Een collega van mij is architect. Als hij bij klanten binnenkomt en hij ziet zo’n stalen kast vol ordners staan, dan kan hij het niet laten. In een paar seconden scant hij alle ordners en dan, zonder naar een etiket te hebben gekeken, trekt hij de ordner met het meeste stof erop uit de kast en zegt: “Dit is architectuur!” Naar eigen zeggen heeft hij zeven van de tien keer gelijk. De andere keren is het bijna altijd het informatieplan.
Architectuur en informatieplan hebben een bepalend ding met elkaar gemeen. We steken er enorm veel tijd in en als het af is doen we er niks meer mee. En die twee eigenschappen hebben met elkaar te maken. We steken er enorm veel tijd in, het resultaat is dus ook altijd heel veel (desnoods digitaal) papier. En die grootte is precies het probleem. Architectuur en informatieplan zitten vol details. Die details verouderen heel snel. Door al die details is het onmogelijk om het document actueel te houden, binnen de kortste keren staan er details in die niet meer kloppen.
Door al die details is het ook lastig om te vinden wat je zoekt en om te begrijpen wat er staat. Je moet er veel tijd in steken om je vragen beantwoord te krijgen, en om te begrijpen wat er staat. En die tijd hebben we helemaal niet. Dat maakt grote documenten, zoals de meeste architectuur en zoals de meeste informatieplannen, erg ontoegankelijk. Ontoegankelijk en niet actueel, daar heb ik niks aan, vandaar al dat stof. We lezen het niet omdat het niet actueel is en we passen het niet aan, omdat het niet gelezen wordt.
Als ik bij klanten vraag om het laatste informatieplan, dan zeggen ze bijna allemaal, oei, dat is wel twee of drie jaar oud, hoor. En dan komen ze terug: “O, nee het is toch vier jaar oud”. Waarom zou je ook al je energie steken in een document dat nooit wordt gebruikt? We hebben wel wat beters te doen.
Maar een informatieplan en architectuur zijn natuurlijk wel noodzakelijk. Ze vormen de concretisering van de visie en de strategie van de organisatie. Als we willen dat ze niet in een kast staan te verstoffen, als we willen dat ze echt worden gebruikt, dan moeten ze veel kleiner, dan moeten al die details eruit.
De wiskundige Blaise Pascal schreef ooit: “Sorry dat ik je zo’n lange brief schrijf, maar ik heb geen tijd voor een korte.” Laten we voortaan de tijd nemen om een kort en goed informatieplan te schrijven. Een goed informatieplan schrijf je in een paar dagen. Als het langer duurt, weet je of niet wat je wilt, of er staan teveel details in.
