Nederlandse ziekenhuizen hebben moeite met het beschikbaar maken van gebruikershandleidingen van apparatuur en hulpmiddelen voor hun zorgmedewerkers direct op de werkvloer. Maar ze zijn er wel wettelijk toe verplicht. René Vertegaal, Manager New Business van eqube, vertelt hoe zijn bedrijf in nauwe samenwerking met ziekenhuizen de oplossing voor dit probleem heeft gevonden.
Het ‘Convenant veilige toepassing van medische technologie in de medisch specialistische zorg’ (2e druk) is helder: in Nederlandse ziekenhuizen moeten apparaten en hulpmiddelen op een veilige en deskundige manier gebruikt worden, door getraind personeel. Niet alleen is het Convenant helder, het is ook – in toenemende mate – dwingend. Daar zorgt de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) wel voor. Want sinds 1 januari 2016 zijn sancties verbonden aan het herhaald niet voldoen aan het Convenant.
Speelveld en probleem
Deskundig en veilig gebruik veronderstelt dat de gebruikers – zoals medisch specialisten, OK-staf, verplegend personeel – weten hoe apparaten en hulpmiddelen werken. En dat ze, als er iets hapert of onduidelijk is, de handleiding of documentatie van het betreffende apparaat of hulpmiddel kunnen raadplegen. Dat is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. “Wij hebben in Nederland zo’n 85 ziekenhuisorganisaties”, weet Vertegaal, “ongeveer 800 leveranciers van hulpmiddelen en apparaten, en zo’n 500.000 zorgmedewerkers en potentiele gebruikers. Elk ziekenhuis heeft 10.000 of meer hulpmiddelen en apparaten waarvoor de gebruikers bekwaamheid moeten aantonen. Ziedaar het speelveld, ziedaar ook het probleem.”
In samenwerking met Het Erasmus MC, het Radboud en het Martini Ziekenhuis bouwde eqube de structuur voor de database en vulde deze met gebruikershandleidingen. Daarbij begon eqube met de zogenaamde ‘hoog-risico producten’. “Inmiddels bevat de database zo’n 4300 documenten van 3500 apparaten/hulpmiddelen”, aldus Vertegaal, “en dit aantal groeit hard.”
Net als Google
Zorginstellingen vonden het lastig om de vereiste handleidingen beschikbaar te krijgen voor hun medewerkers. Ook het beheer en actueel houden van handleidingen blijkt meer werk dan verwacht. Vertegaal: “Via eqube kan iedereen eenvoudig handleidingen raadplegen. Omdat wij het volledige beheer verzorgen, realiseren aangesloten ziekenhuizen bovendien een besparing in tijd en geld.” Gebruikers gaan naar de online eqube-portal. Als zij vanuit hun zorginstelling de portal benaderen, is inloggen niet nodig. “Wij bieden ook een integratie aan met samenwerkingssites zoals SharePoint en we kunnen koppelen met onderhoudsbeheersystemen zoals Ultimo.” Op verschillende manieren kunnen handleidingen opgezocht worden. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op ‘merk’ of ‘model’, zoals ‘Alaris GH’, of door te zoeken op een abstracter niveau, zoals ‘spuitpomp’, of ‘echo apparaat’. Het combineren van deze zoektermen is uiteraard ook mogelijk. De intelligente zoekmachine maakt het zeer gemakkelijk om de juiste handleidingen te vinden. “Het werkt net als Google”, vertelt Vertegaal.
Het digitaal beschikbaar stellen van gebruikershandleidingen is nog maar een eerste stap. Hierna wil eqube e-learnings en klassikale scholing van fabrikanten/leveranciers gaan aanbieden aan gebruikers. Daarbij komt het goed van pas dat het opleidingsbedrijf E-Wise de andere oprichter is van eqube. Dit is de grootste online nascholer op medisch terrein.
“Het Convenant eist aantoonbare bevoegdheid en bekwaamheid. In alle opzichten zorgt eqube daarvoor”, besluit Vertegaal.
Ervaringen
Frank Hilt, Hoofd Beheer & Advies, Cluster Medische Technologie & Klinische Fysica, UMC Utrecht
“Ik juich zowel de gedachte achter eqube toe als de uitvoering ervan. Het biedt een mooi platform met grote efficiency voordelen. Momenteel zijn veel ziekenhuizen afzonderlijk van elkaar druk met hetzelfde, namelijk handleidingen verzamelen en ontsluiten voor hun medewerkers. Daarbij worden apparaten en hulpmiddelen steeds complexer. Als straks de leveranciers zelf de documentatie gaan aanleveren en updaten, zoals de bedoeling is, dan wordt het helemaal aantrekkelijk. Het doel is uiteindelijk dat alle apparaten en hulpmiddelen die UMC Utrecht gebruikt ook opgenomen zijn in eqube.”
Jan Middelhoven, Deskundige medische hulpmiddelen ziekenhuis Gelderse Vallei
“Ik ben erg content met eqube. In het kader van het Convenant Medische Technologie liepen we tegen een aantal zaken aan, zoals het feit dat gebruiksinstructies vaak alleen op papier beschikbaar zijn. Daar kijkt dan geen hond naar. Alleen bij een storing wordt gevraagd naar een manual, die dan niet altijd beschikbaar is, of men weet niet waar deze is gebleven. Met eqube zitten de handleidingen handig en doorzoekbaar in een digitaal systeem. We starten nu met de hoog-risico producten uit Klasse 3, maar er zijn ook Klasse 1 producten die bij verkeerd gebruik een risico opleveren. Die nemen we ook nu al zoveel mogelijk mee. Het is een goede zaak dat niet ieder ziekenhuis het wiel zit uit te vinden, maar dat de informatie in een centrale databank wordt ondergebracht, die voor iedereen raadpleegbaar is.”
Corné Pijpers, Hoofd afdeling Medische Technologie, Amphia Ziekenhuis
“Wij waren als ziekenhuis op zoek naar een goede manier om te voldoen aan het Convenant. En er was ook nog haast bij. Dus eqube kwam voor ons als geroepen. In ons ziekenhuis werden gebruikershandleidingen bewaard op verschillende plaatsen, soms digitaal, soms op papier. Bovendien heeft niet iedereen toegang tot bepaalde digitale systemen. Terwijl volgens het Convenant dus wel iedereen die hulpmiddelen gebruikt, toegang moet hebben tot de handleidingen. Bij ons gaat het om zo’n 4500 gebruikers en ongeveer 2600 verschillende typen apparaten, dus minimaal 2600 gebruikershandleidingen. We gebruiken eqube nu nog maar een paar weken. Maar op zo’n 80 handleidingen na, zitten al die handleidingen nu al in het systeem!”
Peter Vlas, Manager Medische Technologie, Martini Ziekenhuis
“Binnen het Martini Ziekenhuis hadden wij de behoefte om gebruikershandleidingen centraal ontsloten en beheerd te krijgen, mede door de keiharde eis vanuit het Ministerie om deze beschikbaar te stellen aan de gebruikers. Wij hebben eqube gecombineerd met de Sharepoint-oplossing die we hier al gebruikten. Zo kunnen onze medewerkers eqube gebruiken in een vertrouwde omgeving. Het zoeken is erg intuïtief, het is net Google. En bij de treffers worden niet alleen gebruikershandleidingen gepresenteerd, maar ook interne documenten uit ons ziekenhuis, zoals bijvoorbeeld wetenschappelijke publicaties van onze medisch specialisten, of onze eigen protocollen. Plaatjes erbij, wat wil je nog meer? Het resultaat: supertevreden gebruikers en management!”
