Lucien Engelen: “Haal eerst iets weg voordat je iets nieuws implementeert”
Het aantal burn-outs in de zorgsector rijst de pan uit. Ook verlaten veel mensen voortijdig het vak. Niet omdat ze de kern van hun werk – zorg verlenen – niet meer leuk vinden, maar omdat de zware registratielast ze de das om doet. Tegelijkertijd móet de zorg innoveren om ons stelsel staande te houden. Hoe pak je innovatie aan in een omgeving waar medewerkers al zo lang op hun tenen lopen?
Uit onderzoek blijkt dat zorgverleners bijna 40 procent van hun tijd achter een computer zitten om dingen vast te leggen. Ze zijn een soort van data-entry specialisten geworden. “Vind je het gek dat ze het plezier in hun werk verliezen?” vraagt Lucien Engelen retorisch. Daaraan hebben alle spelers in het stelsel bijgedragen. De overheid stelt registraties verplicht en verzekeraars eisen gedetailleerd inzicht, anders vergoeden zij niet. Dan willen zorgorganisaties nog graag een keur aan kwaliteitsstempels ontvangen, omdat dat het zo goed doet in marketingcampagnes. En hup, er komen weer tientallen registraties bij. Het gevolg is dat vrijwel iedere zorgorganisatie veel meer registreert dan nodig is. Van sommige registraties weten we niet eens meer waarom we het doen. En doordat systemen niet goed op elkaar aansluiten, vinden sommige ook nog eens twee of drie keer plaats.
Werkdrukverlaging
Er ligt dus ruimte genoeg om te verbeteren. Er zijn ook allerlei (overheids)programma’s die hulp bieden hierbij, denk aan Registratie aan de Bron. Maar toch gaat het allemaal nog veel te traag, vindt Engelen. “We moeten van werkdrukverlaging een veel belangrijker thema maken. Het bewustzijn moet omhoog en de actiemodus rondom dat thema moet sneller. Ik zie nog te vaak dat zorgorganisaties een nieuw systeem implementeren, terwijl de medewerkers op de werkvloer zo zwaar overbelast zijn dat ze bij voorbaat afhaken. Ze gaan het systeem ofwel niet gebruiken, of ze doen het omdat het verplicht is, maar zonder enige passie of energie.”
Het risico is dan groot dat ze de nieuwe software op een weinig efficiënte manier inzetten. Ieder pakket, of het nu e-mail of het ECD is, heeft handige snufjes die het makkelijker voor je kunnen maken. Maar als je die snufjes niet kent of ze simpelweg na een training niet onthoudt omdat je overbelast bent, dan blijf je dingen op een inefficiënte manier doen. Kortom, een nieuwe oplossing implementeren in een omgeving waar iedereen op zijn tenen loopt, is gedoemd te mislukken.
Demolition manager
Het probleem van veel innovatie is dat het vaak tegen de bestaande situatie aan wordt geplakt, het komt erbij. Een toepassing die het in zich heeft om de werkdruk te verlagen, zorgt op die manier in eerste instantie alleen maar voor extra werk. Engelen vindt daarom dat je geen nieuwe oplossingen zou moeten introduceren als je niet eerst iets weghaalt. Dat mag best op een ander onderdeel zijn. Engelen: “Te vaak houden we te lang ‘oude’ systemen en gebruiken in de lucht. Iedere zorginstelling zou daarom een ‘demolition manager’ moeten aanstellen. Iemand die heel kritisch naar alle applicaties en administratieve processen kijkt en beoordeelt of ze eigenlijk wel waarde toevoegen, en deze anders gewoon opruimt.”
Hij is een warm voorstander van de ‘paarse krokodil’-sessies die her en der worden gehouden. “Daar zou je een ict-component aan moeten toevoegen. In die sessies wordt voornamelijk gekeken naar de registraties die artsen en verpleegkundigen doen: in hoeverre zijn die nodig en verplicht? Kan dat een tandje minder? Maar je zou ook met een ict-blik moeten kijken hoe je de registratielast kunt verminderen. Hoe kunnen we onze huidige systemen zo inzetten dat ze de registratielast verminderen? Begin met een paar heel eenvoudige regels. Bijvoorbeeld: voor iedere ict-vernieuwing in onze organisatie halen we iets anders weg. Stel verplicht dat iedere vernieuwing op zijn minst als nevendoel heeft dat de werkdruk neutraal wordt gehouden of verlaagd. Dat dwingt je om continu kritisch naar de registratielast te kijken. Een nieuw systeem of oplossing moet minstens werkdruk-neutraal zijn.”
Deze houding maakt ook dat je innovatie veel makkelijker kunt doorvoeren, denkt hij. “Als je vooraf kunt aantonen dat je met een verandering de werkdruk verlaagt, omdat je niet alleen wat nieuws introduceert maar ook wat weghaalt, dan krijg je medewerkers veel makkelijker mee in het implementatietraject. Als mensen ruimte voelen, staan ze eerder open voor vernieuwing. Maar die ruimte moet je wel eerst creëren.”
Neem het voortouw
Volgens Engelen kunnen ict-afdelingen veel sterker het voortouw nemen. “Er zijn genoeg programma’s om de registratielast te verlagen, vanuit het ministerie, de IGJ, verzekeraars. Wacht niet totdat de directie de hulp van ICT bij zo’n programma inroept, maar wees proactief. Onderzoek op welk terrein jouw organisatie de grootste winst kan boeken. Kijk of er programma’s zijn die jou daarbij kunnen helpen. Vind niet zelf een wiel uit als dat elders al is gedaan, maar steek je licht op bij brancheverenigingen en collega-organisaties. De tijd is voorbij dat ict-afdelingen zich uitsluitend focussen op de infrastructuur en op alle andere terreinen reactief zijn. Ze moeten gaan fungeren als gids van de organisatie.”
ICT-afdelingen kunnen daarbij de hulp inroepen van leveranciers, vindt Engelen. “Natuurlijk hebben leveranciers er geen baat bij als een zorginstelling zegt: ‘ik gooi jouw applicatie eruit omdat ik eerst iets wil weghalen voordat ik wat anders implementeer’. Maar leveranciers kunnen hier zelf invloed op uitoefenen als ze meedenken over de lifecycle van hun applicaties. Lifecycle management is niet alleen van toepassing op data en hardware, maar ook op applicaties. Juist door hier adviserend in op te treden, kun je je opstellen als partner van de zorginstelling.”
Engelen maakt zich zorgen om wat hij vandaag de dag ziet als het gaat over werkdruk, trage instroom in de zorg en te vroege uitstroom. Maar tegelijkertijd ziet hij de toekomst zonnig in. “Technologie heeft zoveel potentie om de werkdruk te verlagen”, meent hij. “Dat veel applicaties nu vooral de werkdruk verhogen, komt doordat we in het verleden veel te weinig door deze bril hebben gekeken. We hebben alles maar bovenop elkaar gestapeld zonder kritisch te kijken hoe we het totale proces efficiënter kunnen maken. Het is nog niet te laat om dat te veranderen, maar dan moet je daar wel nú een begin mee maken.”
Lucien Engelen is CEO van Transform.Health en als global strategist Digital Health verbonden aan Deloitte Centre for the Edge.
