35% van de bedrijven in de bouw, techniek en offshore deelt documentatie en projectinformatie niet met een document management systeem (DMS). Documentbeheer bestaat voor hen erin dat de stukken gewoon via de mail gaan. Dit blijkt uit onderzoek van CTB xRM.
Gebruik van mail en het ontbreken van een softwareoplossing voor smart document management leidt tot hogere zoekkosten. Medewerkers moeten immers meer tijd besteden aan opzoeken van informatie. Indirect leidt dit tot hogere faalkosten, doordat in een vergevorderd stadium van projecten ineens kan blijken dat informatie ontbreekt of onjuist is.
Toch is het lastig om op bedrijfsniveau in te schatten hoe hoog de extra kosten van het ontbreken van documentbeheer precies zijn. De belangrijkste redenen die technische bedrijven hebben om met een document management systeem te werken, zijn het verbeteren van vindbaarheid van informatie (19%), het centraliseren van informatie (18%), het structureren van versiebeheer (14%) en het verbeteren van samenwerking (10%).
Dat de terugvindbaarheid van informatie belangrijk is, mag geen verrassing zijn. Amerikaans onderzoek heeft laten zien dat de kosten van het zoeken naar documenten beginnen bij €15,- en oplopen tot zelfs €180,- per document. Ruim 7 procent van alle documenten verdwijnt uiteindelijk definitief van de radar.
eBook
Meer informatie over goed documentbeheer, de do’s en don’ts, vijf vereisten en het resultaat zijn te vinden in het eBook: ‘Document management in de bouw, techniek en offshore’, dat waardevol is voor alle projectmatig werkende bedrijven in de gehele bouw- en technische sector.
