Je staat onder hoge druk om je project afgerond te krijgen. Gezien de middelen die je tot je beschikking hebt qua budget, tijd en mensen merk je dat het niet lukt op de manier zoals je het zou willen. Je vraagt aan je opdrachtgever om meer geld en meer tijd, maar krijgt ‘nee’ op het rekest. Er rest je niets anders dan in je project diverse bochten af te snijden en noodverbandjes aan te leggen.
Uiteindelijk lever je het eindproduct op, on-time en on-budget. Maar je weet één ding zeker. Dit is niet goed verlopen. Ook weet je dat het herstel achteraf gaat veel meer geld en tijd gaat kosten dan wanneer je het wel in één keer goed had mogen doen. Ziehier de logica van projectmanagement.
Hoe komt het toch dat er in het bedrijfsleven en in de zorg vaak wel geld is om een krakkemikkige oplevering vijf keer te herstellen, maar zelden geld om het in één keer goed te doen?
En dan is het zover. Het geld is bijna op en de tijd is op: de deadline nadert. Het ‘het feest van de oplevering’ moet koste wat het kost doorgaan. Daarna krijgt het projectteam decharge en wordt elders ingezet. Het duurt niet lang of de geluiden over de tekortkomingen, die ook al tijdens het project te horen waren, worden steeds luider.
Wat werd afgedaan als ‘gezeur van gebruikers’ en ‘uitzonderlijke situaties’ blijken nu vaak serieuze issues. Het grote verschil tussen de situatie tijdens het project en de situatie na oplevering, is dat het lijnmanagement in de business nu direct hinder ondervindt van de onvolkomenheden en stevig van zich laat horen.
Soms zijn de issues zelfs zo ernstig dat er niet eens fatsoenlijk te werken valt met het opgeleverde projectresultaat. In het ergste geval wordt het gebruik stilgelegd en wordt valt men terug op oude systemen en oude werkwijzen. Gelukkig is het vaak niet zó ernstig. Maar onmiskenbaar zijn er herstel- en verbeteracties nodig. Een nieuw project wordt gestart, een ‘verbeterproject’.
Vaak wordt begonnen met een inventarisatie van de tekortkomingen. Soms is er een document van het vorige projectteam, een overdrachtsdocument, waarin het team beschreven heeft wat er allemaal nog niet (helemaal) gereed was gekomen. Soms zelfs met een bijgesloten planning en budget.
Bij de voorbereidingen van dit artikel en de vele gesprekken die we hadden, merkten we dat vrijwel iedereen dit fenomeen kent van wel geld om het vijf keer te herstellen en geen geld om het in één keer goed te doen. Kán een project wel in één keer goed gaan? Een project is immers per definitie ‘iets nieuws’ dat nog niet eerder is gedaan, dus er is geen ervaring. Wij vragen ons af of dit wel waar is.
Lees het hele verhaal van Bart Groothuis Harmen Lindeboom online of in ICT/Zorg van juni.
