Sommige takken van sport in het bedrijfsleven zijn jarenlang ondergeschoven kindjes gebleven. Neem nu het bouwen van datacenters, of in goed Nederlands: computerruimtes. Lange tijd – en in veel gevallen nog steeds – viel dit onder facilitair management. Maar met de explosieve groei van de hoeveelheid data de laatste jaren en het toegenomen belang van data, wordt het steeds duidelijker: het bouwen van een computerruimte is echt een vak. Dat blijkt eens temeer als we het verhaal van All IT Rooms beluisteren.
We spreken met Ronald Kok, Directeur van All IT Rooms in Rijswijk. Hij vertelt dat hun expertise vaak wordt ingeroepen als een traject al enige tijd loopt. “Eigenlijk is dat jammer. Je kunt het bouwen van een datacenter qua infrastructuur heel goed vergelijken met het bouwen van een huis. Vaak komen we dan terecht in een situatie waarin de toekomstige bewoners al een keuken, een badkamer en meubels hebben gekocht, terwijl er nog geen paal in de grond staat. Wij kunnen, als System Integrator, de klant veel beter van dienst zijn als wij eerder aanhaken. Dat begint al bij vragen als ‘Is de bestaande situatie nog bruikbaar?’, ‘In hoeverre moeten we ons op de toekomst voorbereiden?’ en ‘Is op de eigen locatie verstandiger dan extern, of andersom?’”
De pet van adviseur
Het bouwen van een computerruimte is qua techniek en qua kosten geen sinecure. Des te meer reden om het gestructureerd en zorgvuldig aan te pakken. Kok legt uit dat projectmanagement hierin ontzettend belangrijk is. “Niet alleen worden wij in diverse stadia betrokken bij een project, maar de situatie kan ook per klant enorm verschillen. De ene organisatie roept onze hulp in omdat ze zelf zien dat een bestaande situatie niet meer werkt, maar een ander bedrijf vraagt aanvankelijk alleen een analyse die antwoord geeft op de vraag: ‘Hoe lang kunnen wij nog verder met de huidige ruimte?’ Veelal zetten we eerst de pet op van adviseur. We beoordelen de ruimte, doen een audit op de bestaande normen- en regelgeving en we bekijken de wensen en prognoses van de klant. Op basis daarvan kunnen we een brede set aan oplossingen voorleggen. Hierbij hanteren we uitsluitend proven technology. Het is belangrijk dat de klant hierin weloverwogen beslissingen neemt, want het heeft consequenties voor de komende jaren. Het project dat hieruit voortkomt kan zich beperken tot geringe aanpassingen van de bestaande ruimte, maar vaak zijn ingrijpender maatregelen nodig tot complete nieuwbouw of herinrichting aan toe. Onze kracht zit echt in dat projectmanagement. Daar besteden we, vergeleken met andere aanbieders, heel veel tijd aan.”
Advocaat van de duivel
Wanneer wordt besloten tot bouw vindt er overleg plaats om doelstellingen en perspectief helemaal helder te krijgen. “In deze fase, waarin we de vinger echt achter de vraag van de klant willen krijgen, spelen wij een beetje de advocaat van de duivel,” vertelt Kok. “Dat komt omdat wij breed aanwezig zijn in alle branches. Op basis van deze ervaring kunnen wij onder meer goed inschatten met welke oplossing een organisatie het best is geholpen. Ook kunnen wij een goede prognose maken over waar veel en waar minder groei is te verwachten. Bovendien zijn ict-oplossingen generiek van aard en dus generiek toepasbaar in uiteenlopende marktsegmenten. De voornaamste driver van groei in het datacenter is toch storage. Met name in de financiële dienstverlening en de zorgsector groeit dat explosief.”
Planning
In deze oriëntatiefase worden alle voors en tegens van de diverse opties op een rijtje gezet, waarna de ontwerpen en begrotingen meer in detail worden gemaakt. Kok licht toe dat projecten waarbij een compleet nieuwe ruimte wordt gebouwd het best te hanteren zijn. “Complexer wordt het wanneer een bestaande ruimte toekomstklaar moet worden gemaakt. Helemaal wanneer de draaiende ict-omgeving in de lucht moet blijven. Toch zijn dat wel de uitdagingen waar ons techneutenhart sneller van gaat kloppen. Dit vergt namelijk de nodige planning en ervaring. Zo hebben we bijvoorbeeld bij Pro-rail tien computerruimtes, waar de verkeersleidingsystemen staan, ingrijpend omgebouwd, zonder enige verstoring van het treinverkeer. De verhuizing van de apparatuur in de ruimtes moest natuurlijk plaatsvinden tijdens treinloze periodes, in de nacht. Je moet dan heel zorgvuldig plannen wanneer je wat gaat doen. Dat begint bij het technisch ontwerp zelf en er is bijvoorbeeld een schuifplan hoe de kasten verschoven gaan worden en een plan voor het liften van kasten die op een nieuw stuk vloer moeten worden geplaatst en ga zo maar door.”
Paniek
Uiteraard zijn er ook projecten die minder voorbeeldig verlopen, bijvoorbeeld wanneer All IT Rooms wordt ingeschakeld wanneer het al flink is misgegaan. Denk dan aan stroomstoringen waarbij duidelijk wordt dat een of meer UPS’en defect zijn, of lekkende afvoerleidingen van hemelwater of sanitair, backups die niet worden gedraaid, verkeerde koeling waardoor het te warm wordt in de computerruimte. Kortom, achterstallig onderhoud of het geheel ontbreken daarvan. “De nood is dan echt hoog,” schetst Kok, “en alle registers worden dan opengetrokken. Vaak stappen wij juist dan even op de rem en vragen we aan de klant toch eerst even goed na te denken, in plaats van ad hoc allerlei ingrijpende maatregelen te nemen. Door de oorzaak van problemen weg te nemen, kun je een datacenter op een manier inrichten die past bij het bedrijf en die de komende jaren een solide basis vormt. Maar het is niet eenvoudig om die paniek eruit te halen bij de klant.”
Het echte werk
Overigens, vult Kok aan, is het bouwen van een computerruimte in zekere zin een relatief klein stuk van het hele traject. “Binnen twee tot drie maanden kan er een fonkelnieuw datacenter worden gebouwd, afhankelijk van de omvang en de complexiteit uiteraard. Maar daarna moet die ruimte minimaal tien jaar operationeel worden gehouden. Eigenlijk vraagt een klant ook niet om een robuuste en modulair uitbreidbare ruimte met servers, maar hij vraagt 24×7 beschikbaarheid van data. Wij blijven dan ook per definitie nauw betrokken bij de klant na de bouw voor service-onderhoud en het monitoren van de ruimte. Dit zijn onderhoudscontracten van vijf of tien jaar. Wij zeggen wel eens dat het echte werk eigenlijk pas na het bouwen begint.”
