Steeds meer MKB organisaties hebben IT in het hart van hun bedrijf. De bijbehorende software en softwarelicenties vallen onder de auteurswet en hebben daardoor een juridisch kader. Bij een controle door de softwarefabrikant heeft zelfs het kleinste foutje al snel grote financiële gevolgen. Het ontbreken van Software Asset Management is dan ook de achilleshiel van het MKB geworden.
Veel softwaregiganten als Adobe en Microsoft, maar ook de Business Software Alliance (BSA), voeren hun controles meer en meer op. Het leed is dan – vooral binnen het MKB – niet meer te overzien. Om dat te voorkomen is Software Asset Management (SAM) geen luxe maar bittere noodzaak. Niet alleen voor het MKB, maar voor alle kleine en middelgrote organisaties zoals overheden, zorginstellingen en non-profit organisaties.
Niet alleen de grote jongens
De bekende Nederlandse SAM dienstverleners en licentieadviseurs richten zich vooral op grote ondernemingen. Het MKB en andere organisaties tot 250 medewerkers – zoals non-profit, overheid, educatie en de zorgsector – zien zij vaak als ‘niet interessant’ of ‘niet nodig’. Peter van Uden, oprichter van het Centre of Qualified Expertise for Software Licensing – Quexcel: ‘Dat is jammer want juist bij het MKB is het verstandig omgaan met software en licenties essentieel. Daar waar grote organisaties vaak SAM afdelingen hebben of minimaal een SAM of Compliance Manager, ontbreekt die functie binnen het MKB. In het gebrek aan kennis en bewustzijn schuilt het gevaar.’
Kleine vergissing – grote gevolgen
Van Uden gaat verder: ‘Bij Quexcel zien wij het bijna dagelijks. Enthousiaste ondernemers of IT managers die vooral IT als service aan hun organisatie bieden. Voortvarend als zij zijn vergeten ze vaak te controleren of zij de licentievoorwaarden juist toepassen. Of de juiste hoeveelheid en versie van softwarelicenties in huis hebben om die interne diensten te leveren. Zo’n kleine vergissing of het gebrek aan besef kan grote financiële gevolgen hebben, om over de overlast voor de organisatie en juridische rompslomp nog maar te zwijgen.’
Volgens SAM deskundige van Uden kan zelfs voor een MKB-onderneming een boete snel oplopen van tienduizenden euro’s tot tonnen bij geconstateerd foutief licentiegebruik. Dat is volgens van Uden niet alleen jammer maar ook volstrekt onnodig.
Inzicht, overzicht en controle
Software Asset Management staat voor het beheren van software als bedrijfsmiddel (‘asset’), net zoals organisaties vastgoed, medewerkers en hun wagenpark verstandig beheren. Hoewel IT ook een bedrijfsmiddel is blijkt het op het gebied van beheer binnen het MKB vaak een ondergeschoven kindje. Door het nieuwe concept van Quexcel ‘SAM in a BOX’, hebben kleine en middelgrote organisaties nu de mogelijkheid om inzicht, overzicht en controle over hun software te verkrijgen. SAM in a BOX richt zich specifiek op organisaties met 35 tot 250 medewerkers of werkplekken.
Van Uden: ‘We hebben de ISO IEC 19770, de internationaal erkende norm voor Software Asset Management als basis genomen en daar alle voor het MKB minder relevante zaken uitgehaald. Zo krijg je praktisch en betaalbaar SAM project dat binnen weken afgerond kan worden, niet pas na vele maanden. Bedrijven en organisaties krijgen nu snel inzicht, overzicht en controle over hun softwarelicenties en verlagen daarmee direct hun financiële risico’s.’
