Bedrijfscommunicatie in de zakelijke dienstverlening: veiligheid voorop

Gemakkelijke telefonie bespaart tijd en geld

Zakelijke dienstverleners, zoals advocaten en accountants, draaien op kennis en tijd. Hoe efficiënter hun bedrijfscommunicatie, hoe effectiever ze van meerwaarde kunnen zijn voor de cliënt. ICT-adviseur Watel helpt advocatenkantoren hun telefonie te beveiligen en te vereenvoudigen, op basis van technologie van Gamma Communications.

Het samenspel tussen cliënt en zakelijke dienstverlener is intens. Telefonie is en blijft het belangrijkste communicatiekanaal om snel informatie uit te wisselen. Telefonie in de advocatuur is net een beetje anders dan in andere sectoren. Waar in de meeste bedrijven medewerkers hun eigen secretaresse (m/v) zijn, is het secretariaat in de advocatuur het zenuwcentrum waar alles samenkomt. Dan zijn bereikbaarheid, gemakkelijk doorschakelen en kennis van degene die belt cruciaal. “In feite is het secretariaat een klein contactcenter met specifieke eisen. Gelukkig kunnen ook kleinere kantoren gebruik maken van de modernste contactcenter-functionaliteit tegen lage kosten en zonder te hoeven investeren in complexe systemen.” Dat zegt Robbert Pouw, oprichter en directeur van Gamma-partner Watel. “Alles zoveel mogelijk geautomatiseerd, zoals tijdregistratie, facturatie en afspraken met de cliënt. Selfservice en multichannel zijn begrippen die doordringen in de zakelijke dienstverlening.”

Let op met Whatsapp

Ook om andere redenen vergt telefonie in de zakelijke dienstverlening speciale functionaliteit. “Medewerkers zijn vaak buiten de deur: thuis, onderweg of bij de cliënt. Dit betekent dat de communicatie streng beveiligd en versleuteld moet zijn omdat er vaak gevoelige informatie wordt uitgewisseld. Gesprekken moeten met één druk op de knop of automatisch worden opgenomen en op een beveiligde server bewaard, desgewenst in Nederland. Bij voorkeur wordt de duur van het gesprek direct ingeschoten in het klantdossier om te kunnen declareren. En medewerkers willen liever niet bellen op hun mobiele nummer, omdat dit minder professioneel is en omdat ze willen vermijden dat WhatsApp als extra communicatiekanaal wordt gebruikt. De mobiele telefoon moet liever de functie krijgen van bedrijfstelefoon in de communicatie-infrastructuur van het bedrijf,” legt Pouw uit. Op basis van het gnTel-platform van Gamma Communications zorgt Pouw ervoor dat dergelijke wensen en eisen op een goede manier worden gerealiseerd. Niet alleen in de zakelijke dienstverlening, maar ook in de makelaardij of in de recreatiewereld. “Elke sector heeft eigen wensen en behoeften. Wij leveren meerwaarde door het integreren van diverse systemen en netwerken, bijvoorbeeld voor cameraregistratie, koppeling met intercom op afstand, toegangscontrole of kentekenherkenning voor parkeren.”

Schaars personeel

Watel is nu bezig om voor facily LAW Advocatuur / Juristen en Mediators na een fusie van het kantoor voor juridische dienstverlening met een notariskantoor de bedrijfscommunicatie met de onderliggende infrastructuur te integreren. “De twee vestigingen liggen ver uit elkaar, maar we willen er één logisch geheel van maken, met een centraal telefoonnummer, één nummerplan en de integratie van de beide secretariaten tot één contactcenter, zodat ze elkaar kunnen opvangen. Dat levert ons grote efficiencywinst op. Heel belangrijk, in deze tijden van schaars personeel”, zegt Roy Odekerken, managing partner van facily LAW. “Bovendien zijn wij een franchise-organisatie met zelfstandige juristen, advocaten en mediators die overal in het land gevestigd zijn en samen als één geheel onder de naam facily LAW optrekken. De bedrijfstelefonie moet ook hen faciliteren. Gelukkig hebben we in Watel een partner waar we volledig op kunnen vertrouwen. Op ingewikkelde telecomvraagstukken weten zij het antwoord. Watel is dan ook onze partner in de verdere uitbouw van ons bedrijf”

Het Gamma Communications platform maakt het gemakkelijk de wensen van het kantoor uit te voeren. Pouw: “Het gebruik en het beheer van het systeem zijn erg gemakkelijk en intuïtief. Omdat het platform cloud-gebaseerd is, zijn opschaling, configuratie en beheer probleemloos. Dat kan gewoon op afstand.” Pouw verwacht de nieuwe omgeving binnen twee weken gerealiseerd te hebben.

De cliënt centraal met bedrijfscommunicatie van Gamma Communications.
Lees ook:

Gerelateerde berichten...