Ixor geeft het onderdeel voor e-facturatie een eigen identiteit. De naam IxorDocs verdwijnt en wijzigt in Dokapi. De Europese verplichting die de komende jaren geleidelijk wordt ingevoerd in alle Europese landen, maakt e-facutratie een heet hangijzer voor bedrijven. Dokapi ambieert op de interesse in te spelen en plant uitbreiding naar meerdere Europese landen.
Dokapi biedt bedrijven een compliant manier om onder andere facturen uit te wisselen via het Peppol-netwerk. De oplossing integreert eenvoudig in de ERP- en softwareplatformen waar bedrijven reeds gebruik van maken. Gebruikers worden daardoor niet gebonden aan een extra inlogsysteem.
Roel Verbeeck (in de afbeelding bovenaan het artikel), CEO en oprichter van zowel Dokapi als Ixor, stelt het als volgt voor: “Onze technologie doet wat een ChatGPT nog niet kan: we zorgen ervoor dat facturen volledig kloppen, inclusief details zoals btw-berekeningen. Zelfs als een deel van de documenten nog via PDF wordt uitgewisseld, biedt Dokapi een oplossing die bedrijven helpt deze complexiteit te managen.”
Internationalisering: de volgende stap
Verbeeck maakt tijd voor ons om de vervolgstappen voor Dokapi uit de doeken te doen. In 2024 verwerkte Dokapi meer dan 60 miljoen documenten en ondersteunde het een klantenbestand van ruim duizend bedrijven. Na vijf jaar ervaring in België is Dokapi klaar om uit te breiden naar Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje en Singapore. Voor de internationaliseringsplannen volgt het bedrijf zijn bestaande klanten, zoals het Belgische bedrijf Teamleader. Het bedrijf verkoos deze strategie om de behoeften van zijn klanten zo goed mogelijk te kunnen invullen.
De technologie van Dokapi is volgens Verbeeck makkelijk uit te breiden naar andere regio’s dankzij de Europese richtlijn die vastlegt waaraan e-facturatiesystemen binnen Europa moeten voldoen. Hoewel verschillende landen momenteel hun eigen technologieën gebruiken, zoals Xrechnung in Duitsland en Facture-X in Frankrijk, zouden deze al voor 95 tot 99 procent voldoen aan de Europese norm. “Deze standaarden zijn eigenlijk allemaal hetzelfde, maar spreken net een ander dialect.”
Achtergrond over de Europese verplichting tot e-facturatie
De maatregel komt nog uit een reeks besluiten van de Europese Commissie in 2022. Deze maatregelen werden gebundeld onder de naam ViDA (VAT in the Digital Age) en beogen de btw-aangiftes in de Europese Unie te digitaliseren. Het tekent het einde van de aangifte per kwartaal en maakt plaats voor aangiftes binnen vijf dagen.
Overgang niet zonder uitdagingen
De transitie naar digitale facturatie brengt enkele belangrijke uitdagingen met zich mee. Veel bedrijven werken momenteel met een mix van Peppol-documenten en traditionele formaten zoals PDF. Dit leidt tot hybride omgevingen waarin zowel digitale als traditionele methoden naast elkaar bestaan.
Dit kan bijvoorbeeld opspelen wanneer een Belgisch bedrijf samenwerkt met een Nederlands bedrijf waar e-facturatie nog niet verplicht is. “Onze technologie is klaar om bedrijven te helpen met deze overgang. Als er honderd facturen binnenkomen, kan een deel via Peppol en een ander deel via PDF verstuurd zijn. Onze oplossing maakt het mogelijk om beide formaten te verwerken en te integreren”, legt Verbeeck uit. “Zelfs als in 2026 nog maar vijftig procent van de facturen via Peppol komt, kan ons systeem eenvoudig schakelen tussen beide methoden. Hierdoor blijven bedrijven flexibel en compliant.”
Daarnaast ontstaan er vaak situaties waarin bedrijven dezelfde factuur zowel digitaal via Peppol als traditioneel via PDF versturen. Dit gebeurt omdat ze zeker willen zijn dat de factuur aankomt en betaald wordt. Het gevaar loert hier wel om de hoek dat het bedrijf een factuur per ongeluk dubbel betaalt. Verbeeck licht toe hoe de technologie van Dokapi ook deze situatie oplost: “Na enkele keren dubbel betaald te hebben, stellen bedrijven betalingen soms uit om fouten te voorkomen. Dokapi helpt deze uitdagingen op te lossen door meldingen te sturen naar het ERP-systeem van de klant wanneer een dubbele factuur wordt gedetecteerd.”
De toekomst van e-facturatie in Europa
Europese lidstaten maken e-facturatie ergens in de komende jaren een verplichting. België is één van de landen die het voortouw neemt en geeft bedrijven tot 2026 de tijd om in orde te komen. De kennis en ervaring over e-facturatie zal daarom in verhouding met andere landen al vroeg aanwezig zijn. Dokapi is één van de bedrijven die door zijn aanwezigheid in België een sterke positie inneemt om ook de rest van Europa te voorzien van een compliant oplossing voor e-facturatie.
Technische struikelblokken voorziet de CEO dus niet op het pad naar internationalisering. Volgens hem ligt de grootste uitdaging in het opzetten van effectieve sales-kanalen in nieuwe markten. Voorlopig zal Dokapi opereren vanuit Mechelen, zonder lokale kantoren te openen in het buitenland.
Tip! Hoe Exact bedrijven voorbereidt op de verplichte e-facturatie