Volgens het CBS zijn sinds 2001 de bedrijfsuitgaven aan software met 80 procent gestegen. Toch is er amper inzicht in het daadwerkelijke softwaregebruik. En er is weinig aandacht voor administratie en risicobeheer. Grote organisaties met meer dan 250 medewerkers lopen daardoor miljoenenrisico’s. Dit blijkt uit onderzoek onder 500 financiële en IT-beslissers.
Software is steeds belangrijker voor organisaties. In toenemende mate is het onderdeel van het verdienmodel en wordt na medewerkers en kennis zelfs als belangrijkste asset beschouwd. Toch wordt er voor software vaak geen volledige administratie bijgehouden. Bij slechts de helft van de organisaties is iemand verantwoordelijk voor naleven van de contractuele afspraken met softwareleveranciers. Voor minder belangrijke assets, zoals hardware en kantoorgebouwen, is dit vaak wél goed geregeld.
Weinig kennis
Het gebrek aan administratie en beheer heeft ernstige gevolgen. Bij slechts een derde van de bedrijven met meer dan 250 medewerkers is bekend hoeveel er jaarlijks aan software wordt uitgegeven. Bij organisatie met 1.000+ mensen in dienst ligt dit percentage zelfs op 21 procent.
De helft van de ondervraagde beslissers weet bovendien niet of alle software waarvoor betaald wordt, ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Dat is een logische consequentie van het feit dat maar 49 procent van de bedrijven intern controleert op softwaregebruik.
De onwetendheid over contractuele afspraken, kosten en gebruik van software brengt grote financiële risico’s met zich mee. Volgens Mark van Wolferen, directeur van B-lay, vormt het onderzoek een aanmoediging voor organisaties om deze risico’s serieus te nemen. “Door de veranderende rol van software zijn niet alleen de financiële belangen groter, de risico’s zijn dat ook. Wie deze risico’s niet beheert, is een dief van zijn eigen portemonnee.”
Contractbreuken en weggegooide euro’s
Door het gebrek aan toezicht en overzicht is de kans op contractbreuk met een softwareleverancier veel groter. Een organisatie kan bijvoorbeeld meer medewerkers een bepaald softwareproduct laten gebruiken dan contractueel is afgesproken. Dit gebeurt vaak onbewust.
Softwareleveranciers als SAP, Oracle, IBM en Microsoft controleren hier actief op, vooral bij grote bedrijven. Dit onderzoek laat zien dat bedrijven met meer dan 250 medewerkers jaarlijks meerdere keren worden ge-audit, met een forse nabetaling als gevolg. De financiële gevolgen hebben dan ook de meeste impact bij de grootste organisaties.
Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeksbureau No Ties in opdracht van softwarelicentiespecialist B-lay.
