Mobile Device Management (MDM) is een mooi woord voor het beheren en beheersen van de diverse mobiele apparaten. Maar hoe beheert u de softwarelicenties van al die apparaten die met u en met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen? Dat blijft toch vaak een ondergeschoven kindje. Jammer, want wie hier wel de juiste aandacht aan geeft, beperkt risico’s en bespaart kosten.
Gegarandeerd
Ik weet het: softwarelicenties zijn lastig. Mensen duwen het beheer ervan het liefst voor zich uit. Na hen de zondvloed. Hierdoor heeft men geen idee of aan alle licentieregels wordt voldaan. Om tijdens een controle erachter te komen dat niet aan alle regels wordt voldaan, is op zijn zachtst gezegd pijnlijk. Nog los van de imagoschade kunnen de boetes ook flink in de papieren lopen. Daarnaast blijft onduidelijk wat er aan software in gebruik is en in hoeverre dat overeenkomt met de licenties. Door dit gebrek aan inzicht loopt u grote kostenbesparingen mis.
Zodra een tablet of smartphone ter beschikking wordt gesteld aan een medewerker, moet ook daar worden voldaan aan de licentievoorwaarden. Dat komt omdat elk apparaat dat software gebruikt, of de gebruiker van dat apparaat laat ‘interacteren’ met die software, daarvoor een softwarelicentie nodig heeft. Wat vaak wordt vergeten, is dat de medewerker die op een smartphone zijn e-mail leest via een Exchange Server een toegangslicentie nodig heeft – de zogenaamde Client Access Licentie. Er bestaan toegangslicenties in de zogenaamde ‘per gebruiker’ variant en in de ‘per apparaat’ variant. De ene variant wijst u toe aan een persoon, de andere aan een apparaat. Het sec bezitten van 100 toegangslicenties van het type ‘per gebruiker’ voor 100 gebruikers, zonder licentietoewijzing, is dus niet goed genoeg. Ik zei het al, het is lastige materie.
Hoe voorkomt u nu die licentiechaos? Ik zou om te beginnen iemand of een afdeling verantwoordelijk maken, met een budget om orde op zaken te stellen. Het ligt voor de hand om eerst alle hardware die binnen uw organisatie in gebruik is in kaart te brengen en vervolgens alle in gebruik zijnde software op die apparaten. Maak daarna een overzicht van uw softwarelicenties en vergelijk alles met elkaar. Het is net als bij die plaatjes, ‘zoek de tien verschillen’ en zorg ervoor dat die verschillen verdwijnen. Vergeet daarbij niet om licenties aan apparaten en/of personen toe te wijzen. Zorg ervoor dat aanschaf, ingebruikname, beheer en uitfaseren van software accuraat wordt bijgehouden.
Eigenlijk wordt met basale middelen iets wat zo ongrijpbaar leek, uitstekend beheersbaar. Binnen no time hebt u grip op de licentiechaos en kunt u breed lachend uw bestuur informeren dat vele risico’s onder controle zijn en dat er substantiële kostenbesparingen zijn behaald. Appeltje, eitje lijkt mij.
Over de auteur:
Peter van Uden is Software Asset Management Consultant bij Quexcel
