Vanaf 26 mei 2020 is de nieuwe Europese Medical Device Regulation (MDR) van kracht, die onder meer strengere eisen stelt aan de traceerbaarheid van medische hulpmiddelen. Tevens wordt het nationaal verplicht om gegevens over alle implantaten bij het Landelijk Implantatenregister te melden. Kunnen ziekenhuizen van de nood een deugd maken en hiervoor een aantrekkelijke businesscase realiseren?
“Ja”, zegt Marc van Corven stellig. Hij is CEO van Zorgservice XL, een non-profit organisatie die voor ziekenhuizen het totale proces van inkoop en logistiek verzorgt, van bestelling, tot levering en factuurafhandeling. De aangesloten ziekenhuizen voldoen al aan de nieuwe wet- en regelgeving, maar nog via (semi)handmatige procedures. Zorgservice XL heeft daarom een concept bedacht dat de gehele keten end-to-end digitaliseert. Hierdoor kunnen de ziekenhuizen niet alleen besparingen behalen, maar ook de kwaliteit van zorg verbeteren. Het concept wordt op dit moment als pilot geïmplementeerd in twee ziekenhuizen. “We verwachten dat de overige ziekenhuizen het komend jaar zullen aansluiten”, zegt Van Corven.
Sturen op leverbetrouwbaarheid
“De logistieke keten van implantaten bestaat uit drie schakels”, legt hij uit. “De leverbetrouwbaarheid van schakel één, de leverancier, is de laatste jaren achteruit gegaan. Dat leidt tot allerlei problemen in ziekenhuizen. Die moeten bijvoorbeeld op het laatste moment op zoek naar een substituut. Wij maken daarom strikte afspraken met leveranciers en sturen hier sterk op. Ook werken wij samen met de leveranciers aan de automatische gegevensuitwisseling via EDI. Daardoor is de informatievoorziening altijd up-do-date.”
De tweede schakel is de afdeling Inkoop & Logistiek in een ziekenhuis. Zorgservice XL treedt op als inkoopafdeling en logistiek dienstverlener voor de bij hen aangesloten ziekenhuizen. “Wij automatiseren het hele traject dat een implantaat aflegt”, zegt Van Corven. “Zodra een implantaat hier binnenkomt scannen we de barcode en wordt het automatisch opgenomen in onze voorraadadministratie. Daarna volgen wij het implantaat tot en met het gebruik in de OK. De barcode als product-identificator is essentieel. Alleen plaatsen sommige leveranciers die barcode nog steeds niet op de verpakking. In dat geval brengt Zorgservice XL zelf barcodes op de productverpakking, zodat de ziekenhuizen er geen hinder van ondervinden.”
Beter voorraad- en verbruikbeheer
De goederenstroom kan in veel ziekenhuizen – de derde schakel – worden verbeterd, vertelt Jaap van Wijk, manager kwaliteitsbeheer bij Zorgservice XL. Hij zet pilots op met ziekenhuizen om juist dit aspect aan te pakken. “Binnen een OK is het van groot belang dat de materiaalbeschikbaarheid van hoog niveau is. In het verleden leverden wij de goederen af aan de poort van het ziekenhuis en deden zij de rest. In de pilot sluiten we de supply chain end-to-end. We leveren de artikelen afdelingsgewijs aan in kratten, zodat de ziekenhuizen ze zelf makkelijk intern kunnen doorleveren. We traceren deze kratten met een track & trace-applicatie, die een koppeling krijgt met ons ERP-systeem. Daarnaast gaan we het voorraadbeheersysteem van de afdeling ook koppelen met ons ERP-systeem. Op deze wijze worden de artikelen volautomatisch in het ziekenhuissysteem ingeboekt en zijn te allen tijde traceerbaar. Doordat alle artikelen voorzien zijn van een barcode hebben we inzicht in alle voorraden in de keten. Zodra een bepaalde voorraad onder het veiligheidsniveau zakt, doet het systeem automatisch een bestelling. Daar komt geen mensenhand meer aan te pas.”
Hierdoor is het voorbereiden van een operatie eenvoudiger geworden, want je reserveert met een druk op de knop de benodigde producten. Tijdens de operatie worden die middels het scannen van de barcode automatisch van de voorraad afgeboekt en ingeboekt in het EPD. Van Wijk: “Daardoor weten we dus altijd precies bij welke patiënt welk implantaat is aangebracht. Er is een interface naar het LIR, zodat de registratie in dit landelijke register geen handwerk vergt.”
Voordelen
De voordelen van deze manier van werken zijn legio. Het real-time inzicht in en automatisch bijbestellen van voorraden in de keten werd al genoemd. “Dit vergt wel training en coaching van mensen”, waarschuwt Van Wijk. “Voorraadbeheer is een vak en een geautomatiseerd systeem is geen toverdoos.” Een ander voordeel is dat het verbruik van artikelen nauwkeurig wordt geregistreerd. Dit biedt mogelijkheden om het verbruik te analyseren en verbetermogelijkheden te ontdekken. Van Corven: “Hierdoor kunnen wij artsen en managers in de ziekenhuizen adviseren op basis van data, met als doel betere productbeschikbaarheid en lager verbruik. Medici zijn datamensen, die staan er echt voor open om datagedreven beslissingen te nemen.”
Tot slot wijst hij op het belang van goed projectmanagement als je dit gaat implementeren.
Verbetermogelijkheden
Als het end-to-end sluiten van de keten zoveel voordelen oplevert, waarom gebeurt het dan nog zo weinig? Van Corven: “Het optimaliseren van de supply chain in ziekenhuizen heeft in het algemeen nog te weinig aandacht. Gelukkig zien we wel dat dit aan het veranderen is. En dat moet ook. Het aantal patiënten neemt nog steeds toe, de opbrengsten per patiënt nemen af, de personeelskosten nemen toe. Er moet iets gebeuren aan de kosten en dus zoeken ziekenhuizen naarstig naar inkoopbesparingen en procesoptimalisatie, zodat de kosten worden verlaagd met behoud of zelfs verbetering van de patient outcome.” Zorgservice XL streeft ernaar om steeds meer ziekenhuizen hierin te ontzorgen. “Voor ziekenhuizen zijn inkoop en logistiek geen kerntaken, voor ons wel.”
Businessdrivers
Voor het beheersen van de gehele logistieke keten:
- Verhogen van de patiëntveiligheid door verbeterde productbeschikbaarheid.
- Voldoen aan wet- en regelgeving zoals de MDR en de melding aan het LIR.
- Inzicht in en beheersing van de materiaalvoorziening, zowel fysiek als financieel.
- Verlagen van de voorraden.
- Verlagen van het aantal spoedleveringen.
- Verlagen van de ‘waste’ doordat er geen producten meer over datum raken.
- Verbeteren van de OK-planning: dit kost minder tijd en is minder foutgevoelig.
- Efficiencyverbetering door het automatiseren van vrijwel alle administratieve handelingen in het registratie- en bestelproces.
- Betere dialoog met de stakeholders in het ziekenhuis door beter inzicht in de kosten.
