Grote kostenbesparing én regie over uw licentieportefeuille

Cloud, on-premise, tweedehands licenties of nieuwe, multi-vendor of alleen Microsoft? Er is vaak veel meer mogelijk bij het inrichten van uw it-infrastructuur dan u denkt. Wij helpen u bij het maken van gecombineerde en flexibele licentiescenario’s waarmee u zelf weer de koers bepaalt.

Het nagenoeg ondoordringbare woud aan licentiemogelijkheden wordt helaas zelden optimaal benut. Er is vaak veel meer mogelijk bij het inrichten van uw licentiestructuur dan geadviseerd wordt. Gecombineerde en flexibele hybride licentiescenario’s bestaande uit cloud-oplossingen in combinatie met tweedehands on-premise licenties bieden optimale functionaliteit tegen de laagste kosten. Bepaal zelf uw koers en benut de optimale licentiecombinatie tussen kosten en functionaliteit. De vraag is alleen: hoe?

 

Hoe onafhankelijk is licentieadvies?

De meeste organisaties zijn niet of nauwelijks op de hoogte van de complexe licentie- voorwaarden en benodigde licenties. Ze zijn dan ook vaak afhankelijk van een door Microsoft aangewezen reseller, een accountantskantoor of een ‘onafhankelijke’ licentiespecialist die bepaalt en adviseert welke licenties uw organisatie nodig heeft of tekort komt. De uitkomst na onderzoek en advisering van uw licentiepositie kunt u lastig betwisten vanwege het doolhof aan regels en voorwaarden. Zijn deze, vaak aan Microsoft gelieerde partijen, wel zo onafhankelijk? Bieden ze u wel alle mogelijkheden? Denken ze met u mee? Houden ze rekening met uw budget?

 

Worden alle licentieoplossingen wel benut?

Een audit, een friendly review of een reguliere SAM-inventarisatie moet tenslotte wel ergens van gefinancierd worden en dat kan eigenlijk alleen als er direct, dan wel indirect, nieuwe Microsoft licenties of cloud-abonnementen aan u als organisatie worden verkocht. Tweedehands licenties worden in deze gevallen vrijwel nooit geopperd, laat staan de mogelijke combinaties met cloud-oplossingen. Dit valt helaas buiten de scope van de licentieadviezen. Maatwerk is derhalve beperkt mogelijk en door automatische prijsverhogingen stijgen de kosten ieder jaar verder. Controle en zeggenschap heeft u steeds minder in eigen hand. Tekorten in uw licentieportefeuille kunnen alleen worden aangevuld met de laatste licentieversies, die u dan mag downgraden naar de versie waar uw organisatie actueel mee werkt. Of u wordt geadviseerd over te stappen naar de nieuwe cloud-oplossingen van Microsoft: Office 365, Exchange Online en Azure databases. Nog meer kosten en een stevige lock-in waar u moeilijk uit loskomt.

 

Second opinion geen overbodige luxe

Jan Peter Dompeling, Managing Partner bij de firma License Partners – sinds 2011 gespecialiseerd in tweedehands en hybride licentieoplossingen – loopt er met de regelmaat van klok tegenaan. “In één woord schrijnend”, vindt hij. “Bijna dagelijks worden wij geconfronteerd met organisaties die met hun handen in het haar zitten na een SAM inventarisatie of audit en ons benaderen. We bekijken dan de adviezen die zijn afgegeven en de eventuele licentietekorten die zouden moeten worden aangevuld. Te vaak constateren wij dan dat er op geen enkele wijze is gekeken naar kostenbesparing, de échte behoefte van de klant noch naar hybride- en tweedehands licentiemogelijkheden. Er worden licenties geadviseerd die soms kant noch wal raken. Het is jammer dat dat op deze wijze verloopt.”

 

Sleutel tot kostenbesparing

Iedere euro die wordt bespaard op onnodig hoge licentiekosten, kan worden besteed aan innovatie of zorg. Slimme licentiescenario’s zijn dan ook de sleutel tot kostenbesparing. Hierbij is het van groot belang niet over één nacht ijs te gaan en goed te beoordelen welke licenties nodig zijn. Is er écht wel sprake van incompliance, zoals vaak wordt gesuggereerd? Een second opinion op de licentieadviezen is, zo blijkt, geen overbodige luxe en eigenlijk noodzaak. Om optimaal gebruik te maken van alle licentiemogelijkheden is een solide onafhankelijk advies van wezenlijk belang. De juiste mix van gewenste functionaliteit én de vinger aan de pols van de kosten is alleen haalbaar wanneer alle ins en outs onder de loep worden genomen.

De voordelen van de cloud en de kostenbesparing van tweedehands licenties komen binnen handbereik met een hybride oplossing. Zoals een combinatie van Office 365 met een tweedehands on-premise Exchange 2019-server en user CAL’s. Maar ook Office 2016 Pro Plus on-premise en voor enkele gebruikers Skype for Business als cloud-oplossing. De mogelijkheden zijn legio. Voor bijna iedere on-premise-oplossing zijn er tweedehands mogelijkheden. Bovendien kunnen de eventueel overtollig geworden licenties weer worden verkocht of ingeruild, waardoor het mes aan twee kanten snijdt.

 

Het juridisch kader

Veel organisaties schromen nog steeds om hun volumelicenties te verkopen. Ook de angst om de relatie met Microsoft op het spel te zetten, weerhoudt veel bedrijven ervan hun overtollig geworden licenties te verkopen. Toch is de Europese wetgeving hierin helder. De regels voor de aan- en (door)verkoop van softwarelicenties zijn door het Europese Parlement al in 2009 vastgelegd, onder de Software Richtlijn 2009/24.
Aan de basis van het introduceren van deze wetgeving lag de volgende vraag: Waarom mogen boeken en cd’s wél doorverkocht worden en de betaalde softwarelicentie niet? Immers, alle drie productsoorten vallen onder het auteursrecht. Waarom zou u legitiem aangeschafte licenties die u niet meer gebruikt niet mogen doorverkopen? Zo verdient u tenminste nog iets van uw investering terug, net als bij een boek of een CD. In antwoord op deze vragen heeft het Europese Parlement dus de bovengenoemde rechtsgeldige Richtlijn opgesteld. Hoewel Microsoft in haar licentievoorwaarden nog steeds stelt dat deze niet overdraagbaar zouden zijn, mogen softwarelicenties sinds 2009 worden doorverkocht. Voor de doorverkoop van de licenties moet wel worden voldaan aan een aantal belangrijke eisen. Hier kunnen gespecialiseerde partijen u mee helpen.

Dompeling vertelt dat License Partners in 2011 als pionier begon op het vlak van de aan- en verkoop van tweedehands Microsoft licenties. “Inmiddels zijn we uitgegroeid tot marktleider in de Benelux en bedienen we inmiddels overheden, gemeenten, ziekenhuizen en commerciële organisaties. Mijn advies aan organisaties is: speel op zeker, want er zijn inmiddels de nodig licentiecowboys aanwezig in de markt. Het vragen naar referenties is zeker geen overbodige luxe.”

www.licensepartners.nl

 

 

 

Gerelateerde berichten...

X