Finance-afdelingen zetten kunstmatige intelligentie steeds vaker in om facturen sneller te innen. De besluitvorming rond dat proces blijft echter opvallend vaak afhankelijk van e-mail, losse afspraken en handmatige oplossingen. Daardoor neemt de snelheid wel toe, terwijl de grip op verantwoordelijkheden en besluitvorming achterblijft.
Dat blijkt uit onderzoek van creditmanagementsoftwarespecialist Onguard onder ruim 300 finance professionals. Slechts 11 procent van de ondervraagde AI-gebruikers zegt dat facturen sneller worden geïnd én dat de controle over het proces behouden blijft. Bij bijna een kwart, 23 procent, neemt de controle juist af of is niet meer duidelijk wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor besluiten.
Versnelt incasso
Volgens de respondenten zitten de grootste knelpunten niet in de AI-technologie zelf, maar in de manier waarop organisaties hun processen hebben ingericht. Zo noemt 34 procent beslissingen die via e-mail of losse afspraken verlopen als belangrijk probleem. Ad-hoc handmatige oplossingen worden door 24 procent genoemd, terwijl 22 procent wijst op verouderde ERP-systemen die onvoldoende aansluiten op nieuwe AI-toepassingen. Voor 18 procent vormt onduidelijk proces- en data-eigenaarschap een belangrijk obstakel.
Dat gebrek aan structuur kan directe gevolgen hebben voor de uitkomsten. Informatie uit losse mailwisselingen of mondelinge afspraken wordt immers niet automatisch onderdeel van de dataset waarop AI zijn beslissingen baseert. Ruim de helft van de finance professionals, 51 procent, ziet dat AI-gedreven incassobeslissingen achteraf soms moeten worden gecorrigeerd of teruggedraaid. Bij 12 procent gebeurt dat regelmatig.
Risico’s
De risico’s raken niet alleen interne processen, maar ook klanten. Te late betalingen worden door 24 procent gezien als het grootste risico, gevolgd door onvoldoende bestuurlijke grip met 20 procent. Reputatieschade wordt door 19 procent genoemd en onterechte escalatie richting klanten door 18 procent. Bijna één op de vijf respondenten zegt bovendien het grootste risico niet scherp in beeld te hebben.
Opvallend is dat 46 procent herkent dat klanten binnen de eigen organisatie onder druk zijn gezet om te betalen, terwijl de oorzaak van de vertraging intern lag. Hoe hoger de functie binnen de organisatie, hoe vaker dit wordt erkend. Onder CFO’s ligt dat percentage op 57 procent, bij financieel managers op 52 procent en bij financieel medewerkers op 36 procent.
Snelheid
Dennis Kromhout van der Meer, managing director bij Onguard, waarschuwt dat organisaties niet alleen naar snelheid moeten kijken. Volgens hem is het noodzakelijk om per processtap vast te leggen welke rol AI speelt, welke data is gebruikt en wie de uiteindelijke beslissing goedkeurt.
Voor finance-afdelingen ligt de uitdaging daarmee niet alleen in het toepassen van AI, maar vooral in het professionaliseren van de processen eromheen. Zonder duidelijk eigenaarschap en goede vastlegging kan automatisering leiden tot snellere incasso, maar ook tot fouten die rechtstreeks bij de klant terechtkomen.