Iedereen in een bedrijf geeft geld uit, maar bijna niemand wil er verantwoordelijk voor zijn. Of het nu gaat om nieuwe medewerkers, marketingadvertenties of kantoorbenodigdheden, iedereen besteedt geld van het bedrijf. Maar slechts een klein deel denkt echt bewust na over budgetten of ROI. Dat creëert een kloof tussen degenen die uitgeven en de uitgaven zelf; een kloof die, als je die niet aanpakt, heel snel kan groeien.
Onbewust geld uitgeven aan kleine kostenposten zal een bedrijf niet meteen doen ontsporen, maar juist grote uitgaven zoals internationale reizen, abonnementen en kantoorhuur moeten bewust worden beheerd en gekoppeld zijn aan budgetten en ROI.
Teams denken soms dat financiële zaken alleen de verantwoordelijkheid zijn van finance, maar onbewuste uitgaven leiden vaak tot gemiste kansen, inefficiëntie, spanningen tussen teams en kunnen zelfs de toekomst van het bedrijf in gevaar brengen. Daarmee wordt het ieders verantwoordelijkheid.
De nadelen van gedachteloos uitgeven
Het is belangrijk om te benadrukken dat onbewuste uitgaven niet voortkomen uit onwetendheid. Teams geven niet bewust blind geld uit, vaak ontbreekt simpelweg de context. Zo blijkt uit onderzoek van Pleo dat bijna 42% van de financiële beslissers niet compleet vertrouwen heeft in hun zakelijke beslissingen, mede omdat cruciale contextuele informatie ontbreekt.
Zonder deze informatie gaan teams met onzekerheid geld uitgeven, wat de financiële gezondheid van de organisatie op de lange termijn op meerdere manieren kan schaden:
- Budgetten worden een gok: Zonder goed inzicht in het totale uitgavenplaatje en de financiële hoofdlijnen hebben teams vaak geen idee hoe realistisch hun begroting is. Daardoor vragen ze te veel of juist te weinig aan, wat leidt tot een scheve organisatie waarin niet aan alle knoppen tegelijk wordt gedraaid.
- ROI wordt een bijzaak: Zonder context is het onduidelijk welke ROI uit uitgaven verwacht wordt. Teams lopen dan het risico steeds in dezelfde dingen te investeren, op basis van routine in plaats van resultaat of actuele omstandigheden. Effectief rendement wordt zo eerder toeval dan het gevolg van een gerichte strategie.
- “Ach, maakt niet uit”-uitgaven nemen de overhand: We zeggen niet dat teams zonder context meteen roekeloos met de bedrijfskaart omgaan, maar zonder duidelijk beeld van wat er te besteden is en wat ‘de moeite waard’ is qua ROI, worden uitgaven steeds gedachtelozer en ontbreekt verantwoording. Een patroon waar je je organisatie liever ver vandaan houdt.
De realiteit is dat finance professionals misschien in het finance team zitten, maar financiële beslissingen overal in de organisatie worden genomen. Om een einde te maken aan onbewuste uitgaven, hebben organisaties nieuwe processen nodig die passen bij die werkelijkheid.
De sleutel tot bewust uitgeven
Bewust uitgeven gaat niet over bezuinigen. Het gaat over slim besteden en het benutten van meer waarde en groei. De oplossing ligt in beter inzicht. Hoe meer informatieteams delen, hoe beter. Maar die informatie moet ook makkelijk en in real time te gebruiken zijn. Dat is binnen grote organisaties met veel verschillende uitgaven lang niet altijd vanzelfsprekend. Hier kan technologie helpen. Een centrale informatiebron voor alles van bedrijfskaarten tot cashflow zorgt ervoor dat er geen blinde vlekken zijn en dat budgetten niet langer in het duister tasten.
Door finance op deze manier inzichtelijk te maken, blijft geld dat is gereserveerd voor een specifiek team of doel ook echt daarvoor bedoeld. Zo worden losse strategieën en campagnes niet het slachtoffer van een grote, onbewuste greep in de kas. Dit vangnet geeft teams rust en vertrouwen: ze weten wat er te besteden is en kunnen daar bewust naar handelen.
Een nieuwe definitie van financiële controle
Het verkleinen van de kloof tussen wie uitgeeft en waar het geld naartoe gaat, is een van de belangrijkste stappen die organisaties kunnen zetten. Zo ontstaat een organisatie waarin mensen bewust met budgetten omgaan en samen verantwoordelijkheid nemen voor financiële keuzes.
Het idee van gedeelde verantwoordelijkheid klinkt misschien spannend, maar het gaat niet om het loslaten van controle. Het gaat om teams het inzicht en de duidelijkheid geven die ze nodig hebben om goede keuzes te maken en de organisatie vooruit te helpen. Dat is geen verlies van controle, maar juist meer grip.
Dit is een ingezonden bijdrage van Pleo. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.