Welke organisatie kent het niet? Er komt een groot it-project aan, maar voordat je kunt starten kost het weken, zo niet maanden voordat je in kaart hebt waar de nieuwe applicatie allemaal aan raakt. En hoe vaak loopt het project geen vertraging op doordat tijdens de implementatie ineens blijkt dat er koppelingen zijn naar applicaties waarvan het it-team niet eens wist dat deze bestonden? De gemeente Groningen maakt daaraan een eind met de implementatie van een platform voor enterprise architectuur en BPM.
We praten in de IT al jaren over ‘werken onder architectuur’. De eerste versie van de modelleertaal ArchiMate is al in 2005 opgeleverd. En met GEMMA is er ook voor gemeenten een goede modelarchitectuur. Toch is de praktijk in de meeste organisaties nog altijd dat er nauwelijks inzicht bestaat in de samenhang tussen processen, data en applicaties. De informatie die er is, is versnipperd, ongestructureerd en bevindt zich vaak in hoofden van medewerkers. En andere delen van de informatie ontbreken volledig.
Geen actueel en integraal beeld
Bij de gemeente Groningen was dat niet anders. Jan de Baat werkt er sinds oktober 2017 als informatiearchitect. Bij binnenkomst trof hij een organisatie aan die weliswaar vaker architectuurbeschrijvingen had gemaakt, alleen sloten deze platen niet op elkaar aan. Het waren bovendien statische beschrijvingen die na hun creatie niet meer waren bijgewerkt. “Er was gewoon geen integraal en zeker geen actueel beeld van het ict-landschap. Daar komt nog eens bij dat applicaties soms verschillende namen hebben. De ene afdeling gebruikt de naam van de leverancier, de andere gebruikt de naam van de tool, weer een andere gebruikt een versienaam. Dezelfde applicaties waren vaak op meerdere plekken in gebruik zonder dat deze afdelingen dat van elkaar wisten. Dan laat je natuurlijk een heleboel voordelen liggen.”
Maar een veel grotere doorn in het oog was het tijdverlies bij ieder it-project. De Baat: “De gemeente heeft twee informatiearchitecten en twee applicatiearchitecten in dienst. Wij waren het grootste deel van onze tijd bezig met het verzamelen van informatie. Dat is natuurlijk zonde van de tijd. Wij horen na te denken over de informatiestrategie en lijnen uit te zetten. Maar daar kwamen we veel te weinig aan toe.”
Up-to-date houden
De gemeente Groningen werkte met twee tools die beide tekortschoten. “We hadden de keus om opnieuw te beginnen, ” vertelt De Baat, “maar als je dan toch van voren af aan begint, is het natuurlijk wel slim om te kijken of er tooling is die beter aansluit bij de wensen.” Hij wist vanuit zijn ervaring bij andere bedrijven al dat het maken van een architectuurbeschrijving weliswaar een ontzettend grote en lastige klus is, maar dat het nog veel ingewikkelder is om die beschrijving daarna up-to-date te houden. “Ik wilde niet dat dat exclusief op het bordje van de architecten terecht zou komen. In mijn visie moest de tool die we zouden kiezen echt een tool zijn voor iedereen die zich bezighoudt met processen en informatievoorziening.” De meeste BPM-tooling leent zich daar minder voor, vindt De Baat. “Het zijn tools voor specialisten. Dat is ook niet zo vreemd, want ze stammen vaak allemaal van begin jaren 2000. De software is in de huidige tijd nog wel toepasbaar, mits je voldoende tijd investeert om ermee te leren werken. En dat is een probleem als je wilt dat iedere applicatie- en proceseigenaar met de tooling aan de slag gaat.”
Via een artikel in een vakblad werd De Baat gewezen op de gemeente Haarlemmermeer, die gebruikmaakt van BlueDolphin. “Ik ben er eens in gedoken en heb de verschillende opties naast elkaar gelegd. Deze software onderscheidt zich door de prettige gebruikersinterface. Je kunt ook zonder specifieke kennis met de software werken. Een nadeel is dat de software nog niet de volwassenheid heeft van sommige andere pakketten. Op dit moment ontbreekt bijvoorbeeld nog versiebeheer, maar dat komt in een volgende release.” Op die volgende release heeft gemeente Groningen dan wel weer relatief veel invloed. “De leverancier is een Nederlands bedrijf met veel klanten in de gemeentemarkt. Daardoor hebben wij en collega gemeenten relatief veel invloed op de ontwikkelrichting.”
Ambassadeurs
Op dit moment heeft de gemeente Groningen de software een jaar in gebruik. Ongeveer de helft van alle processen en bijbehorende applicaties zijn momenteel beschreven. De Baat doet het bewust rustig aan. “Onlangs hebben wij een contract gesloten met een leverancier voor onze generieke infrastructuur. Deze gaan we helemaal outsourcen. Bij het overzetten van onze applicaties van Gronings ijzer naar het ijzer van de nieuwe leverancier komt natuurlijk veel informatie beschikbaar. Het in kaart brengen van de architectuur hebben we onderdeel gemaakt van de migratieopdracht.”
Hij verwacht na die migratie op 90 procent te zitten. “Dat is ook het moment waarop we de tool meer intern gaan promoten. Want zoals ik al aangaf is het doel dat de afdelingen zelf hun eigen informatie gaan bijhouden.” Zij zullen daarbij worden geholpen door de i-adviseurs, die optreden als intermediair tussen IT en de business. De Baat: “Zij zijn nu nog wat afwachtend omdat nog niet de volledige architectuur erin staat. Maar zodra we ons volledige landschap in de nieuwe tool hebben ondergebracht, zullen de i-adviseurs de meerwaarde ervan in hun dagelijkse werk nog meer gaan ervaren. Mijn hoop is dat zij daarna als ambassadeurs gaan fungeren en andere mensen die te maken hebben met processen en data gaan enthousiasmeren.”
Korte en lange termijn
Op korte termijn ligt de meerwaarde voor de gemeente Groningen vooral in het inzichtelijk maken van de architectuur. De Baat: “Daardoor is het veel eenvoudiger om applicaties op andere plekken te hergebruiken in plaats van steeds weer wat nieuws aan te schaffen. Bovendien kunnen mijn collega-architecten en ik ons meer bezighouden met strategische vraagstukken in plaats van het verzamelen van informatie.”
Het belangrijkste strategische vraagstuk heet Common Ground, de naam die VNG introduceerde voor het concept waarbij data en applicaties gescheiden van elkaar worden. Data worden dan ontsloten door API’s. In een API Gateway wordt vastgelegd wie toegang mag hebben tot welke data en met welke partijen die data mag worden uitgewisseld. De Baat: “Dat is de stip op de horizon. Het inzichtelijk maken van de enterprise architectuur is een noodzakelijke stap op weg naar die stip.”
[
