Met de baanbrekende uitspraak van het Europese Hof van 3 juli 2012 is een geheel nieuwe markt ontstaan, die van gebruikte Microsoft-licenties. Sinds dit arrest is het mogelijk om licentierechten zonder tussenkomst van de rechthebbende door te verkopen. Hoewel steeds meer overheden, zorginstellingen en de commerciële sector hiervan profiteren, is deze informatie bij veel organisaties volgens in- en verkoper van licenties License Partners nog steeds niet, of niet volledig, doorgedrongen. Reden te meer om hieraan extra aandacht te geven.
De (door)verkoop van gebruikte Microsoft-licenties is al mogelijk sinds 2009. In dat jaar heeft het Europese Hof de zogeheten Software Directive (2009/24/EC) opgesteld, die de overdracht van licenties onder bepaalde voorwaarden mogelijk maakte. Door een gebrek aan media-aandacht heeft deze informatie de ‘werkvloer’ echter nauwelijks bereikt. Ook de strenge clausules in de licentie-overeenkomsten van fabrikanten, waarin overdraagbaarheid wordt uitgesloten, hebben niet bijgedragen aan het ontstaan van een vrije handelsmarkt.
Het Europese Hof bepaalde in juli 2012 dat zo’n clausule juridisch onrechtmatig is en de rechten van de fabrikant na eerste verkoop zijn ‘uitgeput’. Dit betekent dat de softwarefabrikant geen enkele zeggenschap meer heeft over de verdere verkoop van de licenties. De deuren voor de handel in gebruikte en overtollige licenties werden wagenwijd opengezet.
Het Hof heeft wel gesteld dat zowel de licenties, als de verkoper én de koper aan bepaalde eisen moeten voldoen als ze licenties van elkaar willen overnemen. Zo geldt het arrest bijvoorbeeld uitsluitend voor licenties die van origine in een EU-land zijn uitgegeven. Uiteraard moet de verkoper de licenties de-installeren en dient de koper door de verkopende partij gevrijwaard te worden van eventuele aanspraken.
Specialistenwerk
Op de gestelde regels van het Europese Hof zijn uitzonderingen, die te ver gaan om hier te beschrijven. Dat is juridisch specialistenwerk. Werk voor mensen als mr. ir. Arnoud Engelfriet, partner bij ICT-Recht. “Het is al met al behoorlijk complex om gebruikte licenties te verkopen en om tweedehands licenties aan te schaffen. Ik raad organisaties af om dat op ‘eigen houtje’ te doen, want de kans dat je ergens een foutje maakt, is groot. En dan zit de desbetreffende softwarefabrikant klaar om de Business Software Alliance (BSA) of andere instanties in te schakelen. Ga liever in zee met een bedrijf dat is gespecialiseerd in gebruikte licenties. Zij houden de juridische complexiteit weg bij hun klanten.”
De voordelen van gebruikte licenties
Het grootste voordeel van gebruikte licenties is dat de gebruiker wel het financiële voordeel heeft, maar geen verschil merkt in gebruik en ervaring, waar dat bij veel andere gebruikte producten vaak wel het geval is. Tegenwoordig proberen veel softwarefabrikanten hun klanten naar een abonnementenmodel te sturen, omdat wanneer de klant eenmaal in dat model ‘zit’, het behoorlijk lastig is daar weer uit te komen. Vervolgens staan veel data in de cloud, wat met name voor zorgorganisaties een heikel punt is in verband met privacy. Met een abonnement ben je niet per se goedkoper uit, maar spreid je wel de kosten over een periode, wat voor organisaties soms een overweging is. Op het financiële vlak zijn gebruikte licenties een mooi alternatief: ze zijn aanzienlijk voordeliger dan nieuwe en hebben geen last van de eerder genoemde privacy-aspecten.
De vraag naar gebruikte licenties groeit gestaag. Natuurlijk omdat organisaties fors kunnen besparen op de aanschafkosten. Maar ook vanuit beheeroogpunt is er een belangrijk voordeel. Vaak heeft men helemaal niet de nieuwste, veelal dure, versie van een softwarepakket nodig, maar moet men deze wel verplicht aanschaffen indien er licentietekorten zijn geconstateerd tijdens bijvoorbeeld een Software Asset Management (SAM)-controle. Vervolgens moet men deze nieuwe licenties downgraden naar een eerdere versie, terwijl de prijs uiteraard niet naar beneden wordt aangepast.
Veel ict-managers in de zorg maken zich druk over bovenstaande, vertelt Raymond Lindemans, één van de oprichters van License Partners. “In de zorgsector zien we regelmatig dat niet wordt gewerkt met de nieuwste softwareversies van Microsoft. Dit heeft enerzijds te maken met andere kritische bedrijfssoftware die nog niet met de laatste Microsoft-software kan samenwerken en anderzijds een ontoereikend budget om het nieuwste van het nieuwste aan te schaffen. Met de introductie van gebruikte licenties is er een keuze. Is er een SQL Server 2008R2 nodig of Office 2010, dan kan dat direct worden ingezet en tegen een veel lager tarief dan de aanschaf van de nieuwste licenties die vervolgens moeten worden gedowngraded naar een vorige versie. In de meeste gevallen kunnen de nieuwste licenties ook in gebruikte vorm worden geleverd met besparingen tot wel 30 procent.”
Kortom: gebruikte licenties bieden meer flexibiliteit en een aanzienlijke besparing, hebben geen gebruikssporen, én reguliere updates van de fabrikant gaan gewoon door. Het gebruik en de ervaring is daardoor hetzelfde als bij nieuwe licenties.
Inruilen of verkopen
Ook de inruil of verkoop van de huidige volumelicenties draagt bij aan een kostenreductie. Stapt een organisatie over naar bijvoorbeeld Office 365, dan kunnen de overtollige Office- en serverlicenties worden verkocht. Wil men overstappen naar Office 2013, dan kan men bijvoorbeeld Office 2010 inruilen. Zo snijdt het mes aan twee kanten en kan de extra ontstane financiële ruimte voor andere doeleinden gebruikt worden.
Microsoft niet blij
Microsoft is schijnbaar niet blij met het arrest van het Europese Hof, want hun klanten hebben ineens een keus die er voorheen niet was. Michel Post, partner bij License Partners: “Ik maak het regelmatig mee dat klanten onder druk worden gezet, wanneer ze na een SAM-controle aangeven dat men de tekorten heeft aangevuld met gebruikte licenties of dat willen gaan doen. Microsoft en haar SAM-controleurs geven in nagenoeg alle gevallen aan dat men deze licenties niet accepteert, omdat de desbetreffende licenties niet terug te vinden zijn in het Microsoftsysteem (VLSC – red.) en er geen bestelling van de tekorten bij een wederverkoper is terug te vinden. Allemaal bangmakerij natuurlijk. Voor rechtmatige compliance (voldoende licenties aanwezig) hoeven gebruikte licenties niet in een systeem van Microsoft geregistreerd te zijn en is er geen enkele autorisatie- noch verificatieplicht aan de betreffende softwarefabrikant nodig.”
Bangmakerij
Post adviseert zijn klanten zich hierdoor dan ook niet te laten afschrikken. “We hebben behoorlijk schrijnende gevallen meegemaakt, waarbij Microsoft zich als monopolist opstelt en de klant met oneigenlijke argumenten bestookt. Wanneer de fabrikant dan kleur moet bekennen, blijft het uiteindelijk stil. Dit hebben we bijvoorbeeld meegemaakt bij één van de Veiligheidsregio’s, een samenwerkingsverband van onder meer GGD, politie en brandweer in Nederland. In deze situatie ageerde Microsoft op alle fronten tegen de aanschaf van gebruikte licenties, maar kon, ook op aandringen van de Veiligheidsregio, op geen enkele wijze juridische onderbouwing aandragen waarom de uitspraak van het Europese Hof niet zou gelden. Ook werkte de softwaregigant in e-mails en in persoonlijke contacten bepaald niet mee. Dit geeft mijns inziens aan hoe de vork in de steel zit.”
“Als License Partners weten we exact wat wel en niet kan, en adviseren we onze klanten daarover. Dat is ons specialisme, ons bestaansrecht. We nemen daarin geen enkel risico, we kennen de consequenties voor onze klanten en dus uiteindelijk ook voor ons omdat wij onze klanten vrijwaren.”
License Partners is marktleider in de Benelux en exact vanaf de dag van het arrest begonnen met een beperkt assortiment open licenties. Op dit moment handelt de organisatie in nagenoeg alle ‘Open License’-licenties, inclusief veel kostbaarder en juridisch complexere licenties zoals die voor ERP en databasesoftware. “We zijn nog lang niet klaar”, zegt Post. “Veel softwarefabrikanten stellen zich op als monopolist, luisteren niet voldoende naar hun klanten en denken teveel in hun eigen belang. Veel bedrijven voelen zich met handen en voeten gebonden aan hun software-vendor.”
Licenties op de balans
De uitspraak van het Europese Hof heeft ook een positief effect op organisaties die geen tweedehands licenties aanschaffen. Licenties kunnen nu eenvoudiger worden afgeschreven en worden opgenomen op de balans, omdat er aantoonbaar een restwaarde is. Voorheen konden de licenties eigenlijk alleen als directe kosten worden opgevoerd. Onbedoeld levert het arrest dus ook een fiscaal voordeel op. Lang niet alle boekhouders weten dit. Check dus bij uw eigen administratieafdeling of men hiervan op de hoogte is.
