Precies daarvoor hebben we toch ook businesscases? IT bepaalt niet en IT betaalt niet. Natuurlijk moet IT weer samen met de business vaststellen hoeveel en wat voor soort mensen er beschikbaar moeten zijn voor projecten, zodat IT die mensen ook stabiel in dienst kan nemen. Maar als er op basis van die verwachtingen mensen op de bank blijven zitten of als we juist extra duur externe aanvulling moeten inhuren, dan kunnen en mogen we dat IT niet verwijten.

 

Extra cognacjes

Op deze manier ontstaan er drie lagen it-dienstverlening, ieder met zijn eigen uitdagingen, en dus ook ieder met zijn eigen besturing. Natuurlijk mogen we van IT verwachten dat het de basis-dienstverlening naar behoefte en binnen budget levert. Maar voor de andere twee lagen geldt dat niet. Daar mogen we IT aanspreken op de kwaliteit die het levert en over de hoogte van de tarieven die het hanteert. Het is zelfs verstandig om die te benchmarken. Maar IT kan en mag geen budgetverantwoordelijkheid hebben, dat kan alleen maar tot ongewenst gedrag leiden, van IT, dat dan dingen wil bepalen en van de business, die veel te veel (gratis!) IT bestelt.

Organisaties die vinden dat IT te duur is, hebben een probleem. Ze delen de rekening door tien. Met als gevolg dat ze teveel geld besteden aan extra cognacjes en dat ze daardoor gaan bezuinigen op de echte toegevoegde waarde van informatie en (informatie)technologie. En dat kan helemaal niemand zich meer veroorloven.

 

 

Activity Based Costing

ABC is een populaire, maar zeer ongeschikte manier om kosten door te belasten. Stel dat je een netwerk hebt van € 1000,- en vier laptops van € 100,- per stuk. ABC rekent dan € 350,- voor een pc, terwijl een extra pc maar € 100,- kost. Dat leidt vanzelf tot allerlei gevoelens van onvrede en rebellie én het leidt tot verkeerde keuzes en verkeerde businesscases. Als de vaste kosten relatief laag zijn, kunnen we op deze manier wel het tarief van een standaarddienst vaststellen.

 

Gerelateerde berichten...

X