Wanneer ik de mensen op de werkvloer van een it-project vraag waarom het project wordt uitgevoerd krijg ik vaak antwoorden als “Nou, we moeten op 1 januari live, hoezo?” of “Ach, er schijnt behoefte te zijn aan een systeem dat deze en die functionaliteit biedt.” Zelden of nooit hoor ik mensen teruggrijpen op de business-case die aan het project ten grondslag ligt. Sterker nog, ik durf te beweren dat de meeste projectteamleden volstrekt onbekend zijn met die business-case.
Als de business-case al wordt gemaakt… Even herhalen: áls de business-case al wordt gemaakt, dan is dat veelal om bij het management een beroep te kunnen doen op schaarse middelen. Is het budget eenmaal gealloceerd, dan lijkt de rol van de business-case uitgespeeld. Zijn levensduur is ten einde. Tijdens de projectuitvoering realiseert niemand zich meer dat de business-case het belangrijkste stuurmiddel is voor alle besluiten. De vergaderingen van de stuurgroepen gaan grotendeels over de go-live-date en de kosten van het project. ROI? Meerwaarde? Benefits? Doelstellingen? Wat het project moet opleveren en of dat wordt gehaald, komt nauwelijks ter sprake.
Nog altijd vinden we het lastig om de baten van it-projecten goed vast te leggen. Maar het kan toch niet zo zijn dat we gemakshalve maar overslaan wat we lastig vinden? Bovendien zijn daar anno 2014 hele goede methoden voor. Zowel consultancies als softwareleveranciers bieden in dit kader tegenwoordig kwalitatief hoogwaardige methoden en workshops aan. Daarin halen ze door middel van een gestructureerde ‘zoektocht’ (al noemen zij dat in hun jargon ‘value exploration’ of ‘value discovery’) samen met de betrokken organisatie de waarde van een it-project boven water.
Is de business-case eenmaal helder dan is het essentieel dat deze redelijk gedetailleerd bekend is bij alle projectteamleden. Het is al gezegd, maar ik herhaal het graag: de business-case is immers het belangrijkste stuurmiddel voor het gehele project. Elke beslissing in het project moet worden getoetst aan de business-case. Dit zien we in de praktijk veel te weinig.
Alice ontdekte in Wonderland al dat als je niet weet waar je heen wilt, het ook niet uitmaakt welke kant je uitgaat. IT doet het vaak op deze grondslag: investeringen zijn doorgaans gebaseerd op de vraag wat men bereid is eraan uit te geven. Zonder heldere strategie en duidelijk omschreven baten doe je dus eigenlijk maar wat. Mijn advies luidt dan ook: “Zonder heldere business-case zou ik geen cent meer in IT stoppen!”
Wil Daniels, Director Ciber Nederland
