De Nederlandse Belastingdienst gaat ondanks vragen over digitale soevereiniteit verder met de migratie naar Microsoft 365. Dat blijkt uit antwoorden van staatssecretaris Eugène Heijnen op Kamervragen. De organisatie investeerde sinds 2021 al 14,4 miljoen euro in het traject.
De overstap betreft uitsluitend kantoorautomatisering zoals e-mail en documentbeheer. De primaire processen voor belastingheffing, -inning en opsporing blijven draaien in de eigen datacenters van de Belastingdienst in Apeldoorn. Staatssecretaris Heijnen (Fiscaliteit, Belastingdienst en Douane) geeft daarmee antwoord op vragen over de ‘Overstap kantoorautomatisering M365 Belastingdienst’.
Die scheiding moet ervoor zorgen dat gevoelige fiscale data niet onder Amerikaanse jurisdictie valt. Het besluit komt na jaren van afweging. In 2021 koos de organisatie voor de migratie, toen geopolitieke overwegingen nog een kleinere rol speelden bij IT-beslissingen. Inmiddels werken medewerkers al op nieuwe laptops die zijn ingericht voor Microsoft 365, maar draaien ze nog steeds op verouderde systemen. Dat leidt tot productiviteitsverlies van 15 tot 30 minuten per dag per medewerker, doordat ze aan de slag moeten met inefficiënte workarounds.
Belastingdienst telt nog 40.000 werkplekken met verouderde software
Vier scenario’s onderzocht
De Belastingdienst onderzocht vier alternatieven voordat de definitieve keuze werd gemaakt. Europese cloudoplossingen kregen de voorkeur vanwege digitale autonomie. Binnen afzienbare termijn wordt echter niet het vereiste niveau van functionaliteit, veiligheid en continuïteit geboden met die opties. Een hybride on-premises oplossing met Microsoft Exchange bleek weer onhaalbaar door infrastructurele beperkingen.
Het doorgaan met de huidige werkomgeving werd afgewezen vanwege de hoge onderhoudskosten en aanhoudende productiviteitsproblemen. Implementatie van een Europees alternatief zou volgens de organisatie meerdere jaren kosten, waarbij medewerkers in de tussentijd zouden blijven werken in een inefficiënte omgeving.
De beslissing past binnen het rijksbrede cloudbeleid en Europese wetgeving, aldus Heijnen. De organisatie blijft de ontwikkeling van Europese initiatieven volgen en wil bijdragen aan een soevereine clouddienst die aansluit bij de Nederlandse Digitaliseringsstrategie.
Karremans: “Volledige onafhankelijkheid van Amerikaanse diensten is illusie”
Wel exitstrategie paraat
Voor het geval Microsoft de diensten plotseling stopzet, heeft de Belastingdienst wel een exitstrategie opgesteld. Die voorziet in een terugval naar een afgeslankte versie van de huidige HCL-omgeving met beperktere functionaliteiten. Een lokale back-upoplossing zorgt ervoor dat reservekopieën van data beschikbaar blijven.
De organisatie verwacht niet dat leveranciers hun diensten plotseling stoppen onder druk van andere landen. Als dat toch het geval is, kan de kantoorautomatisering via een back-up worden hersteld. Volgens de Belastingdienst is de informatiebeveiliging bij Microsoft beter geregeld dan bij andere opties.
De Europese Unie heeft haar ambities ook op andere gebieden aangescherpt. Tegen 2030 moet 75 procent van de bedrijven gebruikmaken van cloud- en edge-technologie. Om dit te bereiken komt er nieuwe wetgeving die de capaciteit van datacenters moet verdrievoudigen. Daarbij krijgen Europese aanbieders voorrang ten opzichte van veelal Amerikaanse bedrijven.