Werken met Use Cases in ziekenhuizen

CAM realiseert verregaande standaardisatie

Processen binnen ziekenhuizen zijn complex. Er zijn veel medewerkers met uiteenlopende functies en taken bij betrokken en allen maken ze in meer of minder mate gebruik van ICT. Om te voorkomen dat het ontsluiten en het beheer van een omvangrijk applicatielandschap een onmogelijke opgave wordt, is standaardisatie onvermijdelijk. Daarom zet CAM IT Solutions ‘Use Cases’ in.

Veel partijen – patiënten, verpleegkundigen, artsen, management, onderzoekers, medewerkers van het lab of de administratie – nemen in een ziekenhuis deel aan ingewikkelde processen. Om al deze mensen en processen op iedere plek binnen en buiten het ziekenhuis adequaat te ondersteunen, is IT inmiddels een onmisbare factor geworden. Beheer, security en performance moeten betrouwbaar blijven. Met Use Cases tracht CAM de resterende kloof te dichten die bestaat tussen de techniek van de CAMCUBE en de functionele behoefte binnen ziekenhuizen.
Een CAM Use Case is in essentie een gestandaardiseerde functionele beschrijving van hoe de CAMCUBE kan worden gebruikt. Op basis van jarenlange ervaring in de zorgsector heeft CAM een aantal van deze Use Cases ontwikkeld.

Functionele invulling

Er komt nogal wat bij kijken om de IT-ondersteuning op niveau en up-to-date te houden. Naast de vertrouwde on-premise applicaties groeit het aantal applicaties dat in de cloud draait. Medewerkers gebruiken niet meer alleen de (virtuele) desktop als werkplek, maar ook mobiele werkstations zoals de cow (computer on wheels), tablets en smartphones. Ook moet het volledige concept van Hospital at Home en de ambulante medewerkers worden bediend. Daar komt bij dat de zorgprocessen voortdurend veranderen.
Met hun platform, de CAMCUBE, verzorgt CAM al vele jaren de techniek achter de ontsluiting van applicaties voor ziekenhuizen. Nu gaat CAM nog een flinke stap verder met de Use Cases, waarmee de werkplekken in ziekenhuizen worden gestandaardiseerd. De Use Cases zijn wat dat aangaat de functionele invulling van de techniek. Hoe CAM de techniek verzorgt achter de ontsluiting van applicaties op de verschillende werkplekken via de CAMCUBE, komt in het overleg met het ziekenhuis nauwelijks meer ter sprake. Het is niet meer nodig, omdat het gesprek dankzij de Use Cases zich focust op functionaliteit. Wat heeft wie, wanneer en waar nodig op welk device?

Standaardisatie in het kwadraat

CAM is niet langer alleen in gesprek met de IT-manager. Nu kunnen ook de CMIO en leden van de Raad van Bestuur volledig aanhaken bij de discussie over de inzet van Use Cases. En CAM kan vanuit de gestandaardiseerde service meedenken met het ziekenhuis over gewenste oplossingen. Kortom, het ziekenhuis kan zich samen met CAM richten op het toepassen van IT als ondersteuning van het zorgproces, zonder zich bezig te hoeven houden met de technische invulling van zaken.
De Use Cases worden niet toegewezen aan individuele personen, maar aan zogeheten persona’s (zie hierover ook enkele CAM white papers1). Een persona is een groep medewerkers met een gemeenschappelijke (IT-)behoefte. Deze vorm van standaardisatie richt zich dus niet op het onderscheid in functie. De persona’s worden door de ziekenhuizen zelf samengesteld. Gebruikers worden gekoppeld aan persona’s en deze worden vervolgens gekoppeld aan Use Cases. Een medewerker (of beter: diens persona) kan door de dag heen verschillende Use Cases gebruiken: op de poli, ambulant én op de cow. De Use Cases zijn de abstractie van het platform en de persona’s zijn de abstractie van het zorgproces. Het is in feite standaardisatie in het kwadraat.

Monitoring en innovatie

CAM verzorgt de monitoring en innovatie op de drie onderstaande gebieden:
1. De ontwikkelingen binnen de zorg,
2. De innovaties van de kant van de techniek,
3. Wat er gebeurt op het gebied van wet- en regelgeving.
CAM maakt dus voor ziekenhuizen de vertaling naar de techniek. Het is de expertise van CAM om de functionele wensen van een ziekenhuis optimaal te verzorgen. Daarbij hoeft het ziekenhuis zich niet langer in de technische know-how te verdiepen.
De volgende vier elementen bepalen de samenstelling van een Use Case: 1) Het zorgproces/de persona, 2) de applicatie, 3) de locatie en 4) het apparaat. Bijvoorbeeld: een arts wandelt van spreekkamer naar spreekkamer en bekijkt ondertussen op zijn iPad de benodigde informatie van zijn volgende patiënt. Dat is (1) de persona (de arts) en het proces (de wandeling naar een andere locatie); (2) de applicatie is het EPD waarin hij informatie raadpleegt; (3) de locatie is de gang waar de arts loopt; (4) het apparaat is de tablet. De IT-ondersteuning voor deze situatie ligt vast in een gestandaardiseerde Use Case. Hiermee faciliteert CAM het volledige ziekenhuis, van de operatiekamer tot de receptie. Door de koppeling met persona’s kan praktisch iedere denkbare IT-situatie in een ziekenhuis direct worden ingezet. Hierbij worden geen concessies gedaan aan wat een persona op een bepaalde werkplek nodig heeft. De functionele differentiatie is optimaal, terwijl de techniek achter de schermen wordt geüniformeerd.

De virtuele werkplek

Een Use Case die door alle ziekenhuizen wordt ingezet, is de virtuele werkplek die de zorgmedewerker door het hele ziekenhuis kan aanroepen. De zorgprofessional logt de eerste sessie aan met tweefactor authenticatie; door middel van een pasje, een wachtwoord en/of pincode. De persona bepaalt de toegang en mutatieniveaus tot bijvoorbeeld het EPD, internet en enkele essentiële KA-applicaties. Uitloggen gebeurt door nog eens met het pasje over de sensor van de paslezer te gaan. Bij de volgende inlog op een andere werkplek – een behandelkamer, de balie van de poli of een kantoorruimte – is slechts het pasje nodig en de tweede factor van de authenticatie (een code via sms of gebruikersnaam en wachtwoord) om het werkstation te ontsluiten2. Pas aan het einde van de werkdag wordt de sessie volledig uitgelogd. Wanneer de zorgmedewerker mobiele IT-ondersteuning nodig heeft, kan dat. De gebruikte sessie blijft dezelfde, alleen is de Use Case van vaste werkstations door het hele ziekenhuis (roaming werkplek) veranderd naar een verplaatsbare werkplek (cow).

Blijvende ontwikkeling

CAM kan deze gestandaardiseerde functionaliteit aanbieden omdat ziekenhuizen in grote lijnen dezelfde processen hebben. Daarom zijn de meeste workflows inmiddels in een bestaande Use Case ondergebracht. Aangezien de ontwikkelingen binnen de zorg, op het gebied van technologie en qua wet- en regelgeving nooit stil staan, blijven de Use Cases mee ontwikkelen. Dit kan samenhangen met nieuwe technologie, nieuwe wet- en regelgeving of innovaties in het werkproces binnen het ziekenhuis. Wanneer CAM een bepaalde slimmere werkwijze in ziekenhuis A in een Use Case verwerkt, kan dat toegevoegde waarde leveren voor ziekenhuis B en C (zie het kader ‘Innovatie’). Op deze manier profiteert iedere CAM-klant van de innovatie binnen alle ziekenhuizen.
Een voorbeeld: een ziekenhuis geeft aan op welke manier hun persona waar chirurgen onder vallen, moet kunnen werken. CAM kijkt dan welke van de uitgewerkte Use Cases hiervoor kan worden ingezet. Wanneer een Use Case bijvoorbeeld voor 95 procent dekkend is, wordt onderzocht welke functionaliteit binnen het platform nodig is om de Use Case volledig dekkend te krijgen. Deze vorm van het doorontwikkelen van Use Cases wordt alleen uitgevoerd als een bepaalde vraag bij meerdere ziekenhuizen speelt. Van Use Case die zijn geüpdatet kunnen andere ziekenhuizen ook profiteren.

Finetuning

Ook de koppeling van Use Cases aan persona’s blijft een ‘work in proces’. Het is nooit klaar. CAM blijft, onder meer op basis van feedback van ziekenhuizen, werken aan de Use Cases. Deze finetuning is nodig om de koppeling zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zo wordt er nu bijvoorbeeld gewerkt aan Use Cases met Virtual Reality en Augmented Reality. Vanwege de strenge eisen die daaraan worden gesteld, moesten de technici terug naar de tekentafel om te onderzoeken of dit kan worden gefaciliteerd. Een ander voorbeeld is de invoering van ‘VDI by day, compute by night’, iets waar het Nederlands Kanker Instituut al mee werkt. Overdag wordt het merendeel van de capaciteit van een datacentrum besteed aan VDI, maar ’s nachts – wanneer een klein percentage van het personeel gebruikmaakt van de IT-diensten – wordt de beschikbare rekenkracht ingezet voor bijvoorbeeld grafische bewerkingen van de PACS-beelden. Doelstelling is uiteraard om het platform steeds breder in te zetten, zodat er niets meer buiten het gestandaardiseerde platform om hoeft te worden onderhouden.

Veel ziekenhuizen hebben goed nagedacht over hun gebruikers en hun persona’s. Over de as van het applicatielandschap – aangevuld met CAMs Applications Management Services – is de koppeling aan de Use Cases relatief eenvoudig in te vullen. En aangezien er voor CAM weinig of geen geheimen meer bestaan wat de applicaties in een ziekenhuis betreft, zal deze exercitie weinig verrassingen opleveren.
Met de CAMCUBE als technisch platform en de Use Cases en persona’s als functionele kapstokken, kan een hoge mate van standaardisatie worden bereikt. Deze overzichtelijke manier van werken ontlast het beheer van IT voor het ziekenhuis enorm.

Applicatie Management Services

De technische focus op de CAMCUBE is de zorg van CAM. Daardoor kan de communicatie zich voornamelijk richten op de functionaliteit van de verleende IT-diensten. Toch blijft er een grijs gebied tussen wat er technische gerealiseerd wordt en wat er in het zorgproces nodig is. Dat gat overbrugt CAM met Applicatie Management Services. Met AMS helpt CAM het zorgproces stapsgewijs om IT zo goed mogelijk in te zetten.
Naast de desktops zijn er verschillende mobiele devices en services die aan applicaties zijn gebonden in het datacenter. CAM kan het volledige applicatielandschap van een ziekenhuis onderhouden. Dit omvat onder meer de intake of onboarding van nieuwe applicaties – ook die in de cloud draaien – of een dienst als disaster recovery, en de verzekering dat de maandelijkse Microsoft patches – waar regelmatig securityupdates met hoge prioriteit tussen zitten – adequaat en tijdig worden verwerkt.
In de vele jaren dat CAM actief is als IT-dienstverlener binnen de zorg, is een diepgaande kennis opgebouwd van de applicaties waar ziekenhuizen mee werken. Ook heeft CAM uitstekend zicht op de persona’s waarmee wordt gewerkt. Met AMS neemt CAM niet alleen de complexiteit uit de handen van het ziekenhuis, maar levert tevens de garantie dat het applicatielandschap op orde is en up-to-date qua security, wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen. Als een ziekenhuis bijvoorbeeld problemen heeft met hun medicijnvoorschrijfsysteem, kan CAM de goede ervaringen bij andere ziekenhuizen meenemen in het advies.

Download hier de volledige whitepaper ‘Werken met Use Cases in ziekenhuizen’.

Voor eerder verschenen whitepapers van CAM IT solutions verwijzen we u naar www.ictmagazine.nl/cam

 

1 ‘Kunt u mij de weg naar de cloud vertellen, meneer? Een marsroute over vijf sporen’, november 2017
‘De werkplek in de zorg 2019/2020. Het gaat niet meer om het device, maar om de applicatie’, maart 2018
‘CAMCUBE PaaS Single Tenant. ICT uit de cloud voor ziekenhuizen. Met respect voor de huidige on-premise realiteit’, november 2019
2 Deze tweefactor authenticatie (2FA) wordt in principe overal in het ziekenhuis toegepast. Alleen in beveiligde ruimtes kan worden volstaan met bijvoorbeeld alleen een pasje, of alleen gebruikersnaam en wachtwoord.

Gerelateerde berichten...

X