Microsoft introduceert een nieuwe functie voor Exchange Online die ervoor moet zorgen dat gebruikers nooit meer last hebben van een ‘volle mailbox’-melding. De update, die in oktober en november wordt uitgerold, brengt drempelgebaseerde automatische archivering naar het e-mailsysteem.
Inboxen
Tot nu toe werkte archivering in Exchange vooral op basis van tijdsinstellingen, zoals ‘verplaats naar archief na twee jaar’. Dat model voldoet volgens Microsoft niet langer in een tijd waarin het e-mailverkeer explosief groeit. Grote bijlagen, voortdurende informatie-uitwisseling en vooral de opkomst van AI-gegenereerde e-mails – bijvoorbeeld door Microsoft Copilot, dat automatisch notulen, rapporten en meldingen verstuurt – zorgen ervoor dat mailboxen veel sneller vollopen dan voorheen.
Automatisch
Om dat probleem te verhelpen, gaat Exchange Online voortaan automatisch ingrijpen zodra een mailbox 90 procent van zijn opslaglimiet bereikt. De oudste berichten worden dan automatisch verplaatst vanuit de inboxen naar het archief van de gebruiker, mits dat is ingericht en over voldoende ruimte beschikt. Items met het label ‘Never Move to Archive’ worden overgeslagen, zodat belangrijke e-mails bewaard blijven in de hoofdmailbox.
Heruitvinding van archivering
Microsoft noemt deze stap een ‘heruitvinding van archivering.’ In een blogpost legt het bedrijf uit dat traditionele tijdsgebonden regels niet altijd voorkomen dat mailboxen vol raken: “Dat kan leiden tot functieverlies, zoals het niet meer kunnen verzenden of ontvangen van e-mails, met directe impact op bedrijfscontinuïteit en efficiëntie.”
De nieuwe methode werkt als een veiligheidsklep: zodra de limiet in zicht komt, worden berichten automatisch verplaatst, terwijl de mappenstructuur behouden blijft. Gebruikers kunnen hun gearchiveerde e-mails gewoon blijven doorzoeken en openen.
Archiveringsinstellingen
Systeembeheerders moeten er rekening mee houden dat de functie tijdelijk de bestaande archiveringsinstellingen kan overschrijven en niet kan worden uitgeschakeld zolang archivering actief is. Dit kan leiden tot verwarring bij gebruikers die hun e-mails plotseling ‘kwijt’ lijken te zijn.
De drempelgebaseerde archivering wordt vanaf 15 oktober algemeen beschikbaar voor commerciële gebruikers in de publieke cloud en zal in november ook worden uitgerold naar overheidsomgevingen. Daarmee zet Microsoft een belangrijke stap richting een slimmer en veerkrachtiger e-mailsysteem dat beter is voorbereid op de groeiende datastroom van de AI-generatie.