Advocatenkantoren gebruiken nog te vaak de fax voor het uitwisselen van stukken. Dat blijkt uit onderzoek in de beroepsgroep zelf.
Het onderzoek vond plaats bij de Lexxyn Groep; een groep samenwerkende bedrijven die ICT-diensten leveren in de juridische sector. Daaruit blijkt dat de beroepsgroep al wel goed op weg is, maar dat er nog volop ruimte is voor verbetering.
Fax
De fax is in veel kantoren nog steeds in gebruik. Uit het onderzoek blijkt dat zeker vier op de vijf kantoren de fax nog regelmatig gebruikt, terwijl de mogelijkheid van veilig mailen allang bestaat.
De onderzoekers denken dat dat komt omdat het procesrecht dit apparaat nog steeds voorschrijft voor het aanleveren van juridische documenten. Wel kan het nog lopende Project Digitale Toegankelijkheid van de Rechtspraakeen einde maken aan deze praktijk. Onduidelijk is nog hoe lang dat gaat duren.
Vragenlijsten
Wel is op andere vlakken digitalisering al wat meer in opkomst. Zo blijkt dat 47% al werkt met digitale sjabloontechnieken om sneller stukken te kunnen produceren. Verder automatiseert 33% (totaal 80%) dit proces zelfs middels intelligente vragenlijsten of hergebruikt bestaande dossierinformatie.
Toch blijven de investeringen achter. In 2020, het jaar waarin kantoren extra investeerde in ICT-middelen wegens corona, werd gemiddeld iets minder dan 4% van de jaaromzet in ICT geïnvesteerd.
Vergeleken met een verwante sector als de accountancy, is dit gemiddeld al 6,7%. 55% van de respondenten verwacht in de toekomst dit percentage ongeveer gelijk te houden, en 20% verwacht de investeringen te verhogen.
Digitale middelen
Ook werkt nog lang niet iedereen met vaak essentiële digitale middelen. Slecht 27% van de respondenten werkt bijvoorbeeld met een cliëntenportaal om stukken uit te wisselen met cliënten. Dit terwijl ze hiermee juist veel administratieve tijd kunnen winnen.
Verder maakt slechts 41% gebruik van digitaal ondertekenen om stukken te laten ondertekenen door cliënten. Juist hiermee kun je veel tijd winnen omdat men niet meer fysiek hoeft te ontmoeten voor het ophalen van een handtekening.
Lees ook:
- Betrouwbare jurisprudentie in geding door falende digitale handtekening
- Overheidsorganisaties digitaliseren sneller met low-code
