Microsoft werkt aan een nieuwe functie voor Microsoft Teams waarmee organisatoren van vergaderingen beter kunnen zien en controleren welke bots proberen deel te nemen aan een meeting. De functie moet voorkomen dat ongewenste of onbekende AI-bots ongemerkt toegang krijgen tot gesprekken en mogelijk gevoelige informatie kunnen vastleggen.
Volgens een recente vermelding op de Microsoft 365-roadmap verandert Microsoft de manier waarop bots worden toegelaten tot Teams-vergaderingen. Wanneer een bot probeert deel te nemen aan een meeting, komt deze net als andere deelnemers eerst in de lobby terecht. Het verschil is dat organisatoren voortaan een duidelijke visuele aanduiding zien die aangeeft dat het om een geautomatiseerde deelnemer gaat en niet om een echte persoon.
Ongewenste bots
Daarnaast moeten organisatoren bots voortaan expliciet en afzonderlijk toelaten tot de vergadering. Dit betekent dat ongewenste bots niet per ongeluk kunnen worden geaccepteerd wanneer iemand snel deelnemers uit de lobby binnenlaat. Alleen wanneer een organisator bewust besluit dat een bot nodig is, kan deze worden toegelaten.
Meer controle over AI in vergaderingen
De maatregel komt op een moment waarop AI-tools en automatisering steeds vaker worden gebruikt in online vergaderingen. Sommige bedrijven gebruiken interne bots om gesprekken te transcriberen, notulen te maken of samenvattingen te genereren. Niet alle werknemers zijn daar enthousiast over, maar het wordt vaak geaccepteerd omdat het interne systemen betreft.
Problematischer wordt het wanneer onbekende of externe bots toegang proberen te krijgen tot vergaderingen. In dat geval bestaat het risico dat gesprekken worden opgenomen of dat gevoelige bedrijfsinformatie wordt verzameld zonder toestemming.
Kapen van gesprekken
Microsoft waarschuwde hier eerder al voor in een beveiligingsblog. Daarin beschreef het bedrijf hoe kwaadwillende partijen vergaderingen kunnen misbruiken om gesprekken te kapen, deelnemers te misleiden of bedrijfsgegevens te stelen. Bots kunnen bijvoorbeeld automatisch berichten versturen of deelnemen aan gesprekken om informatie te verzamelen.
Bescherming tegen digitale indringers
Met de nieuwe bot-identificatiefunctie wil Microsoft organisatoren meer controle geven over wie er daadwerkelijk aanwezig is in een vergadering. Door bots duidelijk te markeren en een aparte toelatingsstap te vereisen, wordt het veel lastiger voor kwaadwillenden om ongemerkt toegang te krijgen.
Uitrol
De uitrol van de nieuwe functie staat gepland voor mei van dit jaar. De update zal beschikbaar zijn voor Teams op Windows, Linux, Android en iOS, zodat gebruikers op vrijwel alle platforms dezelfde bescherming krijgen.
Naast deze nieuwe beveiligingsfunctie heeft Microsoft de afgelopen tijd ook andere verbeteringen aan Teams toegevoegd. Zo zijn er indicatoren voor internetverbindingsterkte, verbeterde bestandsvoorbeelden in de Files-tab en verschillende kleine optimalisaties voor vergaderingen.
Met deze updates probeert Microsoft het platform niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook veiliger te maken in een tijd waarin digitale samenwerking en AI-tools steeds belangrijker worden.