“Personeel in de zorg is te veel tijd kwijt aan administratie.” Een zin die we vaak horen, en juist in deze periode extra relevant. Tijd die ze beter kunnen besteden aan het verlenen van zorg, welke juist nu zo belangrijk is. In tijden van een gezondheidscrises is niets belangrijker dan de zorg goed organiseren en kerntaken te scheiden van administratieve taken. Technologisch gezien zijn er genoeg oplossingen om hierin ondersteuning te bieden, maar is dit snel te realiseren?
In deze blog beschrijven wij verschillende problemen met betrekking tot administratieve werkzaamheden, maar komen we ook met een oplossing zodat zorgpersoneel zoveel mogelijk tijd heeft om kwalitatieve zorg te verlenen.
Druk op het personeel
Het tekort aan personeel in de zorg neemt steeds verder toe. Met als gevolg dat de kwaliteit van de zorg verder afneemt en niet de juiste focus kan worden aangebracht. Naast het oplopende tekort in de zorg, staat door COVID19 de zorg nog verder onder druk. Dit kan op termijn leiden tot verdere uitval van zorgpersoneel, waardoor het probleem alleen maar groter wordt. Daarnaast hebben overheidsmaatregelen ervoor gezorgd dat sinds de afgelopen jaren veel zaken geadministreerd moeten worden, wat de daadwerkelijke tijd voor fysieke zorg niet ten goede komt. Om deze reden zoeken Zorgorganisaties naar manieren om medewerkers op het gebied van administratie te ontlasten en de administratieve druk bij hen weg te nemen of te beperken.
Hoge kosten
Administratieve taken gaan aan de ene kant ten koste van kwalitatieve zorg. Aan de andere kant kosten administratieve handelingen op jaarbasis veel geld. Zorgpersoneel is verplicht om bepaalde zaken administratief vast te leggen en zijn daar veel tijd aan kwijt. Het ontbreken van juiste softwareoplossingen rondom administratieve taken wordt ook vaak als hinderlijk ervaren. Daar bovenop kunnen (door de berg aan administratieve werkzaamheden) er tevens minder patiënten verzorgd worden, wat weer kan leiden tot een toename in gezondheidsklachten voor kwetsbare groepen. Het is duidelijk waar hierin het streven ligt, namelijk het beperken van administratieve werkzaamheden en het verhogen van de fysieke kwalitatieve zorg.
Aanpakken administratieve last
De Argumentenfabriek heeft een onderzoek uitgevoerd onder 3.000 medisch specialisten naar de impact van administratieve last binnen de zorg. Een aantal zaken vallen hier direct in op. De medisch specialisten gaven aan ruim 40% van hun tijd te besteden aan administratie. Van deze administratieve taken werd slechts 36% gezien als zinnig. Daarnaast vindt men dat 61% van de taken te veel tijd kost. Verder geeft 94% van de respondenten aan dat administratie niet helpt in het verhogen van het werkplezier.
Ook blijkt dat ICT-systemen niet voldoende ondersteuning kunnen bieden om het administratief makkelijker te maken. Het overgrote deel van de respondenten geeft zelfs aan dat ze sommige zaken dubbel moet invullen. Door de druk op de administratie worden er sneller fouten gemaakt, wat leidt tot extra frustratie op de werkvloer, discrepantie in data en het starten van verkeerde protocollen.
Enerzijds zou je kunnen stellen dat de overheid een belangrijke rol speelt in het beperken van de administratieve last in de zorg. Hierin zou een reorganisatie van administratieve taken een mogelijkheid kunnen zijn, waarbij enkel de broodnodige taken bij het zorgpersoneel worden neergelegd.
Desalniettemin blijft de druk onverminderd groot, zolang er geen maatregelen worden getroffen. Juist in deze uitdagende tijd is het belangrijk om de juiste focus te houden en niet overbelast te worden door overbodige taken.
Digitalisering de oplossing: RPA en AI
Doordat administratieve taken in de zorg vaak een repeterend en handmatig karakter hebben, zou de inzet van Robotic Process Automation (RPA) software een mooie oplossing kunnen zijn. RPA stelt zorginstellingen in staat slimmer te werken door repetitieve, handmatige taken te automatiseren. De tijd van de werknemer wordt hiermee verplaatst van administratieve taken naar taken met daadwerkelijk toegevoegde waarde. Hierdoor zal de productiviteit van medisch specialisten enorm toenemen en kan zorgpersoneel zich juist in crisistijden focussen op het leveren van kwalitatieve zorg. RPA is dan ook een goede oplossingen voor het proactief verwerken en managen van administratieve taken.
Geschikte processen
RPA software is in staat om repetitieve en handmatige taken te automatiseren. Dit kan een individuele taak of een heel proces omvatten. Of een proces geschikt is om te automatiseren met RPA-software kan aan de hand van de volgende eigenschappen worden geïdentificeerd:
Manuele en repetitieve processen. Processen die met regelmaat lopen (dagelijks, wekelijks), waar veel manueel werk aan te pas komt en gevoelig is voor fouten, door bijvoorbeeld foutieve data invoer.
Processen gebaseerd op regels. Activiteiten met duidelijke instructies, met beslissingen op basis van gestandaardiseerde en voorspellende regels.
Weinig uitzonderingen. Activiteiten met een laag aantal uitzonderingen binnen het proces en die leiden tot verschillende afhandelingsprocedures.
Standaard invoertype. Processen geactiveerd door standaard en consistente invoer. Deze moeten zo mogelijk van een leesbaar type zijn (Excel, Word, e-mail, XML …). Tevens ook geactiveerd door minder gestructureerde types documenten, welke aan de hand van Optical Character Recognition (OCR) kunnen worden herkent en geïnterpreteerd.
Hoge volumes. Processen met een hoog transactievolume en met een hoge frequentie plaatsvinden.
Volwassen en stabiele processen. Goed gedocumenteerde, stabiele en voorspelbare processen.
Voorbeelden toepassingen gezondheidszorg
Elektronische patiëntendossiers
Juist in deze tijd is het belangrijk een goed overzicht te houden van uw patiënten. Vaak wordt dit inzicht belemmerd omdat informatie niet altijd up-to-date is, waarop zorginstellingen hun beslissingen baseren. RPA zorgt voor het stroomlijnen en versnellen van deze processen, waardoor u sneller en betrouwbaarder data kunt raadplegen.
Beveiligen medische gegevens
Met de uitwisseling van data kunnen er fouten ontstaan. Dit dient ten alle tijden vermeden te worden, aangezien het gaat om zeer gevoelige informatie. Dankzij regel gebaseerde processen, kan een robot precies de taken uitvoeren welke hem getraind zijn. Aangezien een robot zijn eigen inloggegevens heeft, kan er niet mee gefraudeerd worden. Daarnaast is, door middel van een complete zogehete ‘audit trail’, terug te vinden wat de robot stap voor stap heeft gedaan en wanneer. Daarnaast is een robot in staat om aan de hand van regels, autorisaties toe te wijzen aan bepaalde gebruikers. Zo heeft bijvoorbeeld een chirurg andere systeemtoegang dan een verpleegster.
Klacht- en schadeafhandeling
Een gestroomlijnd proces rondom klachten- en schadeafhandeling heeft als voordeel dat er weinig administratieve werkzaamheden aan te pas komen. Er bestaan namelijk verschillende systemen om schades in vast te leggen. Het is dan wel zo fijn dat een robot overweg kan met meerdere systemen en op basis van vooraf gedefinieerde regels de juiste beslissingen maakt. Hierdoor zullen processen eerder, sneller en foutloos worden doorlopen. Ook kunnen claims dan direct worden verwerken en hiermee kan worden voorkomen dat claims niet of te laat worden ingediend.
Ook maakt de software het eenvoudig om het aantal claims en klachten bij te houden, doordat de data up to date is. Dit geeft de zorginstelling een beter beeld van de huidigesituatie en kan de instelling op basis van betrouwbare cijfers doelstellingen formuleren of bijsturen.
Coördineren personeelsbezetting
In extreme tijden waarin er veel gevraagd wordt van het personeel, is het belangrijk om de personeelsbezetting goed in kaart te hebben en deze real-time te kunnen te beheren. Je wilt ten alle tijden voorkomen dat mensen te veel uren draaien en ziek thuis komen te zitten. Het ideale scenario is om de planning en de coördinatie van in te zette mensen automatisch te organiseren.
Hierdoor worden op een structurele wijze personeel ingezet. Vaak zijn er meerdere systemen benodigd om voor een goede vastlegging te zorgen. RPA kan hier probleemloos, veilig en snel mee omgaan. Met RPA zorgt u er met deze werkwijze voor dat de druk op het personeel eerlijk wordt, handmatige processen automatiseert en toch inzicht en controle houdt over de werkzaamheden.
Overige voorbeelden
Naast bovenstaande voorbeelden kan RPA nog veel meer processen automatiseren of ondersteuning bieden aan zorginstellingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: het automatisch synchroniseren van verschillende systemen of het eenvoudig invoeren en controleren van patiënt-gegevens en -prestaties. Maar ook het verwerken en verzenden van bed en werkplanningen of het automatisch verwerken van verwijsbriefjes.
Geïnteresseerd?
Herkent u zich in bovenstaande processen of oplossingen en bent u benieuwd wat Dynatos voor uw organisatie kan betekenen? Bezoek dan onze website www.dynatos.com voor meer informatie of neem contact met ons op en wij helpen u zo snel mogelijk.
