Oud-CIO van VS Kundra: “Overheden, durf transparant te zijn”

Mirjam Hulsebos portret

Hou niet alles achter gesloten deuren, maar durf jezelf open te stellen en transparant te zijn. Dat is de belangrijkste oproep die Vivek Kundra, voormalig CIO van de VS, doet aan it-organisaties bij overheden. “Met vertrouwen bereik je meer dan met wantrouwen.”

Vivek Kundra bezoekt Nederland vanwege zijn huidige rol als VP Emerging Markets bij Salesforce.com. Hij spreekt met diverse overheidsorganisaties over de lessen die hij opdeed in zijn tijd in het Witte Huis, van maart 2009 tot en met augustus 2011. De meest leerzame jaren uit zijn carrière. “Voordat ik die baan aanvaardde, ging ik te rade bij enkele mensen die ik vertrouw en die weten hoe de hazen in overheidsland lopen. Hun stelling was: je kunt er ofwel een vier jaar durende marathon van maken, of je rent de race van je leven. Je maakt immers de meeste impact in de beginperiode. Dus sprak ik met president Obama af: ik doe het, maar niet voor de volle vier jaar.”

Vivek Kundra

Het werden er uiteindelijk tweeëneenhalf, ruim voldoende om een grote impact te maken. Eén van de meest opzienbarende initiatieven was een dashboard voor it-projecten, dat de status van die projecten publiekelijk bekend maakte. “In die tijd stond ook in Amerika overheids-it erom bekend dat projecten teveel geld kostten en nooit op tijd werden opgeleverd. Ik wilde daar een eind aan maken door it-projectleiders aansprakelijk te maken voor het resultaat dat ze bereiken: de kosten van het project, de beoogde doelstellingen en de mate waarin die doelstellingen zijn bereikt. De projectleiders stonden met naam en foto op het dashboard, iedereen kon zien hoe hun project ervoor stond. Degenen die het goed deden, vonden het geweldig. En degenen wiens project niet helemaal op schema lag, trokken plotseling al heel vroegtijdig aan de bel en vroegen om hulp. Dat was precies wat ik ermee wilde bereiken.”

 

Snel resultaat

Een idee dat prima past bij de aanbevelingen van de commissie Elias, denkt Kundra. “Ik heb gehoord over de parlementaire enquête en de conclusies van de commissie. Net als vroeger in Amerika wordt in Nederland overheids-it op een ondoorzichtige en chaotische manier aangestuurd en is er onvoldoende focus op resultaat. Daar maakt zo’n dashboard een eind aan. Ik sprak ieder kwartaal met alle projectleiders en keek hoe het ervoor stond met de deliverables.

Aan het eind van dat gesprek besloten we: we stoppen het project, we zetten het ongewijzigd voort of we veranderen de scope. Ieder project moest tussen de vier en zes maanden resultaat laten zien. Projecten waarvan we pas na anderhalf jaar konden inschatten of het een succes zou gaan worden, heb ik geschrapt. De wereld werkt gewoon niet meer zo. Over anderhalf jaar zijn de eisen en wensen van gebruikers al lang weer veranderd. Je moet continu met de eindgebruikers in gesprek zijn over wat zij nodig hebben om hun werk sneller of beter te doen. Want anders ontwikkel je een oplossing voor een probleem dat niet meer bestaat.”

Dat klinkt logisch, maar het is vaak ingewikkelder dan mensen denken, waarschuwt Kundra. “Ik herinner me een project waarbij een case management systeem ontworpen moest worden voor de FBI. Een heleboel knappe koppen hadden nagedacht over wat het systeem moest kunnen, maar ze waren vergeten te vragen aan de mensen in het veld hoe zij ermee zouden willen werken. Achttien maanden later werd er een systeem opgeleverd dat precies deed wat op voorhand was bedacht, maar inmiddels was de werkwijze veranderd en daarmee het systeem waardeloos.”

 

Meer vertrouwen

Iets anders wat Kundra opvalt aan de conclusies van de commissie Elias is het wantrouwen tussen Nederlandse overheidsorganisaties en it-leveranciers. “Ze proberen waar voor hun geld te krijgen met ingewikkelde Europese aanbestedingsprocedures en duimendikke contracten. Het enige wat je daarmee bereikt is dat partijen die de aanbestedingsregels het best kennen de deal winnen. Niet omdat zij het beste aanbod hebben of de meest innovatieve techniek. Maar omdat zij snappen hoe ze – zonder concessies te doen aan de vraag – hun initiële prijs laag kunnen houden en later meerwerk kunnen genereren. Start-ups en andere kleinere bedrijven maken bij voorbaat geen kans, want zij hebben geen juridische afdeling die ze kan helpen tussen de regels door te lezen. Europees aanbesteden is gewoon geen goede manier om echt de beste oplossing te selecteren. Ik wil pleiten voor wat meer vertrouwen, wat minder aanbestedingsregels en opener afspraken met leveranciers, waarbij je weer van elkaar af kunt als het niet werkt. Dan kun je echt substantieel besparen, dat hebben wij in de VS wel laten zien.”

Een andere beslissing waarmee Kundra veel impact maakte, was zijn beslissing om niet langer verder te bouwen op legacy-systemen, maar versneld de overstap te maken naar nieuwe technologie gebaseerd op cloud, social en mobile. “We praten daar met z’n allen al jaren over, maar haast niemand durft rigoureuze stappen te zetten. Terwijl dat wel nodig is. Het is niet langer te verantwoorden dat je geld uitgeeft aan het in de lucht houden van systemen die in de jaren ’60 al zijn ontworpen.”

Of de software waar je voor kiest opensource is of niet, is voor Kundra van minder groot belang. “Dat wordt al snel een haast religieus debat. Dat moet je helemaal niet willen. Waar het om gaat is dat je kiest voor de beste oplossing. En om dat te doen, moet je heel goed weten wat je vraag is. Daar begint het mee. Als je je vraag heel goed in kaart hebt – en dan bedoel ik de echte vraag van de toekomstige gebruikers van het systeem – dan is de technologiekeus niet zo moeilijk meer. Dat is een afgeleide.”

 

Open data

Kundra is trots op Data.gov, het open dataproject van de Amerikaanse overheid dat hij in mei 2009 lanceerde. Wat nu in Nederland een beetje van de grond begint te komen, draait aan de andere kant van de oceaan al jaren op volle toeren. De succesfactor is: niet alleen de data is opengesteld, maar er is ook een ecosysteem gecreëerd dat het gebruik van die data aanmoedigt en faciliteert. “Het is naïef om te denken dat data wel wordt gebruikt simpelweg omdat je het beschikbaar stelt. Je moet vraag creëren. Als je nog nooit in een restaurant hebt gegeten en nog nooit een recept hebt gelezen, dan kun je wel naar de supermarkt gaan, maar dan heb je geen idee wat je moet kopen en hoe je daar een lekkere maaltijd van moet bereiden. Door uit eten te gaan, wordt je geïnspireerd en leer je wat jij lekker vindt. En recepten helpen je vervolgens dat thuis te bereiden. Zo is het met open data ook. Je moet als overheid zorgen voor restaurants en recepten; je moet de markt inspireren hoe zij door gebruik van die data kosten kunnen besparen, innovatie kunnen versnellen enzovoort. En daarna moet je ze helpen bij het gebruik van die data. Als organisaties dat trucje eenmaal doorhebben, dan kunnen ze het vervolg zelf wel.”

Een inspirerend voorbeeld dat Kundra liet ontwikkelen was een iPhone app waarmee patiënten ziekenhuizen kunnen beoordelen. De app laat precies zien hoe ziekenhuizen scoren op diverse aspecten. “Je hebt niets aan een algemeen rapportcijfer van een ziekenhuis, want als jij een kijkoperatie aan je knie moet ondergaan, hoef je niet te weten hoeveel hersteloperaties er zijn na het verwijderen van een borstkankertumor. Onze app maakt precies datgene inzichtelijk wat een patiënt wil weten en helpt daarmee bij de keus voor het beste ziekenhuis voor zijn specifieke aandoening.”

 

Inspirerende visie

Hoewel CIO van de VS zijn droombaan was, trad hij na tweeëneenhalf jaar bewust terug. “Het was een hele lange sprint. Ik heb in die jaren ongelofelijk hard gewerkt en veel bereikt.” Daarna stelde hij zijn vizier open voor andere kansen. Hij werd fellow bij Harvard en hij raakte door een gesprek met Mark Benioff geïnspireerd om voor Salesforce.com te gaan werken. “Marc heeft een ongelofelijk inspirerende visie. En wat me ook enorm aantrok is het feit dat Salesforce.com veel energie steekt in filantropische projecten. 1 procent van onze winst, 1 procent van ons vermogen en 1 procent van de tijd van onze medewerkers steken we in goede doelen. We focussen op doelen waar wij met onze kennis waarde kunnen toevoegen. Ik geloof echt dat je daarmee de wereld een stukje mooier kunt maken.”

Want een bijdrage leveren aan de wereld is een belangrijke drijfveer voor Kundra. Het is ook de reden waarom hij bij de overheid ging werken. “Nou ja,” nuanceert hij, “ik solliciteerde voor de functie van directeur Infrastructuur Technologie bij Arlington County, omdat ik mijn sollicitatievaardigheden wat wilde oefenen. Ik dacht op dat moment dat een baan bij de overheid iets was voor losers. Ik zat midden in dat sollicitatiegesprek, op 11 september 2001, toen plotseling iemand binnenkwam en riep: jullie moeten nu de televisie aanzetten, de VS wordt aangevallen! Het sollicitatiegesprek was acuut afgelopen, buiten zag ik het Pentagon in brand staan en de enige vraag die mij nog werd gesteld was: kun je nu meteen beginnen? Toen wist ik: in deze functie kan ik echt iets betekenen voor mijn vaderland.”

En dat is wat hij in zijn hart eigenlijk altijd al wilde. “Mijn vader was onderwijzer. Hij had echt impact op de levens van de kinderen aan wie hij lesgaf. Dat inspireerde mij enorm. Ik wilde ook iets doen voor anderen. Op het moment dat ik dus eigenlijk per toeval in die overheidsbaan rolde wist ik: dit is mijn kans om die droom te verwezenlijken.”

 

Betere toekomst

Dromen doet Kundra nog steeds, vooral van een betere toekomst voor mensen die het slechter hebben getroffen dan wij. Hij is geboren in India en groeide op in Tanzania. Twee landen die enorm zullen profiteren van de huidige ontwikkelingen in IT, denkt hij. “Je ziet het nu al: in India en Afrika heeft vrijwel iedereen een mobiele telefoon. En daarmee hebben ze toegang tot kennis. Boeren in India zijn jarenlang uitgebuit. Nu hebben ze een mobiele app waarop ze kunnen zien wat de prijzen zijn voor graan, vlees, melk of wat dies meer zij en kunnen ze een eerlijke prijs bedingen. Door de toegenomen kennis en transparantie krijgt corruptie minder kans. Dat zie je bijvoorbeeld ook aan het feit dat veel meer mensen in India nu een uitkering krijgen, omdat het geld rechtstreeks op hun bankrekening wordt gestort. Vroeger zagen ze nooit wat van het geld waar ze recht op hadden, omdat dat allang door corrupte ambtenaren achterover was gedrukt.”

Hij hoorde onlangs dat er zelfs al drones zijn die water kunnen brengen naar droge gebieden. “Wij moesten vroeger in Tanzania kilometers lopen met water op ons hoofd. Als we ziek werden, dan waren er geen medicijnen, zeker geen medicijnen die gekoeld moesten worden bewaard. Technologie maakt aan al die problemen een eind.”

Een ander voorbeeld is text-to-baby, een simpele SMS-toepassing waarbij zwangere vrouwen informatie krijgen die is afgestemd op het aantal weken dat ze zwanger zijn. Doordat ze meer kennis hebben, kunnen ze gezonder leven en zelf aangeven als ze denken dat er iets niet klopt. “Dit betekent een belangrijke stap vooruit in het terugdringen van babysterfte.”

Kundra gelooft echt in een betere wereld. En dat begint met transparantie. De overheid heeft daarin een voorbeeldrol, niet alleen in de derde, maar ook in de eerste wereld.

 

Lessen van de Kilomanjaro

Ter gelegenheid van zijn veertigste verjaardag trakteerde Kundra zichzelf op een bijzondere vakantie: hij ging naar Tanzania, het land waar hij opgroeide, en beklom de Kilimanjaro. Een indrukwekkende tocht. Eenmaal terug in het dal – “toen mijn hersenen weer zuurstof kregen” – schreef hij veertien principes op die de berg hem leerde. De drie belangrijkste willen we u niet onthouden:

  1. Zoek altijd naar zuurstofrijke omgevingen. “Als je zo’n berg beklimt, zie je dat er steeds minder leven is naarmate de lucht ijler wordt. Als jij in het leven wilt floreren, zorg er dan voor dat je de meest optimale omstandigheden opzoekt. Werk je in de IT, ga dan naar Silicon Valley. Ben je actief in finance, vertrek naar New York. En wil je voor de overheid werken, dan moet je in Washington zijn. Zodra je het gevoel hebt dat de omgeving je verstikt, moet je weg zijn.”
  2. Luister naar een paar goed uitgekozen sherpa’s. “Bij het beklimmen van de Kilimanjaro heb je mensen nodig die de omstandigheden ter plekke als geen ander kennen, die de route kunnen uitstippelen en die weersveranderingen zien aankomen. In het echte leven heb je ook een paar van die sherpa’s nodig.” Voor Kundra is Mark Benioff een van hen. “Hij helpt me een stap vooruit te denken, om verder te kijken. Hij is een echte leider en inspirator.”
  3. Je moet soms eerst dalen om hoger te kunnen klimmen. “Als je lineair denkt, dan zie je kansen over het hoofd. De beste weg is niet altijd de kortste weg. Soms is het nodig om eerst een stukje te dalen om daarna via een andere weg de top te bereiken. Of simpelweg om te kunnen slapen in een meer zuurstofrijke omgeving, zodat je energie opdoet voor het vervolg van je tocht.”

Gerelateerde berichten...

X