Informatiebeheer is een hype en dat is niet voor niets. Want het aantal informatiebronnen groeit evenals de hoeveelheid data die in die bronnen is opgeslagen. Dat brengt nieuwe mogelijkheden, maar zorgt ook voor een probleem: het maakt het voor medewerkers op de werkvloer steeds lastiger om de juiste informatie te vinden. Dat is een heel nieuw vakgebied. Het vakgebied van DIGIWERKT.
“We horen vaak van klanten dat ze een Document Management Systeem willen implementeren of dat ze willen overgaan op zaakgericht werken,” vertelt Alfred Liefers, directeur van DIGIWERKT. “Die organisaties beginnen bij de oplossing, terwijl het probleem nog niet helder is. Dat probleem is vaak: we willen snel de juiste, relevante documenten vinden en ontsluiten voor medewerkers, maar soms ook voor klanten of samenwerkingspartners. Technologie is daarbij een hulpmiddel, maar nooit het doel.”
Wanneer DIGIWERKT?
Of het nu gaat om organisaties die hun informatievoorziening willen centraliseren en erachter komen dat iedere businessunit of vestiging zijn eigen terminologie gebruikt en zijn eigen manieren om data op te slaan. Of om organisaties die hun papieren archieven en documentstromen willen digitaliseren. Of om organisaties die via een klantportaal klanten inzicht willen geven in hun eigen dossier. DIGIWERKT kan al die projecten begeleiden, stelt Liefers. “Wij brengen op basis van de vraagstelling van medewerkers op de werkvloer de bestaande situatie in kaart en schetsen de gewenste situatie. Meestal komen wij dan tot een heel andere oplossing dan de implementatie van het zoveelste nieuwe systeem. Een oplossing waarbij organisaties vaak een heel eind komen met het verbeteren van de onderliggende processen en het optimaliseren van de mogelijkheden die er nu al zijn.”
Maak uw documenten vindbaar
DIGIWERKT is actief op vele terreinen, van fysieke opslag volgens archiefwet, het digitaliseren en meta-dateren van papieren documenten en postverwerking door een digitale postkamer tot het delen van data via een private cloud. “Wij zijn actief op alle terreinen waar documenten aan te pas komen,” aldus Liefers. “Wij maken documenten vindbaar zonder medewerkers te belasten met de administratieve rompslomp van meta-dateren. We maken de documentenstroom bovendien duurzaam. Enerzijds doordat we snel kunnen overschakelen naar nieuwe technologieën of bestandsformaten als dat nodig is. Zo kunnen we garanderen dat een PDF die vandaag is gemaakt over dertig jaar ook nog leesbaar is. Anderzijds doordat we voor het meta-dateren en scannen van documenten gebruikmaken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We hebben professionals die ervoor zorgen dat iemands kwaliteiten optimaal tot hun recht komen. Overheidsorganisaties kunnen bij aanbestedingen dus ook hun Social Return benutten.”
Quickscan
Benieuwd naar hoe u uw informatie kunt laten stromen? DIGIWERKT komt graag bij u langs voor een quickscan. Liefers: “Daarbij brengen we in drie tot tien werkdagen – afhankelijk van de omvang van een organisatie of het te digitaliseren proces – uw huidige en de gewenste situatie in kaart. Zo heeft u snel inzicht in de benodigde investering om ook op de werkvloer maximaal rendement te halen uit informatiebeheer.”