De Tweede Kamer heeft onlangs ingestemd met de Wet open overheid (Woo) als vervanger voor de huidige Wet openbaarheid van bestuur. Het grootste geschenk: een fatsoenlijk register voor nagenoeg alle overheidsdocumenten. Eindelijk kunnen we flink voorwaarts gaan met gedegen digitalisering.
Wie ooit documenten aan de overheid heeft gevraagd weet hoe ingewikkeld het is ze ook daadwerkelijk te krijgen. De wet verplicht een besluit te nemen over documenten zodra ze beschikbaar zijn, maar de praktijk leert dat veelal maanden moet worden gezocht om informatie te vinden. Ook de parlementaire commissie Elias ondervond dat in de praktijk en concludeerde dat de documentaire informatievoorziening te kort schiet.
Een oplossing boden de politici niet echt… tot de Tweede Kamer dus afgelopen april instemde met de Wet open overheid. Deze wet verplicht op termijn om documenten fatsoenlijk te registreren en te classificeren. Hierdoor is inzichtelijk welke stukken de overheid heeft, waar ze zijn en hoe de vertrouwelijkheid moet worden ingeschat. Enerzijds moet het register helpen bepaalde informatie actiever openbaar te maken, terwijl andere gegevens na een verzoek sneller te vinden zijn.
Het klinkt wat onwerkelijk dat een dergelijk register niet bestaat, want je zou verwachten dat bij het communiceren met de overheid de correspondentie goed wordt geregistreerd en naar de juiste behandelaar gaat. Ook bij de archivering moet er over documenten een besluit worden genomen. Alleen al uit oogpunt van beveiliging hoor je informatie te classificeren. Er zijn meerdere situaties waarbij een fatsoenlijke lijst met documenten noodzakelijk is en daar komt er nu eentje bij: als de burger de informatie nodig heeft.
Dat dit niet eenmalig, eenduidig en vanaf het eerste moment dat een document in de organisatie ontstaat goed wordt geregeld, is zorgwekkend. Zeker voor een overheid die per 2019 alle communicatie met de burger digitaal wil afhandelen. Want niet alleen roept dit gebrek vragen op over de beveiliging, vindbaarheid van stukken en archivering, maar ook over de kwaliteit van het openbare bestuur. Dat er nu eindelijk orde op zaken wordt gesteld, is goed nieuws. Eindelijk krijgt de overheid grip op belangrijke informatie in de eigen organisatie. Na jaren van ‘automatisering’ komt er grip op de documentcontrole.
Maar tegenstanders, vooral aangevoerd door de Vereniging Nederlandse Gemeenten, beweren dat zo’n registratieplicht duur is en ‘volstrekt onuitvoerbaar’. Hoe moeten we dat interpreteren? Geeft de bestuurderskoepel nu de pijp aan Maarten? Weet men het niet meer? Is de ICT van de lokale overheden zo slecht georganiseerd dat het voeren van een goede documentadministratie ondanks alle initiatieven voor een digitale overheid toch niet haalbaar is? Misschien is het tijd dat nu eindelijk eens mensen de kar gaan trekken die wél zaken voor elkaar krijgen en die niet in de ‘no can do’-modus zitten.
