De Finse softwareleverancier Basware, wereldwijd actief in financiële procesautomatisering, stond in 2025 voor een cruciale keuze. De Professional Services Automation-oplossing (PSA) waarop het bedrijf al enkele jaren draaide, begon zichtbaar te knellen. Basware maakte gebruik van Planview Portfolios en ProjectPlace, een stap die destijds hielp om spreadsheets en handmatige processen achter zich te laten. Maar de oplossing was verouderd geraakt, bood te weinig inzicht en de kosten liepen op. Met een contractverlenging in zicht moest er snel een alternatief komen.
Kantata
Na een marktverkenning koos Basware voor Kantata OX. Niet alleen omdat deze PSA inhoudelijk aansloot op de eisen van de organisatie, maar vooral omdat Kantata vertrouwen gaf in een snelle en gecontroleerde implementatie. Dat vertrouwen bleek terecht. Het project startte in juli en was al vóór eind augustus afgerond, zelfs eerder dan gepland. Opvallend daarbij is dat de overgang plaatsvond zonder verstoring van facturatie of dienstverlening, een punt waar veel organisaties juist tegenaan lopen bij een PSA-wissel.
Integratie
De implementatie omvatte een koppeling met de bestaande SAP-backend van Basware via middleware. Hoewel de integratie momenteel nog werkt op basis van export en import, ligt het voor de hand dat deze in de toekomst verder wordt geoptimaliseerd met Kantata’s ervaring op het gebied van SAP-integraties.
De overstap roept de vraag op waarom Basware zijn eerdere PSA verving, ondanks eerdere successen. De invoering van Planview leverde destijds aantoonbare voordelen op, zoals een reductie van maandelijkse omzetlekkage met 75 procent, hogere leveringssnelheid en verbeterde interne efficiëntie. Toch werd het systeem steeds lastiger in gebruik. Volgens Basware was de oplossing ‘antiquated’ geraakt en reageerden teams trager dan wenselijk.
Tevredenheid
Met Kantata OX veranderde dat beeld snel. Binnen twee maanden was de PSA live voor een professional services-team van circa 200 medewerkers, een traject dat normaal gesproken aanzienlijk langer duurt. Intern werd het project zelfs gevierd. Medewerkers waren niet alleen blij dát het af was, maar vooral dat het goed was uitgevoerd.
De eerste resultaten liegen er niet om. Basware ziet inmiddels een hogere nauwkeurigheid in facturatie, mede dankzij een gebruiksvriendelijkere interface voor tijdregistratie. Dat leidt tot betere data en snellere rapportages. Ook resource management is verbeterd, waardoor beslissingen over bezetting en toekomstige vraag beter onderbouwd worden. Daarnaast maakt Basware gebruik van Kantata Pulse, een functie die projectgezondheid en teamsentiment meet.
Doorontwikkeling
Vooruitkijkend is Basware vooral enthousiast over de doorontwikkeling van het platform. Kantata introduceerde onlangs nieuwe AI-functionaliteit, waaronder een resourcing agent en de Kantata Expertise Engine, speciaal ontwikkeld voor de professional services-sector. Volgens Basware biedt Kantata niet alleen beter inzicht in lopende projecten, maar ook een fundament om verder te groeien.
Dat een klant zo kort na implementatie al zo positief is, is uitzonderlijk. Minder dan een jaar na de keuze voor Kantata OX lijkt Basware zijn investering ruimschoots te hebben terugverdiend. De samenwerking staat pas aan het begin, maar de verwachtingen zijn hooggespannen.