Enterprise mobility: valkuilen en adviezen

mobility

Mobility is hét aandachtspunt voor it-managers en CIO’s in 2014. In maar liefst vier van de top-10 aandachtspunten die Gartner voor 2014 benoemt komt mobility terug. En hoewel het onderwerp al langer op de agenda staat, worstelen veel organisaties nog altijd met hoe ze dit moeten aanpakken. Wat zijn de valkuilen en de tips?

M140102.p16.petervanleest

Naar aanleiding van het Citrix Mobility Event spreekt ICT Magazine met country manager Nederland bij Citrix Peter van Leest. Volgens hem is de grootste valkuil waar organisaties in kunnen stappen als ze hun medewerkers mobiel willen laten werken, dat ze dit onderwerp aanvliegen vanuit de techniek. “Ze vergeten vaak dat medewerkers er makkelijk mee moeten kunnen werken en werpen teveel drempels op. Het effect is dat medewerkers afhaken of een work-around verzinnen, bijvoorbeeld in de vorm van Dropbox voor het delen van documenten, of door documenten naar hun privémailadres te sturen. Daarmee wordt al die techniek – die vaak in eerste instantie wordt aangeschaft om de security te waarborgen – om zeep geholpen.”

 

Houtje-touwtje
Dit leidt tot een tweede valkuil: organisaties beginnen fragmentarisch, bijvoorbeeld met de aanschaf van een MDM-oplossing (Mobile Device Management) waarmee devices op afstand kunnen worden beheerd. “Als ze ontdekken dat de devices weliswaar beveiligd zijn, maar de applicaties niet, plakken ze een pleister in de vorm van een sandbox waar dan de organisatie-applicaties in worden gezet,” aldus Van Leest. “Vervolgens ontdekken ze dat medewerkers thuiswerken met vertrouwelijke gegevens, op een computer waar hun partner tussendoor even de eigen mail op wil checken. Dan plakken ze een volgende pleister in de vorm van datamanagement. En zo creëren ze een houtje-touwtje-oplossing die nauwelijks nog te beheren is.”

Drie aandachtspunten
De vraag ‘Gaan we mobiel werken?’ is al door de meeste organisaties positief beantwoord, weet Van Leest. “Nu zijn ze op zoek naar: hoe gaan we dat doen? Waar moeten we op letten?” Hij stelt dat ze drie vragen eerst moeten beantwoorden voordat ze daadwerkelijk overgaan tot implementatie.

Gebruikersprofielen
De eerste vraag is wat wil je met mobiel werken bereiken? Vaak ligt het antwoord op terreinen als beter gemotiveerde medewerkers en kleinere kantoren, waardoor kostenbesparingen mogelijk zijn. Dit impliceert dat organisaties het belangrijk vinden dat de penetratie van mobiel werken hoog is. Van Leest: “Dat betekent dat je zo min mogelijk drempels moet opwerpen en dat je de gebruikerservaring moet laten aansluiten bij wat een specifieke medewerker nodig heeft om zijn of haar werk goed te doen. Dat is in iedere organisatie en voor iedere functionaris anders. Je zult daarom gebruikersprofielen moeten maken van groepen medewerkers die bepaalde eisen en wensen hebben. Die moet je als uitgangspunt voor je oplossing. Er is geen one size fits all.” Volgens Van Lees is mobility daarbij meer dan werken op een tablet of smartphone. Ook data kunnen mobiel zijn, bijvoorbeeld door slimme follow-me-toepassingen, waarbij de data de gebruiker volgt als hij inlogt op een ander apparaat of op een andere locatie.

Wie, wat, welke?
De tweede vraag die IT samen met de directie en HR moet beantwoorden is: Wie mag welke informatie vanaf welke plek bekijken en met welk device? “Het ligt daarbij voor de hand dat zeer vertrouwelijke gegevens niet vanuit huis mogen worden bekeken,” vindt Van Leest, “omdat daarbij toch een reëel risico bestaat dat onbevoegden de informatie onder ogen krijgen.” Ook moet worden beslist welke apparaten welke rechten krijgen. Zo kun je instellen dat bepaalde data of bepaalde applicaties niet benaderd mogen worden met een privé-apparaat.

En tot slot is het belangrijk vast te leggen wie welke rechten heeft. “Welke medewerkers mogen welke informatie inzien en/of wijzigen? Daarbij is het ook belangrijk te identificeren of die medewerkers met een eigen apparaat werken, of dat ze een toestel gebruiken dat door de werkgever is verstrekt en wordt beheerd.”

Kortom, een strategische keus om mobiel werken te ondersteunen behelst veel meer dan beslissen voor Bring of Choose Your Own. Directie en HR realiseren zich dit vaak niet. Het is de taak van de it-manager om hen hierop te wijzen en te overtuigen van de noodzaak om over deze vraagstukken na te denken.

Enterprise mobility platform
Bedenk welke techniek nodig is om de gekozen strategische aanpak te realiseren. Je kunt daarbij kiezen voor best-of-breed-oplossingen, zo lang die maar goed op elkaar aansluiten en het beheer overzichtelijk blijft. Meer voor de hand ligt een geïntegreerd enterprise mobility platform dat alle aandachtspunten in zich verenigt. Van Leest noemt vijf belangrijke onderdelen van zo’n platform:

  • MDM, om devices op afstand te beheren en eventueel te wissen in geval van verlies of diefstal;
  • Een oplossing om bestanden op een veilige manier te delen, zodat medewerkers niet in de verleiding komen om bijvoorbeeld Dropbox te gebruiken;
  • Follow me, waarbij data je volgt naar een andere locatie en een ander device zonder dat je alle applicaties weer opnieuw moet opstarten;
  • Een sandbox voor alle zakelijke applicaties, waardoor het mogelijk wordt om applicaties op afstand via een pushmechanisme toe te voegen, te verwijderen of te updaten. “Want als je medewerkers hier zelf voor verantwoordelijk stelt, dan vraag je om problemen,” voegt Van Leest hieraan toe;
  • Een virtuele werkplek zodat medewerkers op ieder apparaat – of het nu een iPad of een Windows PC is – dezelfde gebruikerservaring hebben.

Breder dan techniek
Tot slot benadrukt Van Leest nogmaals dat het vraagstuk veel breder is dan techniek alleen. “IT’ers hebben de neiging om het vanuit de techniek te benaderen, terwijl directie en HR kijken hoe ze kosten kunnen besparen en het personeel beter kunnen motiveren. Je moet die onderwerpen bij elkaar brengen om ‘the mobile enterprise’ tot een succes te maken.”

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Gerelateerde berichten...

X