Grote ondernemingen besteden gemiddeld 28 procent van hun softwarebudget aan upgrades, migraties en licentiewijzigingen waar zij zelf niet om hebben gevraagd. Opvallend is dat IT-verantwoordelijken regelmatig verwachten dat zulke veranderingen de prestaties, betrouwbaarheid of zakelijke waarde juist verslechteren. Dat blijkt uit onderzoek dat softwareonderhoudsbedrijf Origina liet uitvoeren.
Aan het onderzoek namen 2.018 IT-verantwoordelijken deel bij ondernemingen met minimaal 10.000 werknemers en een jaaromzet van minstens 1 miljard dollar. Ongeveer de helft van de respondenten werkt in de Verenigde Staten, de overige deelnemers in het Verenigd Koninkrijk.
Maar liefst 95 procent zegt dat zijn organisatie in de afgelopen drie jaar heeft betaald voor een door een leverancier afgedwongen upgrade, migratie of licentiewijziging waarvan men vooraf al dacht dat die nadelig zou uitpakken. Bij 53 procent gebeurde dat zelfs meerdere keren.
Weinig onderhandelingsruimte
Een belangrijke oorzaak is volgens het onderzoek de afhankelijkheid van grote softwareleveranciers. 76 procent van de ondervraagden zegt weinig daadwerkelijke onderhandelingsruimte te hebben. Daarnaast verwacht 80 procent dat overstappen bij een belangrijke leverancier tot aanzienlijke verstoring van de bedrijfsvoering zou leiden.
Daarmee ontstaat een situatie waarin organisaties soms instemmen met veranderingen die ze eigenlijk niet willen, simpelweg omdat het alternatief nog onaantrekkelijker is. Wanneer ondersteuning voor bedrijfskritische software wordt beëindigd, kan weigeren van een upgrade immers leiden tot beveiligings-, continuïteits- of complianceproblemen.
Volgens Origina-topman Tomás O’Leary is dat precies waar het probleem zit. Bedrijven worden volgens hem gedwongen capaciteit en budget vrij te maken voor wijzigingen die niet noodzakelijk aansluiten bij hun eigen prioriteiten.
Minder geld voor innovatie
Die softwaredruk heeft gevolgen voor andere investeringen. Volgens 36 procent van de respondenten gaat ongewenste software-uitgaven ten koste van innovatie. Ook personeelsbeleid wordt genoemd, door 32 procent, terwijl 31 procent aangeeft dat beveiliging en investeringen gericht op klanten onder druk komen te staan.
Ook de inzet van technisch personeel vormt een verborgen kostenpost. Liberty Mutual-CIO James McGlennon merkt in het rapport op dat een grote upgradecyclus gespecialiseerde IT-medewerkers soms een groot deel van een jaar kan bezighouden. Daardoor kunnen diezelfde mensen niet werken aan projecten waarmee de organisatie zich juist wil onderscheiden.
Lees ook: Is Office.eu het plug-and-play-alternatief voor Big Tech?
Roep om meer bescherming
Opmerkelijk is dat 91 procent van de ondervraagde IT-bestuurders wetgeving zou steunen die grote zakelijke softwareklanten meer bescherming biedt tegen leveranciersmacht. Slechts 1 procent is daar expliciet tegen.
Een van de aanbevelingen uit het rapport is om bij de aanschaf van software niet alleen over de instapvoorwaarden te onderhandelen, maar ook direct afspraken te maken over een toekomstige exit. Daarbij kan worden gedacht aan vooraf vastgelegde kosten voor migratiehulp en limieten op toekomstige prijsverhogingen of uitbreidingen.
Onderzoek
Het onderzoek noemt geen leveranciers die zich specifiek schuldig zouden maken aan het afdwingen van veranderingen. Wel gebruiken alle ondervraagde organisaties op grote schaal software van minimaal één partij uit de groep IBM, HCL, VMware/Broadcom of SAP.
Daarbij past wel een kanttekening. Origina verdient zelf geld aan onafhankelijk onderhoud van bedrijfssoftware en heeft dus belang bij een kritische kijk op traditionele leveranciersmodellen.