Digitalisering zou HR-processen efficiënter en overzichtelijker moeten maken, maar in de praktijk ervaren veel organisaties het tegenovergestelde. Uit de nieuwste HR Benchmark van Youforce blijkt dat 52 procent van de HR-managers en leidinggevenden digitalisering momenteel ziet als extra werk in plaats van een verlichting.
Het onderzoek, uitgevoerd onder 300 HR-professionals en bestuurders, laat zien dat de belofte van digitale transformatie in HR nog lang niet wordt waargemaakt. Een belangrijke oorzaak is dat HR-processen vaak slechts gedeeltelijk zijn gedigitaliseerd. Daardoor werkt 55 procent van de HR-afdelingen nog voornamelijk reactief, in plaats van strategisch en proactief.
Versnipperde systemen remmen vooruitgang
De grootste bottleneck ligt volgens de respondenten in het gebrek aan integratie tussen systemen. Zo noemt 21 procent dit als belangrijkste obstakel. Daarnaast spelen verouderde IT-systemen (dertien procent) en een tekort aan kennis of capaciteit binnen HR-teams (twaalf procent) een rol.
Door deze versnippering moeten HR-professionals vaak schakelen tussen verschillende systemen en handmatig gegevens verwerken. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten, waardoor digitalisering eerder als last dan als oplossing wordt ervaren.
Potentieel blijft onbenut
Toch zien HR-managers wel degelijk kansen. Zeven op de tien respondenten geven aan dat goed geïntegreerde digitalisering kan leiden tot meer impact met minder middelen. Technologie kan bijvoorbeeld helpen om processen te versnellen, fouten te verminderen en beter inzicht te krijgen in personeelsdata.
Momenteel wordt de impact van digitalisering vooral gemeten aan de hand van operationele indicatoren, zoals doorlooptijden van HR-processen (33 procent) en kostenbesparingen (27 procent). Ook feedback van medewerkers, productiviteitswinst en foutreductie worden meegenomen.
Volgens 53 procent van de respondenten wordt het effect van digitalisering echter nog onvoldoende gemeten om het echt strategisch in te zetten. Daarmee blijft een belangrijk deel van de potentiële waarde onbenut.
Tijdswinst door betere inzet technologie
Dat er winst te behalen valt, blijkt uit de verwachtingen van HR-managers. Bijna een kwart denkt jaarlijks tussen de 100 en 250 uur te kunnen besparen met gerichte digitalisering. Nog eens 29 procent verwacht zelfs een tijdswinst van 250 tot 500 uur per jaar.
Volgens Stefan Op de Woerd draait het niet om meer technologie, maar om betere inzet ervan. “Als digitalisering als extra werk voelt, is het niet goed ingericht”, zo stelt hij. Volgens hem ligt de sleutel in geïntegreerde processen en systemen die naadloos samenwerken en daadwerkelijk inzicht bieden.
Van operationeel naar strategisch HR
De uitkomsten onderstrepen dat digitalisering binnen HR nog in ontwikkeling is. Zolang systemen niet goed op elkaar aansluiten en processen niet volledig zijn geoptimaliseerd, blijft de werkdruk hoog en de strategische waarde beperkt. Pas wanneer technologie echt ondersteunend wordt, kan HR volgens experts de stap maken van uitvoerende naar strategische partner binnen organisaties.