Werken met gebruikte Microsoft volume licenties is de ideale manier om flink te besparen op IT-kosten. Slimme licentiescenario’s die veilig en juridisch waterdicht zijn, zorgen ervoor dat uitgaven tot wel 70 procent lager uitvallen. Ook hét stadsziekenhuis van Groot-Amsterdam, het OLVG, is overtuigd van de voordelen. “Voor ons is het de meest volledige manier om op termijn de onvermijdelijke stap naar de cloud te kunnen zetten.”
Ziekenhuizen in Nederland geven gemiddeld 40 procent van hun IT-budget uit aan software. Logisch dus dat ze zoeken naar mogelijkheden om softwarekosten terug te dringen, vooral in een tijd dat veel zorginstellingen financieel onder druk staan. Hoewel dit laatste niet voor het OLVG in Amsterdam geldt, is besparen door tweedehands licenties te gebruiken een interessante methode om IT-uitgaven in de hand te houden.
De mogelijkheid is relatief onbekend. De mythe dat softwarelicenties persoonsgebonden en niet overdraagbaar zijn, houdt hardnekkig stand. Helaas weet niet iedereen dat het Europees Parlement al in 2009 de voorwaarden heeft opgesteld waaronder doorverkoop van licenties is toegestaan. Dit werd in juli 2012 bekrachtigd en gefinetuned door het Europese Hof van Justitie. Hun baanbrekende arrest komt erop neer dat de handel in tweedehands licenties net zo legaal is als die in boeken of cd’s .
De uitdaging
Arne Hermann maakt deel uit van een team van zes inkopers bij het OLVG. Toen recent het contract met Microsoft afliep, was dat reden om de licentieportefeuille nog eens goed tegen het licht te houden. Er waren al eerder positieve ervaringen geweest met tweedehands licenties. Deze optie hield inkoop daarom ook zeker in het achterhoofd. “We zijn allereerst met Microsoft om tafel gegaan over hoe de toekomst eruit zou moeten zien”, vertelt Hermann. “Microsoft biedt nu vooral cloud-producten aan. Het is dus logisch dat dit onderwerp van gesprek was.”
Al langere tijd voelen ICT-inkopers van ziekenhuizen zich onder druk gezet door Microsoft. Volgens hen pusht de softwareaanbieder de overgang naar de cloud, om de opbrengsten per ziekenhuis structureel te verhogen. Microsoft biedt een optimale werkomgeving, maar die is niet altijd nodig. Onder dit verkoopbeleid zijn kostenstijgingen van 30 tot 40 procent geen uitzondering. Ziekenhuiskoepel NVZ omschrijft het Microsoft-advies nogal voorzichtig als een ‘erg duur aanbod’.
Ziekenhuizen met rug tegen de muur
Doordat in ziekenhuizen veel processen met Microsoftproducten zijn ingericht, is het lastig om over te stappen naar andere aanbieders. Wanneer Microsoft stopt met de ondersteuning van oudere systemen – iets wat regelmatig gebeurt – en het ziekenhuis niet meegaat in de beoogde upgrades, dan komt de zorgverlening in gevaar. Microsoft Nederland erkent wel dat klanten licentiemodellen ‘als complex ervaren’ en dat ziekenhuizen ‘spanning op de balans kunnen ervaren’ vanwege cloud-investeringen. Naar eigen zeggen wil Microsoft ziekenhuizen meenemen naar de cloud, omdat dit hun productiviteit zou vergroten. Dat er eigenlijk geen alternatief is, bestrijdt Microsoft. “Ze kunnen morgen bij ons weg als ze zouden willen.”
Hermann ziet het als zijn taak om het IT-budget goed te bewaken. Hij vroeg aan drie partijen of er ook andere, voordeliger scenario’s denkbaar zijn. Eén van hen sprong er direct uit: License Partners. “Dat komt door hun proactieve houding”, zegt Hermann. “Ze wachten niet af maar komen direct zelf met ideeën.”
De oplossing
License Partners adviseerde OLVG om de eerstkomende jaren tweedehands licenties af te nemen. Dat scheelt niet alleen flink in de directe kosten, het ziekenhuis koopt er als het ware ook tijd mee. Er is daardoor meer gelegenheid om de migratie naar de cloud zorgvuldig te laten verlopen. En als kers op de taart koopt License Partners de licenties weer terug, die te zijner tijd overtollig zijn geworden. Dit betekent niet dat Hermann de voordelen van de cloud uit het oog verliest. “IT wordt complexer”, weet hij. “Er zijn steeds meer mensen nodig om systemen in de lucht te houden, waardoor uitbesteden onvermijdelijk is. De cloud biedt ook flexibiliteit, je kunt eenvoudig op- en afschalen als je meer of juist minder gebruikers hebt. Daarom maken we zeker die stap, alleen doen we dat niet zo snel als het bedrijfsleven.”
Dat het ziekenhuis het advies van Microsoft niet direct opvolgt, heeft volgens de inkoper niet alleen met kosten te maken. Wat ook meespeelt, is dat Office 365 voor de meeste medewerkers niet het centrale systeem is waar ze dagelijks mee werken. Wel is een toepassing als de SQL server (relationeel databasebeheer) zeer belangrijk voor OLVG. “De meesten van onze medewerkers, werken in ons Elektronisch Patiënten Dossier. Dat EPD is erg belangrijk bij ons.”
Zorgprofessionals zoals artsen en verpleegkundigen, gebruiken EPD-systemen om gegevens van patiënten in te verwerken en op te slaan. Alle medewerkers die daartoe bevoegd zijn, kunnen gegevens inzien en met elkaar uitwisselen. EPD-software werkt echter meestal niet zomaar in de cloud. Vaak moet de applicatie grondig worden verbouwd om op een externe server te kunnen draaien. “Een bank zal misschien eerder voordelen hebben bij de cloud van Microsoft, omdat Office voor hen primaire software is. Voor ons ligt dat net iets anders.”
De voordelen
Mede dankzij de ondersteuning van License Partners beschikt het OLVG nu over een pasklaar ‘groeiplan’, zoals Hermann het noemt. “We hebben samen een strategie uitgestippeld die ons zo voordelig mogelijk naar de cloud brengt.” Een ander pluspunt van de samenwerking dat Hermann benoemt, is dat License Partners ‘behoefte gedreven’ werkt en niet zozeer sales gedreven. “Er zijn Microsoft partners die zich vooral richten op het verkopen van licenties waarna het contact sterk afneemt. License Partners houdt eigenlijk voortdurend contact en denkt steeds met ons mee over wat het voordeligst is voor óns. Ze luisteren goed, begrijpen hoe onze organisatie in elkaar zit en snappen waar onze uitdagingen liggen.”
Behalve met ICT-inkoop heeft License Partners ook contact met ICT-management. Hen adviseren ze over de beste technische inrichting, zodat gebruikers alles uit de beschikbare software halen. Hermann: “Ze laten ons zien hoe je bestaande licenties optimaal benut en welke licenties overtollig zijn. Het is prettig dat ze dat niet op een opdringerige manier doen.” Hij kan dan ook iedereen aanraden om de overdacht van tweedehands Microsoft licenties aan License Partners over te laten. De in- en verkoop is gebonden aan allerlei voorwaarden, wat het tot echt specialistenwerk maakt. License Partners kent alle juridische ins en outs.
“Gebruikte licenties moeten natuurlijk wel in je strategie passen”, vindt Hermann. “Kernvraag is of je al die extra functionaliteiten die meekomen met de nieuwste licenties echt nodig hebt. In de nieuwste versie van Word zijn misschien veel nieuwe lettertypes toegevoegd, die je nooit gaat gebruiken. Je betaalt daar wel voor. Een oudere versie werkt op dit moment voor ons net zo goed, maar kost minder. Bovendien verstrekt Microsoft nog lang updates op software, zodat die altijd werkt en veilig is. Het is ook niet zo dat een eerdere versie trager is. Snelheid hangt meer af van de servers waarop software draait. Ik zie het zo: je koopt toch ook geen 30-delige home-cinema-set als je op een kamertje van drie bij vier woont?”
Benieuwd naar wat License Partners voor uw organisatie kan betekenen?
License Partners kunt u bereiken op 036-5385709 of mail naar info@licensepartners.nl
Kijk voor meer informatie op de website: www.licensepartners.nl
Over License Partners
Begonnen als pionier van in- en verkoop van gebruikte Microsoft licenties, is License Partners uitgegroeid tot een gewaardeerd adviseur als het gaat om hybride licentiescenario’s. De verstrekte adviezen en second opinions voldoen volledig aan de daarvoor geldende Europese Richtlijnen. Als marktleider in de Benelux ontzorgt License Partners organisaties volledig op het gebied van Microsoft licenties.
Lees meer
