Het is een vraag die werkgevers vaak stellen na het vertrek van een werknemer: wat te doen met diens mailbox.
Een Belgisch oordeel geeft uitsluitsel. Men kan de mailbox van een ex-werknemer niet aanhouden na zijn of haar vertrek. Ook niet als het gevaar bestaat dat de onderneming anders mails zou missen.
Regelmatig scannen
Uit bedrijfsbelang is de verleiding soms om de mailbox van een ex-werknemer ook na diens vertrek nog een tijdje of zelfs permanent open te houden. En om de inkomende mails ofwel te (laten) forwarden naar een ander mailadres. Of om één of meerdere medewerkers toegang te geven tot de oude mailbox om de inhoud ervan geregeld te scannen.
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (BGA) oordeelde al in 2021 dat dit niet mag. De inhoud van de mailbox bevat persoonsgegevens van de ex-werknemer en van derden. En dararmee potentieel ook privacygevoelige informatie.
Staande voet ontslag
Dat dit nog niet tot alle bedrijven doordrong blijkt uit een recente zaak in België. De onderneming schond de regels van de AVG door de mailbox van een ex-werknemer langer dan noodzakelijk na diens ontslag open te houden. Zo oordeelt de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Dit schrijft Security.nl.
De werknemer was in zijn functie verantwoordelijk voor het beheer van dertig woningen. Eind 2020 werd hij op staande voet ontslagen omdat de werkgever dacht dat hij verschillende fouten had gemaakt.
Geen gerechtvaardigd belang
Na het ontslag van de werknemer hield de werkgever diens zakelijk e-mailadres actief. Volgens de werkgever was dit nodig om de werkzaamheden aan de opvolger over te dragen en was er daarom sprake van een gerechtvaardigd belang. De maand na zijn ontslag diende de werknemer een verwijderverzoek in. De werkgever gaf daar geen gehoor aan, waarop de ex-werknemer in december 2020 een klacht bij de GBA indiende. De privacytoezichthouder kwam onlangs tot het oordeel dat de werkgever geen gerechtvaardigd belang had.