Microsoft werkt aan het herstel van een storing in Exchange Online waardoor mailboxen van klanten ten onrechte in quarantaine worden geplaatst. Getroffen gebruikers kunnen daardoor problemen ondervinden bij het verzenden en ontvangen van e-mail. Ook is het mogelijk dat zij tijdelijk geen toegang hebben tot hun agenda.
Het incident begon op 19 juli en wordt door Microsoft gevolgd onder registratienummer EX1436407. De storing was bij de laatst gemelde stand nog niet volledig verholpen. Microsoft heeft niet bekendgemaakt hoeveel organisaties en gebruikers door het probleem zijn geraakt. Evenmin is duidelijk in welke landen of regio’s de meeste hinder wordt ondervonden.
Exchange
Omdat Microsoft de storing als een incident heeft aangemerkt, lijkt er sprake te zijn van merkbare gevolgen voor een deel van de zakelijke klanten. Exchange Online vormt de achterliggende e-maildienst van Microsoft 365 en wordt wereldwijd door bedrijven, overheden en andere organisaties gebruikt.
Gebruikers van getroffen mailboxen kunnen geen nieuwe berichten ontvangen. Afzenders die een bericht naar zo’n mailbox sturen, krijgen mogelijk een foutmelding of een zogenoemd Non-Delivery Report. Daarin staat dat het bericht niet kon worden afgeleverd. Ook het versturen van e-mails en het raadplegen van agenda’s kan worden bemoeilijkt.
Storing
Volgens Microsoft werd de storing veroorzaakt door een recente wijziging aan de infrastructuur. Deze aanpassing leidde ertoe dat onverwacht grote hoeveelheden indexeringsgegevens werden verwerkt. Daardoor liep het geheugengebruik sterk op en ontstond op bepaalde systemen een tekort aan beschikbaar werkgeheugen.
Quarantaine
Exchange Online reageerde daarop door mailboxen automatisch in quarantaine te plaatsen. Een dergelijke maatregel is normaal gesproken bedoeld om te voorkomen dat een problematische mailbox andere onderdelen van de infrastructuur ontregelt. In dit geval werden echter ook mailboxen geblokkeerd die zelf niets verkeerds deden.
Microsoft probeert de storing te verhelpen door de overtollige indexeringsgegevens op te ruimen. Dat proces was woensdagmiddag voor 66 procent voltooid en was woensdagavond gevorderd tot 72 procent. Tegelijkertijd worden mailboxen geleidelijk uit quarantaine gehaald. Voordat dat gebeurt, controleert Microsoft per regio of het geheugengebruik weer op een veilig niveau ligt.
Maatregelen
De storing blijkt bovendien een terugkeer van een eerder probleem, dat door Microsoft werd gevolgd onder nummer EX1434354. De maatregelen die destijds werden genomen, waren kennelijk niet voldoende om herhaling volledig te voorkomen. Voor een definitief herstel zijn daarom aanvullende ingrepen nodig.
Microsoft had bij de laatst beschikbare update nog geen tijdstip genoemd waarop de storing volledig opgelost zou zijn. Dat betekent dat beheerders voorlopig afhankelijk blijven van de voortgangsmeldingen in het Microsoft 365-beheercentrum.
Antispamsystemen
Het is niet de eerste keer dat gebruikers van Exchange Online ten onrechte met quarantaine te maken krijgen. In maart 2025 zorgde een fout in de antispamsystemen ervoor dat legitieme berichten werden tegengehouden. Twee maanden later werden e-mails van Gmail-accounts door een machinelearningmodel abusievelijk als spam aangemerkt.
Ook foutieve detectieregels hebben eerder tot problemen geleid. Regels die waren ontwikkeld om phishingaanvallen met gestolen inloggegevens tegen te houden, markeerden duizenden betrouwbare internetadressen als verdacht. Daardoor belandden legitieme e-mails eveneens in quarantaine.
Gevolgen
De huidige storing verschilt daarvan, omdat niet alleen afzonderlijke berichten, maar volledige mailboxen worden getroffen. Voor organisaties die sterk afhankelijk zijn van Microsoft 365 kan dat grote gevolgen hebben. Medewerkers missen mogelijk belangrijke berichten, afspraken of uitnodigingen, terwijl afzenders niet altijd direct begrijpen waarom hun e-mail wordt geweigerd.