Waar kennis gegenereerd en gedeeld wordt, zijn goede ICT en audiovisuele middelen onontbeerlijk. Dat weten ze bij kennisonderneming KWR Watercycle Research Institute als geen ander. In januari vorig jaar namen zij hun nieuwe gebouw in Nieuwegein in gebruik. BIS adviseerde en ondersteunde hen zowel bij de aanschaf als de installatie van de audiovisuele oplossingen. En daarmee houdt de samenwerking nog niet op.
KWR is dé kennisorganisatie op het gebied van water in Nederland. In samenwerking met de drinkwaterbedrijven en andere bedrijfstakken worden uiteenlopende onderzoeken uitgevoerd. Nadat de oorzaken van een probleem zijn onderzocht, wordt er gezocht naar een oplossing. De kennis die hierbij wordt opgedaan, wordt op regelmatige basis gepresenteerd aan en door de 180 medewerkers. Dit gebeurt in het moderne en lichte gebouw waarvan KWR sinds januari 2015 officieel gebruikmaakt.
“We willen kennis genereren en overdragen”, vertelt Brenda Montanus, Facilitair Manager bij KWR. “We houden hier presentaties voor klanten waarbij beeld en geluid heel belangrijk zijn. Daarom heb ik al vroeg in het nieuwbouwproject aan de bel getrokken dat we snel aan de gang moesten met de ICT en de audiovisuele middelen, wilden we alles netjes in het gebouw kunnen wegwerken.” Via Google zocht ze een aantal bedrijven op die haar hierbij konden helpen. Met drie partijen ging ze in gesprek en al snel kwam BIS daaruit naar voren als meest geschikte adviseur. Montanus: “Ik had in het begin niet de intentie om BIS ook als leverancier te nemen. Ik heb ze eerlijk gezegd dat hun adviserende rol weleens tegen hen kon werken. We wilden een onafhankelijk advies en niet dat ze de levering naar zichzelf toe zouden trekken.”
Dummyproof
BIS begon met het bekijken wat er allemaal nodig was binnen een kennisinstituut als KWR, zonder in details te treden. Welke type ruimtes zijn er, wat is daarbinnen nodig op het gebied van presentatiemiddelen en hoe moet de uiteindelijke oplossing eruit gaan zien? Daarbij werd onderscheid gemaakt tussen grote en kleine ruimtes en ruimtes voor intern en extern gebruik. Dat het bedrijf al in een vroeg stadium betrokken werd, was echt een uitkomst, vertelt Eric Hofland, Regional Sales Manager bij BIS. “Nu hebben we alles goed weg kunnen werken. Je voorkomt dat je kabels ziet, plafonds nog open moeten tijdens de installatie of voorzieningen niet goed zijn weggewerkt. We waren onderdeel van het ontwerpteam. Dan krijg je andere oplossingen en ziet het eindresultaat er nog fraaier uit dan wanneer je pas betrokken wordt wanneer het gebouw er al staat.”
“Ik kan iedereen als tip meegeven: betrek de adviseurs zo vroeg mogelijk in het traject”, beaamt Montanus.
Uiteindelijk verschenen er zes vergaderruimtes voor externe klanten, zes voor intern gebruik en een combinatiezaal waar plaats is voor 130 mensen. Er wordt gebruikgemaakt van digitale aansluitingen en bediening via een centraal paneel. Aansluitingen voor laptops zijn weggewerkt in de tafels, de geluidsboxen, beamers en schermen zijn weggewerkt in het plafond. “Alles is plug and play”, legt Hofland uit. “Er wordt gewerkt met presets, waarbij het licht en het geluid zich automatisch aanpassen aan de omgeving. Het gebruiksgemak zit als gevolg daarvan op een heel hoog niveau en is dummyproof. Samen met de hoogwaardige kwaliteit van de totale oplossing waren dat de belangrijkste punten uit het advies.”
Eén belletje
Het advies van BIS werd bij drie partijen neergelegd, waaronder BIS zelf. Zaken die bij de selectie van de uiteindelijke installateur belangrijk waren, waren de responstijd, mogelijke alternatieven, de prijs, de service en of de leverancier begrijpt wat er wordt bedoeld. Montanus: “We hebben alles vergeleken en toen kwam ook hier BIS als beste naar voren. De samenwerking verliep goed, ze dachten goed mee en staken er veel tijd en energie in.”
Toch ging in het installatietraject niet alles van een leien dakje. Het gaat immers om techniek en dan kan het altijd gebeuren dat er iets niet helemaal naar behoren werkt. “Er was weleens een installateur die iets net even anders begreep”, vertelt Montanus, “of er kwamen kinderziektes tevoorschijn. Soms moesten we creatief met kabels omgaan of er moest toch nog een plafondplaat uit. Als er iets mis gaat, heb je het vertrouwen nodig dat ervoor gezorgd wordt dat het weer goed komt.” En dat gebeurde. Uiteindelijk was het gebouw af en konden de medewerkers aan de slag in hun nieuwe werkomgeving.
Hoewel de audiovisuele inrichting van het gebouw af was, betekent dit niet dat voor BIS al het werk gedaan was. Het bedrijf doet namelijk ook het onderhoud, zowel preventief als on-site support bij storingen. Het preventieve onderhoud zorgt ervoor dat de gerealiseerde audiovisuele oplossingen goed blijven functioneren en ook de reserveringssystemen voor de zalen vlekkeloos blijven werken. En dat is belangrijk! Gaat er ondanks het preventieve onderhoud toch iets mis, dan hoeft er maar één belletje gepleegd te worden en een monteur staat binnen de kortste keren op de stoep.
“De samenwerking gaat nog verder dan alleen service en onderhoud”, vertelt Montanus. “Bij heel grote bijeenkomsten halen we de hele centrale ruimte leeg. BIS komt dan met een complete tent, boxen, mengpanelen met alles erop en eraan. Dat wordt geregeld door hun afdeling Event Rental. Voor ons is dit voordeliger dan het aanschaffen van nog meer producten, aangezien we niet wekelijks dergelijke evenementen organiseren. Daarnaast houdt BIS ons op de hoogte van alle ontwikkelingen en nieuwe producten op de markt.”
Narrowcasting
Het laatste gedeelte waar KWR op dit moment nog mee bezig is in samenwerking met BIS, is het implementeren van de narrowcasting. De digitale informatieschermen bij de entree en aan weerszijde van het publieke gedeelte hangen er al en de software is gereed, maar tot nu toe had de afdeling Communicatie de handen vol aan het nieuwe gebouw en de nieuwe website, waardoor nog niet alle mogelijkheden van het BIS ID narrowcasting systeem optimaal worden benut. Nu is het tijd om ook dit gedeelte klaar te maken. Montanus: “Dit gebouw heeft een bepaald duurzaamheidsaspect. Het is voor zowel medewerkers als bezoekers interessant om geïnformeerd te worden over bijvoorbeeld de opbrengst van de PV-panelen, hoe het gaat met het hergebruik van water en hoe de beurzen die we bezoeken verlopen. Die informatie kunnen we combineren met meldingen over het weer.”
Twee van de schermen hangen bij de koffiepantry’s, dus als mensen een kopje koffie gaan drinken, kunnen ze meteen bijhouden wat er allemaal gebeurt. Ook hierin zal BIS het bedrijf blijven begeleiden, want, zo zegt Hofland: “Het project houdt niet op als het is afgerond, dan begint het pas.”
