Het spreekt voor zich dat ziekenhuizen de best mogelijke zorg willen bieden aan hun patiënten. Toch zijn een hogere productiviteit en lagere kosten minstens zo belangrijk geworden. Via verdere digitalisering kunnen ziekenhuizen zich sneller aanpassen aan veranderende omstandigheden en tegelijkertijd kosten besparen.
Het leveren van kwalitatief hoogwaardige zorg moet daarom hand in hand gaan met continue kostenoptimalisatie. Kostenbeheersing komt niet alleen vanuit de zorgprocessen, maar ook ondersteunende diensten als ICT, HR, Inkoop, Logistiek en de Financiële Administratie kunnen hieraan bijdragen, iets wat in andere sectoren al gebruikelijk is. Zo zijn zorginstellingen steeds meer op zoek naar lagere kosten van hun applicatielandschap, een strikter en eenduidiger inkoopbeleid en efficiëntere bedrijfsvoeringsprocessen.
Om de zorgprocessen te verbeteren en te voldoen aan de verhoogde eisen met betrekking tot registratie en transparantie, stappen ziekenhuizen over op een geïntegreerd modern EPD/ZIS-systeem. Optimalisatie van zorgprocessen is echter ook afhankelijk van de bedrijfsvoering binnen ziekenhuizen en de daaraan gekoppelde ondersteunende processen.
De bedrijfsvoering van een zorginstelling wordt vaak gezien als een secundair proces. Tegelijkertijd liggen er grote kansen voor het besparen van kosten door automatisering en verbeterde procesbeheersing en -optimalisatie. Op dit gebied zijn zorginstellingen geheel vrij om de inrichting te bepalen. Dit maakt het mogelijk om keuzes te maken, onafhankelijk van zorgverzekeraars of autoriteiten. Veel ziekenhuizen hebben momenteel een divers landschap aan applicaties die de bedrijfsvoeringsprocessen ondersteunen. Vaak zijn deze applicaties aan elkaar gekoppeld, maar de integratie is niet altijd naadloos of verloopt met vertraging. Een steeds groter aantal ziekenhuizen en zorginstellingen stapt daarom over op een geïntegreerde ERP-oplossing.
ERP als basis voor procesoptimalisatie
Een modern op leading practices gebaseerde ERP-oplossing heeft tot doel de productiviteit van de organisatie te maximaliseren, de kosten te controleren en te beheersen, en ervoor te zorgen dat de (interne) klantbehoefte optimaal wordt ingevuld. Om dit te bereiken worden automatisering van de financiële, inkoop- en logistieke processen ondergebracht binnen één informatie- en managementsysteem. Dit biedt het ziekenhuis de mogelijkheid om procesverbeteringen door te voeren over het hele palet van ondersteunende diensten en deze optimaal te laten samenwerken. De huidige, vaak verouderde, software staat de mogelijkheden om technologische vernieuwingen door te voeren vaak in de weg. Zo is het digitaliseren van de facturenstroom en het decentraliseren van het bestelproces niet mogelijk binnen het bestaande landschap. Een geïntegreerde ERP-oplossing bevat daarom een hedendaags bestelportaal en digitale factuurscanning, maar ook de mogelijkheid om de aanwezige data optimaal te benutten voor leveranciersmanagement, tracking en tracing van de goederenstroom en voorraadoptimalisatie.
Avanade AX4Health, de ERP-oplossing voor ziekenhuizen
Avanade, leider op het gebied van innovatieve digitale diensten en zakelijke oplossingen op basis van het Microsoft ecosysteem, heeft bij het Westfriesgasthuis bewezen dat het haalbaar is om bedrijfsvoeringsprocessen onder te brengen in een op leading practices gebaseerd ERP-systeem. “We waren op zoek naar een geïntegreerde en betaalbare oplossing op basis van Microsoft Dynamics AX”, vertelt Pieter Vroon, CFO en manager zorgadministratie bij het Westfriesgasthuis. “Gebruiksvriendelijkheid, verminderde complexiteit, aanpasbaarheid en flexibiliteit na livegang en een solide oplossing waren hierbij belangrijke vereisten. Op basis hiervan kozen we voor AX4Health, een op Microsoft Dynamics AX gebaseerde template-oplossing, speciaal voor ziekenhuizen.” AX4Health bevat onder meer inkoop-, logistieke en financiële modules, een projectadministratie en een toepassing voor OK-logistiek. Naast het Westfriesgasthuis zijn ook het Bravis ziekenhuis, Tergooi, Sint Maartenskliniek en het St. Antonius Ziekenhuis voor hun bedrijfsvoeringsprocessen overgestapt op AX4Health.
Door alle bedrijfsvoeringsprocessen onder te brengen in AX4Health, worden afdelingen aangespoord hun eigen processen beter af te stemmen, waardoor de efficiency binnen het ziekenhuis verbetert. Een hedendaags ERP wordt niet meer alleen ingezet voor de standaard logistieke processen, maar ook voor meer gespecialiseerde processen, zoals OK-logistiek en de ondersteuning van het Convenant Digitalisering Medische Technologie.
De integratie van ondersteunende processen biedt naast het voorkomen van herhaalde invoer van data in verschillende systemen – met de kans op menselijke fouten – ook een snel en eenduidig overzicht binnen de financiële afhandeling en mogelijkheden om de processen verder te optimaliseren door de transactie-analyse.
Overall kosten besparen met een geïntegreerde ERP-oplossing
In de moderne zorgbedrijfsvoering is een geïntegreerde ERP-oplossing een graag geziene gast. De kostenbesparing die door een geïntegreerd ERP wordt behaald, komt op alle afdelingen tot uiting. Zo leidt centralisatie van de inkoop tot een vermindering van inkoopwerkzaamheden op de zorgafdelingen en daarmee tot een netto-besparing op FTE’s. Daarnaast zorgt geautomatiseerde matching van facturen voor verminderde inspanning bij zowel de crediteurenadministratie als ook de budgethouders. Ook is een besparing mogelijk door het verminderen en optimaliseren van de voorraadniveaus door het invoeren van automatische bevoorrading, een verbeterd inkoopproces en online scanning van afdelingsvoorraden.
Ten slotte wordt een verhoogde efficiëntie bereikt door integratie met MS Office, waardoor data niet langer dubbel ingevoerd worden. Een moderne interface met een rollencentrum biedt de gebruikers snelle toegang tot de benodigde informatie. AX4Health biedt de zorginstelling van vandaag de mogelijkheid om de kosten te reduceren, de processen te optimaliseren en de gebruikers te faciliteren met een geïntegreerde, toekomstbestendige ERP-oplossing.
Karin Pallast, Director Avanade Gezondheidszorg
Over Avanade
Avanade levert innovatieve digitale diensten en zakelijke en op gebruikerservaring gebaseerde oplossingen voor zijn klanten, aangedreven door de kracht van mensen en het Microsoft ecosysteem. Onze professionals combineren hun kennis van de markt en hun technologische en zakelijke expertise om oplossingen te bouwen en te implementeren die onze klanten – en hun klanten – helpen resultaten te boeken. Avanade bestaat uit 27.000 met elkaar verbonden mensen in 23 landen, die samen de beste oplossingen voor onze klanten realiseren, vanuit een cultuur die gericht is op samenwerking, diversiteit en de gemeenschappen waarin we werkzaam zijn. Avanade is in 2000 opgericht door Accenture LLP en Microsoft Corporation met Accenture LLP als grootste aandeelhouder.
