Kies een eCommerce-partner

Een gok of een weldoordachte keuze?

In de vorige editie van ICT/Magazine (mei 2018) bespraken we wat er zoal komt kijken bij het kiezen van een nieuwe eCommerce-omgeving. Vele vragen die hiervoor gesteld moeten worden, passeerden de revue. Als het eCommerce-platform eenmaal is gekozen, is de volgende stap het kiezen van een partner om het platform te implementeren. Ook hierbij is het onvermijdelijk dat moeilijke vragen worden gesteld.

Je kunt niet om de hete brij heen draaien. Stel je deze vragen niet, dan komen de problemen vroeg of laat naar boven. Een succesvolle samenwerking begint natuurlijk met een klik met de mogelijke partner. Is die er niet, dan niet aan beginnen. Vervolgens moet je onderdeel voor onderdeel de revue laten passeren. De systemen waarmee gekoppeld moet worden, de organisatie er omheen, de marketing, de logistiek, de financiën en de operatie. Ook moet je geprikkeld worden door de nieuwe partner. Zorgt de partner zelf voor een voorsprong op de concurrentie of kan deze daar, in antwoord op jouw vragen, goede invulling aan geven? Kortom wederom vragen, vragen en nog eens vragen…

 

Advocaat van de duivel

De vragen zijn zoals gezegd noodzakelijk, omdat jouw organisatie nog jaren moet samenwerken met een partner. Dat doe je natuurlijk het liefst op een opbouwende en positieve manier. Het stellen van vervelende vragen in het begin kan wellicht het gevoel opwekken dat deze positieve start niet gemaakt kan worden. Een goede optie is om een extern iemand aan te stellen die de procedure leidt. Deze kan dan, indien noodzakelijk, in de rol van advocaat van de duivel spelen de lastige vragen stellen. Al is in veel gevallen een strakke procedure en structurering van het proces al voldoende.

 

Hanteer een strakke procedure

Zoals gezegd kan een strakke procedure heel nuttig zijn. Wees duidelijk in wat je verwacht van een nieuwe partner. Zorg voor een standaarddocument structuur waarin de partners waaruit je wilt kiezen hun aanbod presenteren. Duidelijkheid in het begin zorgt voor het managen van elkaars verwachtingen en het helder zijn van elkaars doelstellingen. Een veel gebruikte volgorde is: Request for Information, Request for Proposal, Request for Quotation en ten slotte een Best Available Final offer. Mogelijke partners zijn vrijwel altijd bekend met dit soort processtappen en passen hun stappen daar ook op aan.

 

Doe zelf research!

Wanneer je zelf niet de moeite doet als organisatie om je heel goed te verdiepen in de materie en heel goed te weten wat speelt in de eCommerce-wereld, verwacht dan niet dat je een goede partner gaat vinden. Vanzelfsprekend is een en ander afhankelijk van de grootte van je organisatie en de keuze van je platform. Maar verdiep je op basis van die twee variabelen in de materie via rapporten van Gartner, Forrester. Doorzoek het internet, spreek met partijen en spreek met externe onafhankelijke consultants. Wanneer je helder hebt wat je nodig hebt en wat je wilt, zorg er dan voor dat je als organisatie zelf achter het stuur gaat zitten! Jouw organisatie moet straks de winkel draaien. Jij bent verantwoordelijk voor de omzet, niet de partner. Ga dus niet op een afwachtende wijze om met de partner, maar wees pro-actief en streef naar zoveel mogelijk gelijkwaardigheid! Wat betekent dit nu? Overweeg om ieder geval de volgende punten zelf uit te werken:

  • Strategische richting en actieplan
  • Persona’s en customer journeys
  • Requirements/pakket van eisen
  • Workflows
  • Data architectuur.

Dit zelf doen zorgt ervoor dat je van ieder onderdeel op de hoogte bent en ook daadwerkelijk de controle krijgt over je eCommerce proces.

 

Waar moet de partner aan voldoen?

Eigenlijk moet het gevoel vanaf dag één kloppen. Dat is niet eenvoudig, aangezien het eerste contact met een partner vaak plaatsvindt door middel van een accountmanager. Het stadium dat je inhoudelijk gelijk aan de slag gaat, is dan zeker nog niet bereikt. Waar kun je in ieder geval op letten:

  • Hoe presenteert de partner zich?
  • Wat zijn de klanten van de mogelijke partner en zijn er overeenkomsten met jouw organisatie?
  • Is de partner punctueel, duidelijk in de communicatie en bovenal eerlijk in wat er wel en niet kan?
  • Neemt de partner de door jouw gestelde vragen serieus?
  • Gaat de partner zorgvuldig om met de aangeleverde documentatie?
  • Komt er een volledig antwoord op de vragen/eisen die jij stelt in de verschillende fases (RFI, RFP, RFQ en BAFO)?

 

Hoe vlieg je dit nu aan?

Het belangrijkste: ga niet alleen op gevoel en prijs af. Deze zijn belangrijk maar kunnen ook misleidend zijn. Hanteer een strakke procedure waarin onvolkomenheden naar boven komen. Soms kan dit overkomen als bureaucratisch, maar de processtappen zoals bijvoorbeeld in officiële aanbestedingsprocedures geven een goed bruikbaar fundament en onderbouwing van de beslissing. Je kunt dit tenslotte maar één keer doen, of om de populaire kinderserie Rox te citeren: “Falen is geen optie!”

 

 

Gerelateerde berichten...