Zorgt Basis op orde wel voor een goede basis?

Zorgt Basis op orde wel voor een goede basis?

De wereld om ons heen verandert ingrijpend en ondernemingen (1. en de overheid is ook een hele onderneming) veranderen mee. Dat gaat sneller dan we zelf bij kunnen houden. Geen wonder dat steeds meer ondernemingen een programma Basis op orde of Huis op orde starten. Als je dat verkeerd doet, kun je jezelf lelijk bezeren. In dit artikel de do’s en don’ts van Basis op orde.

Definieer het doel

Lewis Hamilton rijdt dit jaar in een Mercedes W11. Is dat een goede auto? Wel als je wereldkampioen formule 1 wilt worden, niet als je er met vier mensen mee op vakantie wilt gaan. Kwaliteit is altijd relatief, gekoppeld aan het doel. Kwaliteit is ‘fit for purpose’. Op dezelfde manier moet je naar Basis op orde kijken. Basis op orde moet fit for purpose een doel dienen. Begin pas aan een Basis-op-orde-traject als je het doel ondubbelzinnig en scherp hebt gedefinieerd.

Definieer basis op orde passend

In Nederland heeft de werkplek zich ontwikkeld van alles op papier, via terminal, desktop, laptop tot tablet en mobiele telefoon. Wat is dan basis op orde? In Afrika is basis op orde een mobiele telefoon en wifi. Je zult als onderneming passend (= fit for purpose!) moeten vaststellen wat basis op orde is: terug naar 1980 (veel proces, weinig technologie) of vooruitlopend op 2025 (veel technologie, weinig proces) of iets daar tussenin? Dat moet een expliciete en passende keus zijn: de beste kwaliteit/inspanning/prijs verhouding (fit) voor dat doel (purpose). Je zult de goede balans moeten vinden tussen teruggaan naar hoe het zou moeten zijn en gaan naar hoe het zou kunnen zijn.

Basis op orde is een business-begrip. Digitalisering en dus IT speelt er een belangrijke rol bij, maar basis op orde is een business-begrip en geen IT-begrip. Basis op orde is dus ook business-fit for business-purpose. Hoe groot de IT-component ook is, het is een business-verandering die bijdraagt aan het business-doel. En basis op orde is dan ook een business-veranderproject.

Focus op de klant

Basis op orde draagt primair bij aan betrouwbare, effectieve, efficiënte, snelle, voorspelbare en transparante dienstverlening, denk Lean. Alle basis op orde activiteiten moeten worden geselecteerd en vormgegeven langs die meetlat en met de eindklant voor ogen. Als de klant de primaire toetssteen is, dan is basis op orde ook: we kennen onze klanten zo goed, dat we beter weten dan zij wat ze nodig hebben. Basis op orde is dus ook: leveren we onze klanten nog steeds bij de tijd passende producten en diensten?

Bij sommige ondernemingen is de klant abstracter, bijvoorbeeld de samenleving of het milieu. Denk aan een waterschap of aan Greenpeace of Amnesty. Het moet natuurlijk wel altijd allemaal bijdragen aan het bestaansrecht van de onderneming. Passend, want fit for purpose. Passend bij de volwassenheid van de onderneming en passend bij de doelstellingen.

Houd ruimte over voor innovatie

Basis op orde mag niet het hele veranderbudget opeten. Er moet tijd, geld en aandacht overblijven om te besteden aan innovatie en vernieuwing, anders creëren we nieuwe achterstanden en dan blijven we achter de feiten aanlopen: Basis op orde 2.0, 3.0, 4.0 enzovoort. Het is nodig dat we onze verandering in twee stukken splitsen: basis op orde en innovatie en vernieuwing. De verdeling tussen die twee is een expliciete keuze van het topmanagement.

Om er voor te zorgen dat we steeds weer een passende verhouding tussen die twee blokken hanteren en om binnen elk blok de belangrijkste zaken het eerst op te pakken, moeten we kort cyclisch sturen met een wendbare strategische veranderagenda: steeds weer kijken of we de juiste keuzes hebben gemaakt en bijsturen waar dat nodig is. Binnen die agenda kiezen we een paar dominante veranderthema’s, deels binnen basis op orde en deels binnen innovatie. Als we die thema’s goed kiezen, zou een groot deel van de veranderingen binnen die thema’s moeten vallen. De vraag: “Wat zijn de kenmerken van Utopia jouw onderneming?” is een goede beginvraag.

Vermijd perfectie

Perfectie is de vijand van het goede. Als we streven naar perfectie steken we veel te veel (80%) tijd en aandacht in de laatste loodjes (20%). De oplossing moet passend zijn, maar de inspanning ook. Binnen elk basis-op-orde-thema is er zelf ook een basis op orde. Goed genoeg is goed genoeg. We moeten op tijd kunnen stoppen met een onderwerp, wanneer we bij andere onderwerpen meer kunnen bereiken. Denk Agile. Kwaliteit is fit for purpose en dus passend. Passende kwaliteit tegen een passende inspanning.

Vergeet de mensen niet

Basis op orde, daar horen bij uitstek de mensen bij. Hebben we wel de mensen in dienst die we nodig hebben? Hebben de mensen die we in dienst hebben wel de passende (digitale?) vaardigheden? Basis op orde is ook een passende cultuur met passende digitaal vaardige medewerkers.

Organiseer de samenwerking

Alle organisaties in de hele wereld zijn onder te verdelen in drie domeinen:
1. Betrouwbare, efficiënte, effectieve, snelle, voorspelbare en transparante processen. In die processen mag het eigenlijk nooit fout gaan. De focus ligt dan ook op processen, standaards en schaalvoordeel zoeken, soms door het werk uit te besteden.
2. Onderscheidend vakmanschap. Op sommige plekken in de onderneming zijn de kunde, de kennis en het vakmanschap van vakmensen doorslaggevend. Daar waar het in de processen vooral niet fout mag gaan, moet het resultaat hier juist heel goed zijn. Die vakmensen moeten mandaat krijgen en duidelijke doelen.
3. Aan de buitenkant van de onderneming, daar waar de onderneming in contact komt met klanten, omgeving en samenleving, moet de onderneming juist wendbaar zijn, opdat we passend kunnen reageren op complexiteit en dynamiek in onze omgeving.
Die drie domeinen vergen elk hun eigen manier van werken, ze hebben alle drie een andere ‘way of working’, met eigen kenmerken. En ze hebben dus ook drie verschillende definities van basis op orde.

Sluit passende partnerschappen

Steeds meer werk ten behoeve van het succes van de onderneming vindt plaats buiten de onderneming, bij partners en in de crowd. Als de samenwerking met een belangrijke partner niet goed functioneert is de basis niet op orde. En we zullen onze portefeuille van partners dus ook mee moeten nemen in het programma Basis op orde.

Zorg voor passende business-modellen

De manier waarop we onze doelen halen (business-modellen) en aan geld komen (verdienmodellen) moet passend zijn. Als een business-model niet meer voldoet aan de eisen die klanten, markt en samenleving stellen, dan is dat business-model verouderd en dus niet meer basis op orde.
Bij steeds meer kappers kun je een abonnement nemen, en zo vaak langs komen als je wilt. Dat slaat aan, kappers zonder zo’n abonnement hebben steeds meer hun basis niet meer op orde. En hoe is dat met jullie onderneming?

Data is de basis van basis op orde

Steeds meer ondernemingen onderkennen dat ze steeds meer een databedrijf worden. Inkomende logistiek, operations, uitgaande logistiek, marketing en verkoop en service, steeds meer draait het allemaal om data. Beschikbaarheid van data en kwaliteit van data. Als de manier van werken onvoldoende gebruik maakt van de data en/of als de manier van werken leidt tot data van onvoldoende kwaliteit, dan is de manier van werken niet op orde. Anderzijds, als de data niet op orde is, kan de manier van werken het ook niet zijn. De basis op orde van data is de basis van basis op orde van de onderneming. De basis op orde van data moet een belangrijke plaats innemen in het veranderproject Basis op orde. En een belangrijke vraag daarbij is: welke data die we nu niet hebben, moeten we wel hebben voor basis op orde?

Zorg voor balans tussen vraag en aanbod

Basis op orde vraagt een heleboel verandercapaciteit, maar andere verandering en innovatie doen dat ook. Ondernemingen die een Basis op orde nodig hebben, hebben in veel gevallen veranderachterstand. De vraag naar verandering is jarenlang groter dan het aanbod van verandering. Verandering is steeds meer een core-business van de onderneming, veel meer dan we ons realiseren.

De beschikbare product owners, projectleiders, scrumteams, IT-ers en business-analisten bepalen hoeveel verandering we kunnen doorvoeren en vooral, hoeveel verandering we niet of niet goed genoeg kunnen doorvoeren. Zo bezien is elk Basis op orde programma een symptoom van iets anders: we hebben te weinig verandercapaciteit. Als we niet eeuwig aan basis op orde projecten willen doen, zullen we het paard voor de wagen moeten spannen: het aanbod verhogen, opdat we de komende jaren wel aan de vraag kunnen voldoen en opdat het absorptievermogen van de afdelingen groot genoeg om al die veranderingen ook daadwerkelijk te laten gebeuren. Voldoende verandercapaciteit is de basis op orde van basis op orde!

Basis op orde, kortom, vergt een doordachte visie. Het is geen gemakzuchtige keus voor even niet innoveren en het is ook geen IT-project. Basis op orde is een vernieuwingsproject of -programma: We weten hoe het eindresultaat er uit gaat zien en we weten hoe we dat voor elkaar gaan krijgen. Goeie kans dat het dan geen basis op orde meer heet!

Bart Stofberg is zelfstandig adviseur en organisatieveranderaar bij Out of the rabbithole.