Buurtzorg trad elf jaar geleden toe tot de thuiszorgmarkt met een destijds vernieuwend model: zet de medewerkers op de werkvloer aan het roer en organiseer alles op zo’n manier dat er geen managers nodig zijn.
Naast ouderenzorg levert Buurtzorg inmiddels ook andere zorgdiensten, zoals psychiatrische zorg en jeugd- en gezinshulp. Wat betekent het werken met zelfsturende teams voor de manier waarop je ICT inricht? Ard Leferink geeft een kijkje achter de schermen.
Geen managers
Leferink wordt ingehuurd als CIO/informatiemanager. Dit past helemaal bij het organisatiemodel van Buurtzorg. Dat betekent geen managers en zo min mogelijk ondersteunende afdelingen. Die beperken medewerkers alleen maar in hun vrijheid om zelf te beslissen wat het beste is voor de cliënt.
Leferinks voornaamste taken zijn medewerkers faciliteren en ervoor zorgen dat er op een uniforme en transparante manier wordt gewerkt. Zo wordt niet op meerdere plekken hetzelfde wiel uitgevonden.
Hiertoe hanteert hij twee principes.
1) houd de systemen zo eenvoudig mogelijk, zodat medewerkers een minimale registratielast ervaren.
2) kijk voortdurend of er nieuwe toepassingen zijn die hun werk kunnen vergemakkelijken. Als voorbeeld noemt Leferink het bruiloftsbandje waar hij bijna 25 jaar in speelde.
“Beide hebben als kern dat je hogere kwaliteit levert als je ergens plezier aan beleeft. In de band deden we alles zelf: de één handelde de boekingen af, de ander besprak met het bruiloftspaar het repertoire, de derde regelde de techniek. We konden elkaar vervangen of helpen als dat nodig was. En als zich ergens een probleem voordeed, dan losten we dat op. Het resultaat: blije klanten.”
Agile ontwikkelen
Elf jaar geleden klopte Jos de Blok bij Leferink aan met de vraag of hij wilde helpen bij het opzetten van de IT voor Buurtzorg. Leferink herinnert zich dat het enige systeem dat toen bestond voor verpleegkundigen een tijdschrijfsysteem was. “Er was niets dat hen daadwerkelijk hielp hun werk te organiseren, hen te ondersteunen bij hun ‘spin in het web’-functie, iets te documenteren of om prestaties te meten.”
Dus zette hij een omgeving op die de wijkverpleegkundigen hielp bij deze vier onderdelen, met aan de basis Ecare. Dit wordt gebruikt voor planning, registratie en administratie. “We hebben dat gewoon via internet toegankelijk gemaakt”, zegt Leferink. “In die tijd was dat revolutionair, iedereen werkte met Citrix maar wij wilden het eenvoudig houden. Natuurlijk is de omgeving beveiligd met een gebruikersnaam, wachtwoord en token en is met rollen en rechten afgeschermd wie wat mag zien.
Maar het is vooral gebruiksvriendelijk. Die omgeving is stap voor stap gegroeid. Onze strategie is vanaf het begin af aan geweest: agile, incrementeel ontwikkelen, goede ideeën van medewerkers snel incorporeren. Maar als bepaalde functionaliteit niet wordt gebruikt, zijn we ook moedig genoeg om dat weer te verwijderen of zo aan te passen dat het wel wordt gebruikt.”
Lees het hele verhaal online of in ICT/Zorg van december.
