Rivas verhoogt zorgkwaliteit met geïntegreerde aanpak
Alweer vier jaar geleden ging Rivas organisatiebreed live met ChipSoft HiX. Dit gebeurde zowel in het ziekenhuis als in het verpleeghuis, bij de thuiszorg en bij revalidatie. Rivas is in Nederland nog altijd de enige organisatie met één systeem voor cure en care. Wat zijn de ervaringen?
ICT-manager Arno Boudewijns herinnert zich nog goed waarom Rivas destijds zo vasthoudend was om – tegen de gangbare gedachte in – toch op zoek te gaan naar één systeem voor cure en care. “We hadden een complex applicatielandschap dat de verschillen tussen de zorgsoorten die wij bieden alleen maar benadrukte in plaats van overbrugde. Het lukte ons intern al niet om informatie te delen, laat staan dat we informatie elektronisch konden uitwisselen met andere ketenpartners. Daarom hebben we destijds als uitgangspunt gesteld: we gaan op zoek naar één ketenbreed zorgdossier, waarin de patiënt/cliënt centraal staat. We willen registreren aan de bron en het dossier moet onze processen ondersteunen. We waren pas bereid hiervan af te wijken als echt heel duidelijk zou worden dat dit een brug te ver zou zijn.”
Rivas ging met deze ongebruikelijke vraag de markt op en kreeg aanbiedingen van zowel Epic als ChipSoft. “Beide ondersteunden onze visie ‘de patiënt/cliënt centraal, ook in het systeem’ en beide hadden in hun meerjarenplannen een geïntegreerd pakket voor cure en care staan. Alleen hadden ze allebei die software nog niet af. Wij hebben daarom vooral gelet op hun ambitie om de ontbrekende delen snel te ontwikkelen en de implementatiekracht. Op deze punten hadden we het meeste vertrouwen in Chipsoft.”
Procesuniformering
Het contract werd getekend in maart 2013, dertien maanden later in april 2014 ging Rivas live. Het was een snelkookpan, zegt Chief Medical Information Officer (CMIO) Frank van Oosterhout. “Ik moet er wel bij zeggen dat we al goede procesbeschrijvingen hadden gemaakt en ook de processen hadden geüniformeerd, want dat is het grootste deel van het voorbereidende werk. Zeker als je care en cure gaat samenvoegen. In de langdurige zorg gebruikten wij bijvoorbeeld de Actiz-domeinen, terwijl het ziekenhuis de Gordon gezondheidspatronen-classificatie hanteerde. Dat betekende dat we, met name op het gebied van verpleegkundige registraties, vaak twee verschillende manieren hadden om iets vast te leggen. We moesten kiezen voor één standaardmanier van werken. Dat waren lastige beslissingen waar stevige sessies aan vooraf gingen. Chipsoft was bij veel van die sessies aanwezig als een soort mediator. Zij keken of de oplossing die wij kozen ook goed te ondersteunen was met software. Er is uiteindelijk een synthese uit voortgekomen die zowel in het ziekenhuis als in de thuiszorg, kortdurende zorg en langdurige zorg goed toepasbaar is.”
In het jaar dat werd uitgetrokken voor de implementatie moesten delen van de software nog worden ontwikkeld. Ambitieus maar haalbaar, omdat onderdelen uit de bestaande HiX-suite werden hergebruikt. “Voor het ontwikkelen van de thuiszorgplanning is de OK-planning als uitgangspunt genomen”, geeft Boudewijns als voorbeeld. “Wat ook enorm heeft geholpen is dat het hoofd ontwikkeling van Chipsoft zeer regelmatig heeft meegelopen met onze zorg: hij ging op pad met thuiszorgverpleegkundigen, liep mee in het verpleeghuis en op de revalidatieafdelingen. Hij heeft zich echt in alle details verdiept en dat zien we ook terug in het eindproduct.”
Alsof er nog niet genoeg hooi op de vork lag, liep parallel aan de implementatie ook nog een traject om Rivas-breed een JCI-accreditatie te krijgen. Van Oosterhout: “We hadden diverse certificeringen, zoals HKZ, maar we wilden graag een kwaliteitskeurmerk voor de héle organisatie. Als je dan toch je processen gaat uniformeren en automatiseren, is dat hét moment om zo’n accreditatie op te pakken. JCI vraagt immers ook dat je goed nadenkt over al je zorg- en bedrijfsprocessen.”
Omdat er slechts een goed jaar was uitgetrokken voor de implementatie, is de scope beperkt gehouden. Het maatschappelijk werk is erbuiten gelaten, net als de huishoudelijke hulp waar Rivas later afscheid van zou nemen. Functionaliteit die vooral voor derden belangrijk is, zoals het zorgverlenersportaal, is later opgeleverd. Van Oosterhout: “Achteraf gezien was die druk goed, het gaf de juiste focus in de organisatie.”
Eén keer vastleggen, meermalig gebruiken
Rivas werkt inmiddels alweer vier jaar met het gecombineerde EPD/ECD. Ze kunnen niet kwantificeren hoeveel het oplevert, maar dat ketenzorg is verbeterd, staat als een paal boven water, zegt Van Oosterhout. “Stel voor dat je met een beroerte wordt binnengebracht met de ambulance op de SEH. Je wordt gezien en behandeld door een neuroloog, start in het ziekenhuis al met de revalidatie, verhuist binnen een paar dagen naar een revalidatie-afdeling van een verpleeghuis en gaat uiteindelijk later naar huis met ondersteuning van thuiszorg. Dit hele traject wordt ondersteund met één dossier. Nergens hoeft informatie dubbel te worden ingevoerd, de thuiszorgverpleegkundige kan precies zien wat er tijdens de revalidatie is gebeurd en waar de patiënt nog moeite mee heeft. Voorheen waren dat losse zuilen en ging slechts de allerbelangrijkste informatie mee naar de volgende schakel. Bovendien hoef je informatie, zoals een allergie voor penicilline, nu maar één keer vast te leggen. Dat betekent dat een andere schakel in de zorgketen daarmee niet per ongeluk de mist ingaat omdat hij niets wist van die allergie.”
Is het dan allemaal hosanna? Nee, zegt Van Oosterhout, er zijn ook tegenvallers. “Kwaliteitsregistraties vragen bijvoorbeeld nog veel administratieve handelingen. Rivas gebruikt daarnaast nog steeds klassieke medische correspondentie voor informatieoverdracht naar derden. Huisartsen en laboratoria zijn al wel aangesloten op ons dossier, maar andere partijen nog niet. Zo hebben we nog altijd geen verloskundig dossier samen met de eerstelijns verloskunde. Pas nu er druk ontstaat van buitenaf, zien ketenpartners de noodzaak om hierin te investeren. Kortom, het blijft lastig om dingen buiten Rivas te realiseren en we hopen dat ChipSoft stappen zet om dit te verbeteren.”
Episode- versus levensloopdossier
Natuurlijk is intern de één enthousiaster dan de ander. “Dat lijkt met meerdere factoren te maken te hebben”, zegt Boudewijns. “Specialisten die al gewend waren aan digitale dossiervoering hoefden een minder grote stap te maken dan specialisten die nog met een papieren dossier werkten. Jonge artsen zijn vanuit hun opleiding al bekend met gestructureerde dossiervoering. Wat opvalt is dat verpleegkundigen zich de software in de regel heel snel eigen maken. Zij zijn echt verandergezind.”
Er is eigenlijk maar één gebied waar de overgang naar nieuwe software moeilijk lag en dat is endoscopie. “Zij hadden voorheen een systeem dat perfect aansloot bij hun wensen, dus zij hadden weinig zin in de verandering en waren vanaf het begin af aan kritisch. Hoewel zij nog zeker wensen hebben, kunnen ook zij nu met HiX hun werkproces voldoende ondersteunen.”
Op dit moment zijn de specialisten ouderengeneeskunde die in het verpleeghuis werken kritisch, zegt Van Oosterhout. “Zij vinden hun modules in HiX teveel lijken op een ziekenhuisdossier, wat een episodedossier is. Terwijl zij behoefte hebben aan een levensloopdossier. Ze hebben wel een positieve grondhouding, gericht op wat we kunnen verbeteren. Een gedachte die we nu hebben, is dat de structuur van een HIS misschien wel beter past dan die van een EPD, dus wie weet moeten we eens gaan kijken naar de huisartsenversie van HiX.”
In de thuiszorg is een verbeterslag gemaakt door nieuwe functionaliteit op het gebied van planning. Ook is de performance verbeterd. Oosterhout: “Deze zomer wordt een begin gemaakt met de ontwikkeling van een thuiszorgapp, zodat medewerkers op bijvoorbeeld hun smartphone informatie krijgen over hun route met namen en gegevens van de cliënten. Hierin is tevens ruimte voor een korte rapportage. We willen dit in het voorjaar van 2019 in gebruik nemen. Daarna gaan we gelijk samen met ChipSoft door met de verdere ontwikkeling van deze app, zodat straks ook in de thuiszorg het papieren dossier volledig kan verdwijnen.”
Continu verbeteren
De verandergezinde houding van zowel Rivas zelf als ChipSoft ligt aan de basis van het succes, denkt Boudewijns. “We hebben – zeker in de beginperiode – veel feedback gekregen van key users. ChipSoft heeft zelf na een jaar een tevredenheidsonderzoek gedaan, waar ook veel verbeterpunten uit naar voren kwamen. Die zijn allemaal meegenomen in nieuwe versies. Dat is het voordeel als je zelf mee ontwikkelt aan de software: je hebt een grote inbreng in de ontwikkelrichting. Je kunt daardoor continu blijven verbeteren.”
Als beide heren andere zorgorganisaties tot slot één advies mogen geven, dan is het wel: trek de tijd uit voor procesharmonisatie voordat je met de implementatie begint. “En,” zo voegt Van Oosterhout toe, “investeer veel in scholing, zeker bij de complexere modules.” Hij geeft een voorbeeld. “Wij kunnen op het gebied van medicatie nu met één EPD/EVS-systeem een closed loop maken, maar dat betekent wel dat alle betrokkenen de software goed moeten gebruiken. Als iemand iets niet goed vastlegt, kun je de cirkel al niet meer sluiten en dan introduceer je opnieuw het risico op medicatiefouten, wat we juist weg hadden geautomatiseerd. De module is veelomvattend en daardoor ook vrij complex. Bovendien is het aantal mensen dat ermee werkt groot. Wij zagen dat niet iedereen de software goed gebruikte en hebben die mensen achteraf extra scholing gegeven. In de toekomst zullen we nog meer stilstaan bij het belang van goede training.”
Rivas is zeer onlangs gemigreerd van HiX 6.0 naar 6.1. Boudewijns: “Dat lijkt een kleine stap, maar wij hebben stiekem toch best nog wel wat maatwerk gemaakt. Dat is ook een les voor de volgende keer: blijf binnen de standaard.”