“EOI is het ultieme management hulpmiddel”
In de vorige editie van ICT/Magazine lichtte Peter Scheltus, Global Strategy & Sales Director van IFS EOI het principe toe van de ‘digital twin’ van een organisatie. Het vormt de basis voor betere en snellere managementbeslissingen. Dit tweede deel beschrijft hoe die digital twin wordt gecreëerd.
IFS EOI (Enterprise Operational Intelligence) is het model-gedreven managementplatform dat de digital twin van je organisatie toont als stuur- en hulpmiddel voor de digitale transformatie. Scheltus: “Om organisaties in een ‘Continuous Improvement State’ te brengen, gebruiken wij drie kernstappen: Map, Monitor, Manage. De model engine van EOI mapt de organisatie (stap 1). Als je een goede Map hebt dan plotten we daar de performance data (zowel strategisch, operationeel, financieel als risico en compliance data) op met behulp van onze data engine – Monitor (stap 2). Je doet eigenlijk het licht aan. En met de executie engine wordt daadwerkelijk gemanaged (stap 3). Door een digital twin van je organisatie te creëren – waarin alle bewegende elementen altijd up to date zijn –, verkrijg je een heldere end-to-end view over de volledige keten. Dit kan vanuit iedere discipline (financiën, performance, compliance) en vanuit iedere rol (CEO, projectleider). EOI komt het best tot zijn recht in de wat grotere en complexere omgevingen. Hoe complexer de keten, hoe groter de toegevoegde waarde is die EOI kan leveren. Voor mij dekt de term ‘holistisch’ het beste de lading van het samenbrengen van al die verschillende businesselementen in één digital twin van je organisatie.”
De keten
Voor ieder bedrijf – of het nu de bakker om de hoek is of een wereldwijde financiële dienstverlener – geldt het hier afgebeelde model. Dit wordt de BizMap of Strategy Map genoemd. De stakeholders – de uiteindelijke bestaansreden van iedere organisatie – kun je onderverdelen in value driven (aandeelhouders/eigenaren) en constraint driven (toezichthouders, wetgever, certificaten). Stakeholders willen goede resultaten – operationeel, financieel of risico- en compliance-gedreven. Deze resultaten bereikt een organisatie dankzij klanten aan wie producten of diensten worden verkocht. Dat gebeurt via de saleskanalen en/of via directe delivery. De producten en diensten worden gecreëerd met behulp van de primaire processen, managementprocessen (het zetten van targets, governance) en support processen (managed IT, legal, HR). Deze processen worden getriggerd door inputs zoals klantaanvragen, nieuwe wetgeving, nieuwe systeemreleases. De leveranciers ten slotte maken de keten tot één geheel. Bij een goed geoliede keten zijn alle onderdelen op elkaar afgestemd.
Tot in detail
Scheltus vertelt dat als hij aan bijvoorbeeld vijf MT-leden vraagt om de bedrijfsstrategie op papier te zetten, hij vaak vijf verschillende versies terugkrijgt. “Maar om de operatie aan de strategie te kunnen verbinden, moet die uiteraard allereerst helder zijn. Hier helpt de BizMap fantastisch in. Deze wordt op basis van interviews en directe ketenmodellering gemaakt: de gedetailleerde versie is de basisketen van iedere organisatie. In de BizMap van de engine shop van onze klant Emirates zie je tot in detail alle onderhoudsservices die worden geleverd op vliegtuigmotoren, uitgesplitst naar type motor. Die services zijn onderverdeeld in contracttypes en deliverykanalen. Alle soorten klanten van de engine shop zijn eveneens in kaart gebracht. Strategische resultaten zijn een bepaalde turn-around-time, kwaliteit, productiviteit, financieel, kosten, margins, compliance enzovoort. Je kunt in de gemodelleerde processen desgewenst steeds dieper graven. De ui is af te pellen tot op operationeel niveau zodat de manager de echte oorzaken makkelijk kan vinden vanuit de strategie en ze op het juiste niveau kan oplossen.”
Het licht aandoen
Met de BizMap doe je als het ware het licht aan boven de keten. “Alle beschikbare data, zo ruw mogelijk – uit CRM, ERP, call centers, IoT of wat dan ook – krijgen een plekje in de strategiemap”, legt Scheltus uit. “Op basis van die data stelt EOI een betrouwbare weergave samen van de status van een specifiek onderdeel. Met de kleuren rood, geel en groen geeft het systeem aan of een onderdeel boven of onder de normen of targets presteert. Blauw betekent dat er helemaal geen data is. Toch is dat onderdeel belangrijk, anders stond het niet in mijn strategiemap. Veel BI- en data-discovery-tools werken volgens het ‘data up’-principe; plaatjes maken van data. Alleen heb je dan geen idee wat je mist. Door vanuit de context van je bedrijfsmodel ‘data-down’ te plotten, zie je automatisch welke data er wel toe doet en welke niet. Bovendien kom je er dan achter welke data nog ontbreekt. EOI is het ultieme management hulpmiddel. Anders dan statische managementrapporten is dit een levend verhaal. Doordat je het licht aandoet over een hypercomplexe keten heen, kun je betere beslissingen nemen en veel sneller overgaan tot de juiste actie.”
Versnelling
De aanpassingen in ruim 300 managementrapportages van een nieuw hypotheekproduct kostte een financiële dienstverlener voorheen ruim zes maanden. Dankzij de model-gedreven technologie van EOI hoeven de veranderingen en variabelen slechts één keer te worden gemodeleerd voor de verschillende rollen. Het systeem genereert vervolgens zijn eigen datawarehouse, zijn eigen bijbehorende cubes en zijn eigen cockpits. De rapportages kunnen nu in theorie binnen tien minuten worden aangepast! In de praktijk is er nog enige vertraging vanwege de benodigde accordering van diverse managers (governance model). Maar van zes maanden verwerkingstijd naar ongeveer een week is toch een opmerkelijke versnelling. Bovendien heb je 90 procent minder rapportenmakers nodig.
Oogsten
Een belangrijk onderscheid met BI is dat EOI een grondige root cause analysis faciliteert. “De oorzaak van ruim driekwart van alle problemen is te vinden in de processen”, vertelt Scheltus. “BI-tools kijken daar niet naar zoals EOI. De klassieke BI data discovery bestrijkt twee analyses: 1) descriptive (wat is er gebeurd?) en 2) diagnostic (waarom is het gebeurd?). De snelheid van veranderingen in de tegenwoordige businessarena dwingt organisaties om veel beter te worden in 3) predictive analytics (wat gaat er gebeuren?) en 4) prescriptive analytics (beslissingen en acties geautomatiseerd doen?). Een grote Chinese energieleverancier kan dankzij EOI accuraat voorspellen hoe de vraag naar elektriciteit zich gaat verhouden tot de inkoop van kolen. Wie al bij die eerste twee stappen direct aan de slag gaat met data-discovery-tools, bereikt nooit de stappen 3 en 4. Het is te vroeg om bij die eerste twee stappen groot te gaan oogsten. Alleen wanneer het hele plaatje compleet is, krijg je onmisbare steun bij het nemen van beslissingen en het daaraan verbinden van acties.”
Cockpit
Wanneer het samenbrengen van je bedrijfsmodel en de data is afgerond, kun je vanuit ieder denkbaar gezichtspunt of rol in de cockpits scenario’s spelen. Scheltus: “Dankzij de executie engine in EOI, die businessrules op je bedrijfsmodel en de bijbehorende performance toepast, kun je vooruit kijken. Daarbij heb je de zekerheid dat de digital twin van jouw organisatie een waarheidsgetrouwe en up to date weergave biedt van de werkelijkheid. Met EOI overzie je het hele veld van procesmodellering, data engines, executie en workflow management. Natuurlijk kan je bij iedere beslissing ook je buikgevoel en intuïtie laten spreken. Maar dat EOI helpt met snellere en betere beslissingen, is een feit.”
