Het massale gebruik van ‘ouderwetse’ spreadsheets leidt tot eindeloze discussies over versiebeheer. Kantoorprofessionals zijn al sinds Lotus 1-2-3 vergroeid met deze applicaties. Ze zetten AI onvoldoende in. Dit tot ergernis van onder meer CIO’s.
Lotus als killerapp
Het was de eerste ‘killerapp’ voor de IBM pc: Lotus 1-2-3. Bij de introductie in januari 1983 maakte het andere programma’s die met tabellen werkten, zoals VisiCalc en Microsofts MultiPlan, overbodig. En niet voor niets. Lotus maakte van een tabellenprogramma een spreadsheet zoals we die in de kern nog steeds dagelijks gebruiken. Heel lang domineerde Lotus 1-2-3 de markt overigens niet. Zoals vaker sloeg Microsoft terug. Al in 1995 was hun Excel het dominante spreadsheetprogramma, en een standaardonderdeel binnen de Office Suite. Lotus 1-2-3 hield in 2013 op te bestaan.
Bedrijfsgegevens goed beheren
Leveranciers voegden in de loop van de tijd tal van functies toe aan hun spreadsheet-applicaties. Die groeiden voor de gebruikers uit tot ‘intelligente’ programma’s. Zo intelligent dat het AI vooralsnog nauwelijks lukt het succes van (vooral) Excel te stoppen. Nu bedrijven onder druk blijven staan om gebruik te maken van generatieve AI, zeggen CIO’s volgens The Wall Street Journal, “dat het belangrijker dan ooit is om hun bedrijfsgegevens goed te beheren. En de aanhoudende populariteit van tools als Microsoft Excel en Google Spreadsheets maakt het beheer van bedrijfsgegevens er niet eenvoudiger op.”
Patronen herkennen
Kantoormedewerkers gebruiken tegenwoordig tools als Excel om delen van bedrijfsgegevens te visualiseren, analyseren, organiseren, delen en presenteren, hetzij geëxporteerd uit databases, hetzij ter plekke verzameld. Al deze spreadsheets – gemaakt, gedeeld, aangepast en opnieuw aangepast – kunnen ertoe leiden dat meerdere, conflicterende versies van dezelfde datasets op de apparaten van verschillende werknemers staan, blijkt uit het artikel. Gegevens, waaronder de transactiegegevens van een bedrijf, analyses en andere soorten bedrijfseigen informatie, worden beschouwd als de ruggengraat van elk AI-model. Dat komt omdat die gegevens worden gebruikt om de AI te leren patronen te herkennen en voorspellingen te doen.
Maar het ontbreken van een consistente, geverifieerde versie van gegevens, ook wel bekend als een ‘enkele bron van waarheid’, is een groot probleem, omdat bedrijven dan onzeker zijn over welke gegevens ze moeten analyseren en in hun AI-modellen moeten verwerken.
Meerdere versies
“Spreadsheets zijn in sommige contexten nuttig, maar zouden niet verantwoordelijk moeten zijn voor het bijhouden van bedrijfskritische datasets van grote ondernemingen, zegt een door WSJ geciteerde CIO. “Vaak gebeurt dit wanneer de kritieke gegevens van een onderneming op meerdere systemen worden opgeslagen (één systeem voor verkoop, één voor boekhouding, enzovoort) en werknemers deze uiteindelijk allemaal in spreadsheets downloaden.”
Uit een recent onderzoek van het ondernemingsplanningsbedrijf Board International is gebleken dat 55% van de organisaties hun bedrijfsplanning (inclusief budgettering en verkoopprognoses) daadwerkelijk in spreadsheets uitvoert. Wat er zonder AI toe kan leiden dat medewerkers meerdere versies van eenzelfde document open hebben staan en vooral bezig zijn die versies met elkaar te vergelijken.