Pleo werd tien jaar geleden opgericht om zakelijke financiën te democratiseren. Sindsdien is Pleo actief in zeven Europese landen. Drie jaar geleden begon het aan een Nederlands avontuur met een nieuw kantoor. Wat heeft het platform te bieden en hoe is de markt hier bevallen? We bespreken het met Raymond Hüner, SVP Head of Central EU Region bij Pleo.
Raymond Hüner, SVP Head of Central EU Region bij Pleo, is verrast over de razendsnelle adoptie in Nederland. Dat niet alleen: de verwachting was dat creditcard-gebruik minder actief zou zijn in Nederland dan elders, maar niets bleek minder waar te zijn. “De Pleo-groei qua adoptie gaat in Nederland drie keer zo snel als het gemiddelde.” Deze snelle acceptatie schrijft hij toe aan het feit dat betalingen per telefoon al volledig ingeburgerd zijn in Nederland. Dat is waar Pleo in de praktijk op neerkomt voor dagelijkse gebruik, maar wat doet het precies?
Van onkosten naar holistische financiële oplossing
Waar Pleo aanvankelijk focuste op het vereenvoudigen van onkostendeclaraties, heeft het bedrijf zijn dienstverlening uitgebreid naar een holistische financiële oplossing, zo legt Hüner uit. Het platform omvat nu een bedrijfskas, factuurverwerking en vendor-beheer. Deze doorontwikkeling heeft het bedrijf inmiddels ruim 37.000 klanten in Europa opgeleverd.
Het kernproduct blijven de ‘smart company cards’ van Pleo, zowel digitaal als fysiek. Deze kaarten onderscheiden zich door de integraties die frictie wegnemen. Zo herkent het systeem automatisch trips met de metro en bonnen van Uber-ritten, waardoor medewerkers niet in hun eigen inbox of betaalrekening hoeven te zoeken; de finance-afdeling ziet alle transacties gelijk.
Integraties als cruciale succesfactor
De kracht van Pleo ligt dus in de uitgebreide integraties met bestaande systemen. Dat reikt verder dan de apps die medewerkers gebruiken. Het platform koppelt data aan oplossingen zoals Oracle NetSuite en Microsoft Dynamics 365 Business Central, maar ook aan typisch Nederlandse systemen zoals Twinfield en Exact. Deze integraties zorgen ervoor dat een maandafsluiting die voorheen weken in beslag nam, nu in een mum van tijd te regelen is.
De reactietijd van organisaties versnelt dus aanzienlijk via Pleo’s oplossing, legt Hüner uit. Waar bedrijven voorheen niet konden inspelen op de financiële cijfers van de vorige maand vanwege de lange verwerkingstijd, kunnen ze nu real-time reageren op hun financiële situatie. Dit omdat de relevante bedrijfsprocessen vereenvoudigd zijn en minder personeel vereisen. Ze gaan daarbij uit van vertrouwen, dat de eerdere werkwijzen niet reflecteerden.
Naast financiële systemen integreert Pleo ook met HR-oplossingen zoals HiBob en Personio. Deze koppelingen maken het mogelijk om bedrijfsprocessen over de gehele linie drastisch te versimpelen. In plaats van het traditionele proces waarbij medewerkers eerst goedkeuring moeten krijgen voor een Uber-rit en vervolgens alsnog moeten wachten op terugbetaling, kan dit nu worden gereduceerd tot een enkele real-time controle. Wie dus zomaar een privébetaling met de bedrijfskaart doet, zou alsnog door de finance-afdeling worden gezien, maar wederom: vertrouwen is alles, en dat gaat beide kanten op tussen werkgever en -nemer.
AI en toekomstige ontwikkelingen
Als techbedrijf investeert Pleo ook in AI-functionaliteiten. Een concreet voorbeeld hiervan is een chatbot die medewerkers kunnen raadplegen om te controleren of een bepaalde uitgave binnen het financiële beleid van het bedrijf past. Deze functie haalt nog meer giswerk weg uit het proces.
Hüner benadrukt dat dergelijke AI-vragen binnen een beperkt gedeelte van Microsoft Azure blijven en niet worden gebruikt voor AI-trainingsdoeleinden, wat de privacy en veiligheid van bedrijfsgegevens waarborgt. Hetzelfde geldt voor de financiële informatie die door het Pleo-platform stroomt: alle belangrijke financiële regels en certificaten zijn gedekt.
Flexibel voor verschillende bedrijfstypes
Een van de sterke punten van Pleo is de flexibiliteit waarmee het verschillende bedrijfstypes kan bedienen. Tijdens een recente masterclass met CFO’s bleek dat er grote verschillen bestaan tussen organisaties. Sommige bedrijven zijn nog volledig afhankelijk van spreadsheets, terwijl andere hun maandafsluiting kunnen afronden met slechts een paar klikken op dashboardknoppen.
Voor conservatieve bedrijven met een tragere boekhouding of als medewerkers met cashgeld moeten betalen, biedt Pleo de mogelijkheid om simpelweg terugbetalingen aan medewerkers te regelen. Geleidelijk kunnen deze organisaties moderniseringsstappen nemen om de software verder te benutten. Zelfs in de meest basale variant zijn er al waardevolle inzichten beschikbaar op het platform.
Organische groei door mond-op-mond reclame
Volgens Hüner zijn klanten doorgaans “flabbergasted” zodra ze doorhebben wat er met Pleo mogelijk is. Dit leidt tot sterke mond-op-mond reclame, waardoor klanten vaak zelf naar het platform stappen in plaats van dat ze actief geworven moeten worden.
Het platform helpt organisaties ook om de negatieve gevolgen van schijnbaar aantrekkelijke besparingen te voorkomen. Door werkelijke kosten beter inzichtelijk te maken, kunnen bedrijven voorkomen dat ze onnodig hard snijden in marketing- of HR-budgetten, wat later met veel moeite weer opgebouwd moet worden.
Focus op kerncompetenties
Ondanks de uitbreiding van diensten houdt Pleo vast aan het hedgehog*-concept: een businessmodel is het krachtigst wanneer een bedrijf bij zijn eigen passie, vaardigheid en omzetgenerator blijft. Dit betekent dat Pleo bewust kiest voor gerichte partnerships in plaats van alles zelf te willen doen. (*Ofwel: een stekelvarken kan misschien geen das te lijf gaan, maar de stekels zorgen ervoor dat het doorgaans met rust gelaten wordt en insecten van de grond kan eten. Tot zover de biologieles.)
Een voorbeeld van deze doelgerichte specialisatie is de samenwerking met TravelPerk, waarbij die partner het boekingsproces vereenvoudigt terwijl Pleo de facturering versimpelt. Zo smelten verschillende tools samen om de gebruikerservaring radicaal te vereenvoudigen.
De boodschap die Hüner namens Pleo uitdraagt is duidelijk: in een tijd waarin talent moeilijk te vinden is en organisaties wendbaar moeten blijven, biedt Pleo een oplossing die zowel eenvoud en gemak brengt als real-time inzicht en controle behoudt. Voor Nederlandse bedrijven, ongeacht hun huidige moderniseringsfase, is er een passende manier om van deze financiële oplossing te profiteren.
Lees ook: Meerderheid finance professionals: “digitale systemen voldoen niet”