Robotic Process Automation, ofwel RPA, kan de integrale dienstverlening in het sociaal domein verder helpen. De gemeente Huizen heeft als een van de eerste in Nederland deze software robots al ingezet. De gemeente vertelde er tijdens het event ‘Naast elke ambtenaar een robot’ in Huizen, er alles over.
Als belangrijkste voorbeeld noemt de gemeente de uitvoeringsdienst. Deze draagt zorg voor de toegang tot passende ondersteuning voor de inwoners. Daarbij zijn 60 consulenten en meer dan 300 gecontracteerde zorgaanbieders betrokken.
Naast de 5000 Wmo-cliënten gaat het ook om veel andere voorzieningen. Deze aanvragen moeten allemaal apart beschikt en verwerkt worden. Al met al gaat het om groot volume van gegevensverwerking. Dit maakte Robotic Process Automation (RPA) interessant als manier om de administratieve werkdruk te verlagen.
Huishoudelijke hulp
Na een korte, succesvolle proef waarin een software robot leerde aanvragen voor huishoudelijke hulp in drie systemen af te handelen, zette Huizen breed in op verdere robotisering. Het doel is om zoveel mogelijk administratieve lasten te verlagen.
De robots die het komende jaar worden ontwikkeld automatiseren nog meer werkprocessen. Ze zorgen ervoor dat informatie in alle systemen die de gemeente gebruikt accuraat blijft. Hiermee wordt de doorlooptijd korter en de kwaliteit van de informatie hoger. Dit alles om op tijd de juiste zorg aan de inwoner te leveren.
Dat vraagt nogal wat van de organisatie. Informatie moet direct beschikbaar zijn voor de betrokken medewerkers. Als er een besluit genomen is, mogen de cliënten op een snelle uitvoering rekenen.
RPA positief ontvangen
Koen Buikema en Robin Ivkovich van de gemeente Huizen gaven in een korte demo weer hoe het gerobotiseerde proces loopt. Ze lieten ook zien welke andere administratieve processen de gemeente wil gaan robotiseren.
Medewerkers hebben vooraf uitleg gehad over de komst van software robots. De reacties zijn tot nu toe positief. Er is geen angst voor baanverlies, in tegendeel. De software robots ondersteunen de ambtenaar en nemen tijdrovend en saai werk uit handen. Hiermee blijft meer tijd over voor complexe zaken en gerichtere dienstverlening.
Laagdrempelig
Welke processen in aanmerking komen voor robotisering is met name afhankelijk van het volume en de standaardisatie van processen. Hoe hoger deze zijn, des te beter de onderliggende businesscase. Joost Dorrestijn, managing consultant bij Coforce, zegt dat RPA vooral een laagdrempelige manier is om zaken te digitaliseren. Je kunt systemen koppelen zonder moeilijke koppelvlakken of discussies met leveranciers. In Huizen is de `koppeling’ in 4 weken gerealiseerd met 3 systemen van verschillende leveranciers.
