Aandachtspunten bij koppelen van een HR-systeem aan een ECD

Als zorgorganisaties op zoek gaan naar een nieuw HR-systeem, dan staat er vaak als eis: moet gegevens kunnen uitwisselen met het ECD. Een hygiënefactor, zo vindt de ICT-afdeling. Maar in de praktijk gaat de hygiënevlieger vaak niet op. Waarop moet je letten bij de selectie als je een HR-systeem wilt koppelen aan een ECD?

Door het koppelen van een HR-systeem aan een ECD voeden de medewerkergegevens uit het HR-systeem het ECD. Zijn er personele wijzigingen, dan voer je die door in het HR-systeem (bronsysteem) en worden ze automatisch bijgewerkt in het ECD. Nadat een zorgmedewerker klaar is met het registreren van zorgtaken, ziekteverzuim of een verlofaanvraag stromen gewerkte uren en ORT-gegevens (onregelmatigheidstoeslag) automatisch naar het HR-systeem. Die gegevens zijn de basis voor de verloning. Zo vermindert de administratielast.

“Er vindt geen uitwisseling van medische gegevens tussen het ECD en HR-systeem plaats”, zegt Jeroen de Haas, Solution Consultant bij Visma | Raet. “Dus het is niet nodig dat een HR-systeem een NEN 7510-certificering heeft. Toch zien we die eis terug in informatieaanvragen. Ons HR-systeem Youforce is ISO 27001 gecertificeerd. NEN 7510 is een afgeleide hiervan, aangevuld met richtlijnen voor informatiebeveiliging van medische gegevens.”

Enterprise Service Bus

Grote zorgorganisaties stellen dat het koppelen van het HR-systeem aan het ECD een hygiënefactor is. Zij gebruiken een Enterprise Service Bus (ESB) voor gegevensuitwisseling tussen diverse interne systemen. De koppeling die de leverancier van het HR-systeem maakt, is een doorgeefluik naar de ESB. De leverancier van een ESB regelt samen met de IT-afdeling van de zorgorganisatie dat de gegevensuitwisseling correct en tijdig plaatsvindt.

Kleinere zorgorganisaties koppelen niet

Voor kleinere zorgorganisaties is een ESB echter niet weggelegd. Dit vanwege enerzijds de kosten en anderzijds de technische kennis die ze in huis moeten hebben om het ESB goed te laten functioneren. “Deze organisaties moeten hun applicatielandschap goed op orde hebben om een correcte gegevensuitwisseling te realiseren”, stelt De Haas. “De complexiteit zit namelijk in hoe de zorginstelling is georganiseerd als het gaat om het goedkeuren van verlofaanvragen, verlofrechten, zelfsturende teams, dubbele dienstverbanden, flexibele inzet, etc. We zien dat vooral kleinere organisaties het koppelen van applicaties daarom achterwege laten.”

Ongemerkt inkomstenverlies

Gevolg is dat de zorgorganisatie veel tijd kwijt is aan het handmatig overnemen van gegevens vanuit het ECD en rooster- en planningsysteem in het HRM-pakket. Daarnaast gaat veel tijd zitten in het handmatig corrigeren van fouten. Bovendien leiden fouten in de registratie tot afkeuring van declaraties. Het uitzoeken van die fouten kost daarmee een hoop tijd en dus geld. Echter zijn zorgorganisaties zich hier niet altijd bewust van.

API voor kleinere zorgorganisaties

Visma | Raet heeft diepgaande kennis van het koppelen van HR-software aan het ECD. “We kunnen iedere zorgorganisatie, klein en groot, ondersteunen in het koppelen van applicaties”, vertelt De Haas. “Daarvoor is een stappenplan ontwikkeld op basis van best practices. Hierdoor is de koppeling snel en correct gelegd en kan de zorgorganisatie profiteren van een foutloze gegevensuitwisseling en tijdwinst. Bovendien merk je dat de omzet toeneemt door een afname van foutieve declaraties bij de zorgverzekeraar.”

Ecare, leverancier van ECD-software PUUR., merkt een toenemende interesse van zorgorganisaties om te koppelen met een HR-systeem. Net als Visma | Raet werkt Ecare met een standaard API voor een aantal HR-leveranciers. Die zorgt ervoor dat persoonsgegevens uit het HR-systeem soepel in het ECD terechtkomen en dat ORT-gegevens automatisch aan het salarispakket wordt teruggeleverd.

Hans Grievink, Product Owner bij Ecare, merkt op dat er een groot verschil zit tussen de wijkzorg en woonzorg. Bij de wijkzorg registreren de zorgprofessionals hun tijd terwijl in de woonzorg vooral wordt gewerkt met een vast rooster. Daarin zitten minder afwijkingen waardoor er minder registratielast is dan in de wijkzorg.

ECD, rooster en planning

Een zorgorganisatie is volgens de cao verplicht om medewerkers 28 dagen van te voren het rooster bekend te maken. “Als je nu al weet dat iemand begin mei een contractswijziging krijgt, bijvoorbeeld van 28 naar 24 uur, moet de roostermaker dit tijdig weten”, zegt Grievink. “Sommige ECD’s, zoals PUUR., hebben een geïntegreerd rooster. Maar er zijn ook zorgorganisaties die een externe applicatie voor het rooster en de planning gebruiken. Ook het planningsysteem heeft medewerkersgegevens nodig en de planning heeft weer invloed op de ORT-uren. Maar de registratie kan dus ook weer afwijken van de planning. Dus wil je je HR-systeem koppelen aan je ECD, dan is het belangrijk om het rooster, de planning en de registratie bij de koppeling te betrekken. Wanneer een zorginstelling een ECD gebruikt met daarbij een apart rooster en planningsysteem, dan heb je meerdere koppelingen nodig met het HR-systeem.”

Aandachtspunten

Tot slot deelt Grievink nog enkele aandachtspunten die helpen om de administratielast te verminderen, al zijn het HR-systeem en het ECD verbonden:
– Personeelsmutaties moeten correct en tijdig worden doorgevoerd in het HR-systeem anders loopt het rooster en de planning in de soep. Ook al is er een koppeling. Als het HR-systeem actueel is dan voorkom je dat je later in allerlei bochten moet wringen om de planning en het rooster rond te krijgen.
– Wees streng op de registratie van zorg in het ECD. Stel een deadline en beargumenteer waarom het nodig is. Als je medewerkers een maand na zorgverlening nog de registratie mag laten doen, hoe betrouwbaar is die dan?
– Wees kritisch op welke informatie je vanuit een HR-systeem overneemt, ook vanuit de AVG. Vraag je elke keer af of en waarvoor je bepaalde gegevens van een medewerker nodig hebt.

Is het koppelen van een HR-systeem aan een ECD dus een hygiënefactor? Op papier wel, maar in de praktijk is het niet vanzelfsprekend. Houd hier dus rekening mee bij de selectie van een HR-systeem of ECD.

Lees ook:

Gerelateerde berichten...

X