Traditioneel was Carante Groep gewend om vanuit domeinen te opereren: HR, financiën, ICT, huisvesting, zorgontwikkeling. Natuurlijk werkten die al volop samen. Maar het bleven verschillende werelden.
Die cultuur begint nu te verdwijnen. De processen binnen de organisatie – en niet de domeinen – worden leidend, met de lijnmanager als spin in het web. In die omslag gaan data een steeds belangrijkere rol spelen, denkt Joris van Wijngaarden, Manager Financiën, Informatisering en Automatisering. “Een lijnmanager moet over de juiste data beschikken om medewerkers optimaal in te kunnen zetten en de cliënt optimaal te kunnen bedienen.”
Shared service center
Carante Groep is een samenwerkingsverband van twaalf zelfstandige organisaties in de care-sector. Een uniek concept in Nederland. Het begon ooit met het centraliseren van de salarisadministratie en inmiddels zorgt Carante Groep ervoor dat alle aangesloten zorginstellingen efficiënt worden ondersteund op het gebied van onder meer HR, ICT en financiën. “Je kunt het met een shared service center vergelijken,” legt Van Wijngaarden uit.
De bezuinigingen in de zorgsector raken ook Carante Groep. Van Wijngaarden: “We staan voor de uitdaging om dezelfde kwaliteit te blijven leveren met 15 tot 20 procent minder inkomsten. Daardoor wordt het steeds belangrijker om personeel zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dat dwingt je om gezamenlijk vanuit processen te denken en niet zozeer vanuit domeinen zoals HR of financiën. Het doet er steeds minder toe aan welk domein een proces raakt. Waar het om gaat, is dat je samen het proces optimaliseert. En vooral: met de cliënt centraal.”
Data in de lijn
In de praktijk betekent dat: de informatievoorziening zodanig inrichten dat de juiste data op het juiste moment voorhanden zijn – daar waar de keuzes en beslissingen de meeste impact hebben op de zorg voor de cliënt. In de lijn dus, bij de zorgmanager. Verzuimmanagement, roosterplanning: het zouden volgens Joris van Wijngaarden geen HR-tools moeten zijn, maar verantwoordelijkheden van de manager.
“Stel dat er een roosterplanning moet worden gemaakt. Wanneer je als zorgmanager weet wat de zorgvraag is, hoeveel verzorgenden er beschikbaar zijn, wat hun specifieke kwaliteiten zijn en hoeveel budget je hebt, dan heb je voldoende informatie om een roosterplanning te maken. Een telefoontje naar HR of naar de boekhouding is dan niet meer nodig. We moeten ervoor zorgen dat zorgmanagers de juiste tools, data en devices in handen krijgen om dit soort zaken zelf te regelen.”
Loslaten en vertrouwen
Vaak zijn de juiste data al voorhanden binnen de organisatie om zo’n werkwijze mogelijk te maken. Maar het vraagt er wel om dat HR en financiën die data beschikbaar maken voor de zorgmanager. Dat is een kwestie van loslaten, zegt Van Wijngaarden. En dat vraagt om vertrouwen. “Het is heel menselijk om vast te houden aan het traditionele domeindenken en zaken bij je eigen afdeling te houden. Maar uiteindelijk zijn we er niet voor onszelf. Uiteindelijk draait het om een optimale zorg voor de cliënt. Elke bestede euro moet zoveel mogelijk in de zorg voor de cliënt – en niet in overhead – gaan zitten. Dat betekent dat we met elkaar meer vanuit het primaire proces moeten gaan denken.”
Voor de zorgmanagers betekent dit een nieuwe rol, die nieuwe competenties vereist. En daar is dan weer een belangrijke rol voor HR weggelegd, denkt Van Wijngaarden. “Training en ontwikkeling zijn essentieel.” Carante Groep investeert daarbij in moderne leervormen, zoals e-learning. “We willen het onze mensen zo gemakkelijk mogelijk maken om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen, waar en wanneer hen dat uitkomt.”
De opkomst van de data-analist
Naast het beschikbaar maken van data in de lijn, krijgt ook het analyseren van dwarsverbanden tussen data steeds meer aandacht. Carante Groep brengt allerlei informatie samen in een centrale data-warehouse. Ook vinden er benchmarks plaats tussen de verschillende zorginstellingen die zijn aangesloten bij de Carante Groep. Op financieel gebied haalt Van Wijngaarden daar al veel inzichten uit. Maar als het om HR-data gaat, staan dit soort analyses en benchmarks nog in de kinderschoenen. “Terwijl het bijvoorbeeld heel waardevol zou zijn om inzicht te krijgen in het verband tussen verzuim, de kwaliteit van de zorg en incidentmeldingen. Op basis daarvan kunnen we KPI’s benoemen en ons beleid gerichter aanpassen om verzuim te verlagen en incidenten terug te dringen.”
De komende jaren gaat hier meer aandacht voor komen door de noodzaak van meer efficiëntie, verwacht Van Wijngaarden. Eén van de aangesloten zorginstellingen heeft al een data-analist aangesteld, om meer uit de beschikbare data te halen. Het is volgens Van Wijngaarden een kwestie van tijd voordat andere zorginstellingen volgen.
Randvoorwaarde is wel dat je privacy en security goed op orde hebt, benadrukt Van Wijngaarden. “We moeten er zeker van zijn dat onze digitale infrastructuur veilig is en dat de privacy van medewerkers en cliënten is geborgd. Daar kun je geen concessies in doen. Alles draait om vertrouwen.” Daarom is het ook belangrijk om de administratieve basis op orde te hebben, voegt hij daaraan toe. “In de dertig jaar dat ik hier nu werk, is de salarisverwerking altijd vlekkeloos verlopen. Medewerkers kunnen er van op aan dat ze hun salaris op tijd gestort krijgen. Als je vooruit wil als organisatie, moet eerst het fundament stevig staan.”
Dit artikel is een publicatie uit het Raet HR Benchmark onderzoek 2014-15.
