Praktijkcase: Een compleet nieuwe infrastructuur
Een Nederlandse organisatie, die we hier OmniBV zullen noemen, stond in 2014 voor een belangrijke keuze. Door groei – het bedrijf opereert in Nederland en in twee andere Europese landen – bleek de infrastructuur niet langer schaalbaar en ook security moest naar een hoger niveau. Programmamanager Didier van Dam vertelt over de keuze tussen een traditionele oplossing of echte innovatie. “Gezien de ambities van ons bedrijf en ons innovatieve DNA lag de keuze voor echte innovatie voor de hand.”
Van Dam was al langer geïnteresseerd in netwerkvirtualisatie en het bedrijf besloot in zee te gaan met VMware en EMC. “Een jaar voordat Nicira werd overgenomen, trok de vooraankondiging van het SDDC (software defined data center, red.) al onze aandacht”, vertelt hij. “De proof of concept verliep succesvol, waarna we in het najaar van 2014 het project zijn gestart. Inmiddels zijn we volledig in productie – al is zo’n SDDC natuurlijk nooit echt klaar. We zijn nu in staat om nieuwe acquisities heel snel, flexibel, schaalbaar en veilig in onze infrastructuur te incorporeren. Met ons virtuele netwerkplatform (NSX) en onze vier SDDC’s zijn we de business nu altijd een stap voor. We hoeven alleen maar te zeggen: wanneer wil je het hebben?”
Van Dams enthousiasme doet vermoeden dat het hele proces van het overstappen naar deze nieuwe infrastructuur van een leien dakje is gegaan. Maar is dat wel zo?
Federatiebenadering
Het bouwen van een compleet nieuwe infrastructuur is geen sinecure. Dat hebben niet alleen Van Dam en zijn team ondervonden, maar ook de mensen van de leveranciers hebben de nodige inzet moeten tonen om dit project tot een succes te maken. “Waar begin je?” vraagt Van Dam zichzelf in retrospect nog eens af. “Om maar een voorbeeld te geven van de complexiteit: ieder land heeft zijn eigen wetgeving. Zo mag in een van de landen data die verbonden zijn met onze vorm van business het land niet verlaten. Om eerlijk te zijn, liep de samenwerking met de leverancier in het begin ronduit stroef. We kozen voor een zogeheten federatiebenadering, wat inhoudt dat beide leveranciers als gelijkwaardige partners samen in het traject stappen. Ik wil namelijk niet alle leveranciers separaat aansturen. Bovendien helpt deze aanpak om als klant in de ‘drivers seat’ plaats te nemen. Deze leveranciers kenden onze business niet, wat betekent dat we hen heel veel moesten uitleggen en aansturen.”
Documentatie en focus
Met name tijdens die beginperiode van het traject nam OmniBV de tijd om hun leveranciers op de hoogte te brengen van de business en van de specifieke wensen. Daaraan besteedden Van Dam en zijn team een klein half jaar. “Deze investering in tijd betaalde zich ruimschoots terug. Evenals een van onze harde requirements: wij stonden erop dat alles, iedere stack die werd ingeplugd, werd gedocumenteerd. Je moet namelijk altijd kunnen terugvallen op je documentatie, waarom het zo is bedacht, wie daarvoor akkoord heeft gegeven, en ook het waarom van de uitzonderingen. Wanneer zich iets onverwachts voordoet, is het wezenlijk dat je kunt terugkijken naar de achtergronden. Als je dat niet kunt, zal het project alleen maar nog stroever verlopen. Je mist de focus. Dat is zonder meer een andere belangrijke succesfactor van dit project: keep the focus.”
Eén team
Het vaste team van OmniBV bestaat uit vijf personen en veel van het werk gedurende de transitie werd aan een andere dienstverlener uitbesteed. Met de mensen van de leverancier erbij hebben ongeveer tachtig personen aan het project gewerkt. Van Dam en zijn team wisten verdraaid goed wat ze wilden. “In het begin probeerde de leverancier ons te overtuigen van hun aanpak, maar wij hielden voet bij stuk. We wilden dat iedereen, ook de jongens van de leveranciers, bij onze vestiging kwamen zitten. Daarmee creëer je sneller een atmosfeer van: we gaan met z’n allen voor iets moois. Okay, het begin was niet eenvoudig. We hebben echt momenten gehad dat we tegen de jongens van de leverancier zeiden: ‘Ga eerst maar eens goed nadenken hoe je dit gaat oplossen’. Natuurlijk hebben we die gevechten ook gevoerd, maar het was altijd met wederzijds respect en transparantie. En zij begrepen ook heel goed dat wij exact wisten waar we het over hadden. Gaandeweg kregen wij zelfs complimenten van hen dat wij de eerste klant waren die alle documentatie van hun product ook echt had gelezen. En omdat wij een duidelijke strategie en visie hadden en echt geloof hadden in het product, verdween de stroefheid en werkten we gezamenlijk als één team om NSX en de SDDC’s helemaal volgens onze wensen in te richten.”
Standaard
Een belangrijk voordeel van de nieuwe infrastructuur is de segmentatie. Van Dam: “Je beschermt allereerst je businessrisico beter met die microsegmentatie van de databases. Als er al een hacker binnenkomt, heeft hij slechts toegang tot een klein deel en nooit tot alle kroonjuwelen. En dat hebben we direct weten te automatiseren, waarmee wij als kleine club toch iets voor elkaar hebben waarmee veel grote bedrijven nog altijd worstelen. Daarnaast hebben wij gaandeweg het project direct gestandaardiseerd, zodat we nu geautomatiseerd kunnen uitrollen, of dat nu voor een Red Hat omgeving is, waarmee wij werken, of Solaris waarmee een van onze buitenlandse vestigingen werkt, of Windows.”
Showcase
Ook voor VMware is OmniBV een showcase geworden. De grote leverancier ziet natuurlijk ook in dat deze vorm van in elkaar investeren uiteindelijk alleen maar vrolijke gezichten oplevert. Bij beide partijen. Op hun conferenties laten ze geen kans onbenut om het succes van dit specifieke project breed uit te meten. Daar wordt geen aandacht besteed aan hoe de kleine David deze Goliath temde. Toch is dat volgens Van Dam wel degelijk van belang. “Uiteindelijk gaat dit hele verhaal niet over techniek”, zegt hij tot slot. “Het gaat erom dat je als kleine organisatie de grote jongens achterin de klas durft te zetten en hen vertelt hoe jij het hebben wilt. Dat dwingt respect af.”
De namen van de programmamanager en van het bedrijf komen niet overeen met de werkelijkheid. De rest van het artikel is geheel op waarheid gebaseerd.